4. Дозапись в основную базу.

После нажатия соответствующей кнопки главного меню (см. п. I) появляется экранная форма, показанная на рис.7.

Рис.7

При этом слева вверху в 4-х окошках высвечивается информация о наличии записей в рабочих файлах на данном компьютере, а в нижних окошках – информация о количестве записей в соответствующих таблицах в основной базе данных на сервере. Можно выполнить дозапись всех видов документов (верхняя кнопка справа вверху) или отдельно по каждому виду. Тогда нужно поочередно нажимать кнопки, начиная со 2-й («Выполнить дозапись файла арх. карточек») по 5-ю.

После дозаписи в окошках под надписями «До» и «После» информация изменится на соответствующее число записей, которые были дописаны в базу. После этого появится окошко с запросом об очистке рабочих файлов. Если пользователь уверен, что вся информация из рабочих файлов занесена в основную базу данных, следует ответить на этот запрос утвердительно. Если же пользователь сомневается и хочет еще раз проверить данные в рабочих файлах, нужно отказаться от очистки.

5. Корректировка, просмотр данных в рабочих файлах.

При выборе этого пункта главного меню, появляется экранная форма, показанная на рис.8. Слева на ней расположены кнопки, предназначенные для выбора режима поиска информации в рабочих файлах (по ФИО, по рег. номеру, или показать все записи, упорядоченные по алфавиту, или выбрать все записи неупорядоченными, т.е. в том порядке, в котором они вводились).

После нажатия кнопки «Поиск по ФИО» высвечивается окошко, в котором нужно ввести фамилию (или ее часть).

Рис.8

Если данная запись найдена, она становится текущей в таблице внизу экрана. После этого, используя кнопки в правой верхней части экрана, можно выбрать, какой документ следует просмотреть и откорректировать. После нажатия соответствующей кнопки появляется одна из экранных форм, описанных в п. III.

Выход из данного режима работы – по кнопке «Выход».

6. Корректировка, просмотр данных в базе архив.

После Выбора этого пункта главного меню на экране справа от меню открываются поля для поиска нужной информации в базе (см. рис.9). Для поиска нужного человека необходимо ввести год окончания им ВУЗа (если он выпущен), год отчисления (если есть сведения об отчислении) или год перевода в другой ВУЗ (если есть данные о его переводе). После этого автоматически во втором окошке проставляется год зачисления как год выпуска – 5. Если известно, что на самом деле год зачисления другой, нужно ввести его вручную. По году зачисления определяется таблица в базе данных на сервере, в которой находятся нужные данные.

Рис.9

После ввода года зачисления в таблице внизу высвечиваются ФИО из выбранной таблицы, рассортированные по алфавиту. Далее в третьем сверху окошке нужно ввести фамилию или ее начало. В результате в таблице текущей станет первая запись, отвечающая заданным условиям. Следует щелкнуть мышью на этой строке и нажать клавишу «Продолжить».

После этого появится экранная форма, как в п.V (Рис.10).

Рис.10

Нужная фамилия здесь уже выбрана, поэтому достаточно сразу нажать одну из кнопок справа вверху для выбора нужного типа документа. После этого появится одна из экранных форм, описанных в п.III, с помощью которой можно откорректировать требуемую информацию.