Порядок

утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів

Загальна частина

1. Експертиза цінності документів - це всебічне вивчення документів з

метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення термінів зберігання.

2. Експертиза цінності документів проводиться експертними та

експертно-перевірними комісіями за участю власника документів або його законних представників.

3. Вилучення документів з Національного архівного фонду, крім

документів, зазначених у пункті 4 цього Порядку, проводиться за рішенням відповідної експертно-перевірної комісії, погодженим з Держкомархівом.

4. Забороняється вилучення з Національного архівного фонду документів, складених до 1946 року. Принципи і критерії визначення цінності документів

5. Експертні комісії під час визначення цінності документів керуються

такими принципами:

• об'єктивності – за основу оцінки документів беруться зміст,

значущість авторів (фондоутворювачів), юридична сила документів,їх оригінальність, час складання, повторюваність в інших документах інформації, що міститься в них;

• історизму – вивчаються відомості про авторів (фондоутворювачів),

зміст документів, виходячи з особливості часу, коли вони були складені;

• всебічності та комплексності – вивчаються відомості про авторів

(фондоутворювачів), зміст і зовнішні особливості документів не ізольовано, а у складі певних комплексів з урахуванням їх місця серед документів інших авторів (фондоутворювачів).

6. Експертиза цінності документів проводиться за такими критеріями:

• походження - визначення ролі та значення авторів

(фондоутворювачів) у житті суспільства, значущості подій, явищ, предметів, відображених у документах, часу і місця складення документів;

• зміст - установлення значення інформації, що міститься у

документах, її повторюваності в інших документах, цільового призначення, видів документів, ступеня їх збереження у складі певного комплексу документів;

• зовнішні особливості - врахування фізичного стану, оригінальності,

наявності чи відсутності резолюцій, віз, позначок, художніх, палеографічних, мовних та інших особливостей в оформленні документів.

Порядок утворення експертних та експертно-перевірних комісій

7. Експертні комісії утворюються в архівних відділах районних

державних адміністрацій, архівних відділах міських рад, на підприємствах, в установах та організаціях за рішенням їх керівників.

8. Експертні комісії проводять попередню експертизу цінності

документів, результати якої подаються на розгляд експертно-перевірних комісій відповідних державних архівних установ, державних наукових установ, музеїв і бібліотек.

9. До складу центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву

(далі - центральна експертно-перевірна комісія) та експертно-перевірних комісій центральних державних архівів, галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, м. Києва і Севастополя, державних наукових установ, музеїв і бібліотек (далі - експертно-перевірні комісії) включаються досвідчені архівісти, представники наукової і творчої громадськості, інші фахівці залежно від профілю архівної установи. Голову центральної експертно-перевірної комісії призначає Держкомархів. Головами експертно-перевірних комісій призначаються, як правило, заступники керівників відповідних установ.

До складу експертних комісій архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад включаються досвідчені архівісти, працівники місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, закладів, відділень творчих спілок, краєзнавці. Головами експертних комісій призначаються, як правило, керівники відповідних архівних установ.

До складу експертних комісій підприємств, установ та організацій включаються керівники служби діловодства і архівного підрозділу, досвідчені працівники інших структурних підрозділів, а також фахівці відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради. Головами експертних комісій призначаються, як правило, заступники керівників підприємств, установ та організацій.

10. Положення та персональний склад експертно-перевірних комісій та

експертних комісій затверджуються:

• центральної експертно-перевірної комісії – Держкомархівом;

• експертно-перевірних комісій центральних державних архівів –

Держкомархівом, а їх персональний склад – керівникам зазначених архівів;

• експертно-перевірних комісій галузевих державних архівів –

Держкомархівом і відповідним центральним органом виконавчої влади;

• експертно-перевірних комісій Державного архіву в Автономній

Республіці Крим, державних архівів областей, м. Києва і Севастополя - керівниками зазначених архівів;

• експертно-перевірних комісій державних наукових установ, музеїв і

бібліотек – їх керівниками за погодженням з Держкомархівом або уповноваженими ним державними архівними установами;

• експертних комісій архівних відділів районних державних

адміністрацій, архівних відділів міських рад - керівниками зазначених відділів;

• експертних комісій державних і комунальних підприємств, установ

та організацій - їх керівниками;

• експертних комісій об'єднань громадян, релігійних організацій, а

також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, - їх керівниками (керівними органами) з урахуванням відповідних рекомендацій Держкомархіву.

