Порядок

державної реєстрації документів Національного архівного фонду

1. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду

проводиться з метою надання документам відповідного правового статусу, фіксування права власності на них, а також для забезпечення державного контролю за їх зберіганням.

2. Державній реєстрації підлягають документи, внесені до

Національного архівного фонду, незалежно від місця їх зберігання і форми власності.

3. Державну реєстрацію документів Національного архівного фонду

(далі - документи) проводять Держкомархів, центральні державні архіви, галузеві державні архіви. Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, м. Києва і Севастополя, державні наукові установи, музеї та бібліотеки.

4. Підставою для державної реєстрації документів є рішення експертної

комісії про їх цінність та внесення до архівного фонду, затверджене відповідною державною архівною установою, яка робить запис у книзі державної реєстрації документів Національного архівного фонду (далі - книга державної реєстрації) за зразком згідно з додатком 1) Порядок ведення зазначеної книги встановлюється Держкомархівом.

5. Після проведення державної реєстрації власнику документів чи його

законному представнику видається свідоцтво про державну реєстрацію документів Національного архівного реєстраційне свідоцтво) за зразком згідно з додатком 2) Порядок обліку і зберігання бланків реєстраційного свідоцтва та звітності про їх використання встановлюється Держкомархівом.

Реєстраційне свідоцтво може бути оформлене як на окремий документ, так і на комплекс документів (архівну справу, колекцію, фонд, групу фондів, архів тощо).

6. Реєстраційне свідоцтво не видається, якщо документи долучаються

до раніше зареєстрованого комплексу документів.

Реєстраційне свідоцтво видається власнику документів або його законному представнику разом з примірником затвердженого опису документів.

7. На документах, які пройшли державну реєстрацію, та їх описах в

установленому Держкомархівом порядку проставляється штамп за зразком згідно з додатком 3 із зазначенням відповідних реєстраційних реквізитів.

8. У разі передачі права власності новому власнику, зміни

місцезнаходження або умов зберігання документів архівна установа робить відповідний запис у книзі державної реєстрації та видає нове реєстраційне свідоцтво.

9. Запис у книзі державної реєстрації анулюється у разі, коли:

• власник зареєстрованих документів передає право власності на них

іншому власникові або за рішенням суду позбавляється права власності на ці документи;

• документи в установленому порядку вилучаються з Національного

архівного фонду і знімаються з державного обліку.

10. Реєстраційне свідоцтво анулюється у разі:

• виявлення дописок, виправлень, помилок чи непоправного

пошкодження реєстраційного свідоцтва;

• помилкового повторного оформлення;

• анулювання запису у книзі державної реєстрації.

11. У разі втрати, виявлення дописок, виправлень, помилок чи

непоправного пошкодження реєстраційного свідоцтва відповідна архівна установа за заявою власника або з власної ініціативи видає його дублікат.

12. Державна реєстрація документів, які належать державі,

територіальним громадам і зберігаються в центральних і галузевих державних архівах, архівних підрозділах установ, музеїв та бібліотек, місцевих державних архівних установах, архівних відділах міських рад, архівних підрозділах органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, проводиться Держкомархівом по кожній зазначеній архівній установі окремо на підставі даних державного обліку.

13. Державна реєстрація документів, які не належать державі,

територіальним громадам, проводиться за дорученням Держкомархіву державними архівними установами по кожному архіву, архівному підрозділу, приватному архівному зібранню, в якому зберігаються ці документи, на підставі облікових даних.

14. Працівник архівної установи, який проводить державну реєстрацію,

не має права реєструвати документи, що належать йому особисто, членам його сім'ї та близьким родичам. Така реєстрація визнається недійсною, а запис у книзі державної реєстрації анулюється.

15. Спори між архівними установами і власниками документів з питань

державної реєстрації розглядаються у судовому порядку.

16. Діяльність архівних установ, які порушують вимоги до державної

реєстрації документів, може бути зупинено у порядку, встановленому Держкомархівом.

Зразок

Додаток 1

до Порядку

УКРАЇНА

КНИГА

державної реєстрації документів

Національного архівного фонду

Реєстра-ційний номер

Дата реє-страції

Опис доку-мертів

Кіль-кість доку-ментів

Кількість аркушів (метрів плівки, хвилин звучання)

Власник доку-ментів

Місце збері-гання

Умови збері-гання

Серія і номер реєстра-ційного свідотцтва

Розписка про одер-жання реєстра-ційного

Примітка

Зразок

Додаток 2

до Порядку

УКРАЇНА