2. Тренінгові завдання з питань формування, систематизації та упорядкування документально-фактографічного фонду підприємств, організацій та установ Завдання 2.1

Наприкінці поточного 2002 року в наслідок аналізу діючої номенклатури справ та змін нормативно-методичної документації було визначено перелік заголовків справ, які повинні бути включені до номенклатури справ на новий діловодний рік Відділу аспірантури та докторантури (діловодний код- 13):

1. Особові справи пошукачів, які склали кандидатські іспити в університеті;

2. Книга обліку аспірантів з зазначенням їх наукових керівників 2001- 2002 рр.;

3. Затверджений річний план прийому до аспірантури, докторантури. Документи з питань зарахування до аспірантури та докторантури;

4. Витяги з рішень Вченої ради університету з питань діяльності аспірантури та докторантури;

5. Накази ректора з питань діяльності аспірантури і докторантури. Копії.;

6. Номенклатура спеціальностей наукових працівників;

7. Річний статистичний звіт про роботу аспірантури, докторантури (ф. 1 НК);

8. Накази, інструктивні листи МОН У з питань діяльності аспірантури та докторантури. Копії.;

9. Книга обліку пошукачів із зазначенням їх наукових керівників за 2001-2002 рр.;

10. Особові справи пошукачів прикріплених до кафедр університету;

11. Протоколи засідань комісій з питань прийому кандидатських іспитів;

12. Журнал обліку видачі посвідчень про складання кандидатських іспитів аспірантами та пошукачами за 2000-2002 рр.;

13. Особові справи аспірантів ;

14. Листування з МОНУ, організаціями, установами з питань діяльності аспірантури та докторантури;

15. Особові справи аспірантів, які не пройшли за конкурсом;

16. Листування з міністерствами, відомствами, організаціями, установами щодо питань формування контингенту, прийому та підготовки аспірантів і докторантів ( вхідна кореспонденція);

17. Особові справи пошукачів, які не склали кандидатські іспити;

18. Затверджена номенклатура справ відділу;

19. Журнал реєстрації вихідної кореспонденції;

20. Листування з установами, організаціями стосовно прийому та підготовки аспірантів (вихідна кореспонденція);

21. Акти про знищення документів і справ;

22. Журнал реєстрації бланків суворої звітності та звіт про використання гербових бланків листів (початок 01.01.2000 р.)

23. Описи справ, які передані до архіву

Складіть номенклатуру справ Відділу аспірантури та докторантури Донецького національного університету на новий діловодний 2002 рік згідно з методичними рекомендаціями Правил роботи архівних підрозділів (додаток 13) та вимог до систематизації заголовків справ у номенклатурі прав (додаток 23) та оформити індивідуальну номенклатуру справ відділу відповідно до типової форми (див. додаток 13).

При визначенні термінів зберігання справ, необхідно використовувати таке нормативне забезпечення: Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів; Наказ Держкомархіву України від 23.10.2001 р. № 82 “Про внесення змін до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів».

Завдання 2.2

Наприкінці поточного 2002 року в результаті аналізу діючої номенклатури справ та змін нормативно-методичної документації було визначено перелік заголовків справ, які повинні бути включені до номенклатури справ на новий діловодний 2003 рік Вченої ради університету (діловодний код -05):

1. Річний звіт щодо роботи спеціалізованих рад факультетів;

2. Накази, інструктивні листи, постанови МОН України, ВАК України з питань діяльності Вченої ради університету, спеціалізованих рад факультетів (почато 01.01. 2000 р.). Копії.;

3. Атестаційні справи відхилених подавань до присудження вчених звань та вчених ступенів;

4. Накази ректора (проректора) про затвердження складу Вченої Ради університету, змін та уточнень складу спеціалізованих рад факультетів (почато 01.01.2000 р.). Копії;

5. Річний план роботи Вченої ради університету та документи до нього та присудження вчених ступенів;

6. Атестаційні справи (довідки 4.2 б, 5.8 а, особовий листок з обліку кадрів, характеристики, відгуки, стенограми засідань спец. рад, анотації до дисертації, облікові картки тощо)осіб, затверджених до надання вчених ступенів доктора наук, професора;

7. Протоколи, стенограми засідань Вченої ради університету та документи до них;

8. Атестаційні справи (довідки 4.2 б, 5.8 а, особовий листок з обліку кадрів, характеристики, відгуки, стенограми засідань спец. рад, анотації до дисертації, облікові картки тощо) осіб, затверджених до вченої ступені кандидата наук, вченого звання доцента, старш. наукового працівника ;

9. Журнал обліку бланків суворої звітності (бланків листів) (почато 01.01.2000 р.);

10. Протоколи, стенограми засідань спеціалізованих рад університету (02.08.124.05; 06.09.130.04; 10.11.125.02) та документи до них;

11. Листування з підприємствами, організаціями, установами та громадянами з питань захисту дисертацій, присвоєння вчених ступенів і звань;

12. Бюлетені таємного голосування Вченої Ради університету;

13. Журнал реєстрації конкурсних справ;

14. Листування з ВАК України з питань захисту дисертацій та присвоєння вчених ступенів і вчених звань;

15. Журнал реєстрації прийнятих до захисту кандидатів (почато 01.01. 2001 р.);

16. Описи справ, які передані до архіву;

17. Затверджена номенклатура справ підрозділу;

18. Акти про знищення документів та справ.

Складіть номенклатуру справ для Вченої ради університету згідно з типовою формою та методичних рекомендацій Правил роботи відомчих архівів.