11. Положення про експертно-перевірні комісії державного архіву в

Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, м. Києва і Севастополя та експертні комісії архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад, державних і комунальних підприємств, установ та організацій розробляються на підставі відповідних типових положень, затверджених Держкомархівом.

Функції та організація діяльності експертно-перевірних та експертних комісій

12. Центральна експертно-перевірна комісія розглядає питання і

приймає рішення про:

• схвалення і подання на затвердження типових і відомчих (галузевих)

переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання та типових номенклатур справ;

• погодження актів про вилучення документів з Національного

архівного фонду.

Експертно-перевірні комісії:

а) галузевих державних архівів, державних наукових установ, музеїв і бібліотек розглядають питання і приймають рішення про:

• схвалення і подання на затвердження описів документів постійного

зберігання зазначених архівів, установ, музеїв і бібліотек та аналогічних документів організацій, що перебувають у зонах комплектування цих архівних установ, внесених до Національного архівного фонду;

- погодження описів документів з особового складу зазначених архівів, установ, музеїв і бібліотек та організацій, що перебувають у зонах комплектування цих архівних установ;

- погодження номенклатур справ поточного діловодства зазначених

архівів, установ, музеїв і бібліотек та організацій, що перебувають у зонах комплектування цих архівних установ;

- погодження актів про вилучення для знищення документів

зазначених архівів, установ, музеїв і бібліотек та організацій, що перебувають у зонах комплектування цих установ, не внесених до Національного архівного фонду;

- схвалення і подання на погодження центральній експертно

перевірній комісії Держкомархіву актів про вилучення з Національного архівного фонду документів, що зберігаються у зазначених архівах, установах, музеях і бібліотеках;

- внесення документів, що зберігаються у громадян, до Національного

архівного фонду;

- внесення документів або їх копій, що надійшли в установленому

порядку з-за кордону, до Національного архівного фонду;

- схвалення і подання на затвердження анотованих переліків

документів, віднесених до унікальних;

- грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що

зберігаються у зазначених архівах, установах, музеях і бібліотеках;

б) центральних державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, м. Києва і Севастополя розглядають питання і приймають рішення про:

- схвалення і подання на затвердження описів документів постійного

зберігання, внесених до Національного архівного фонду, державних органів, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій, що перебувають у зонах комплектування цих державних архівів;

- погодження описів документів з особового складу та номенклатур

справ державних органів, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій, що перебувають у зонах комплектування цих державних архівів;

- погодження актів про вилучення для знищення документів державних

органів, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій, не внесених до Національного архівного фонду;

- схвалення і подання на погодження центральній експертно

перевірній комісії Держкомархіву актів про вилучення з Національного архівного фонду документів, що зберігаються у зазначених державних архівах і архівних підрозділах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій, що перебувають у зонах комплектування цих державних архівів, а також у громадян - власників документів;

- внесення документів, що зберігаються у громадян, до Національного

архівного фонду;

- внесення документів або їх копій, що надійшли в установленому

порядку із-за кордону, до Національного архівного фонду;

- схвалення і подання на затвердження анотованих переліків

документів, віднесених до унікальних;

- грошову оцінку документів, що зберігаються в зазначених

державних архівах, у юридичних і фізичних осіб, які перебувають у зонах комплектування цих державних архівів.

14. Експертні комісії:

а) підприємств, установ та організацій розглядають питання і приймають рішення про схвалення та подання відповідній експертно-перевірній комісії описів документів, внесених до Національного архівного фонду, описів документів з особового складу, номенклатур справ поточного діловодства, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

б) архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад розглядають питання і приймають рішення про схвалення та подання до відповідної експертно-перевірної комісії номенклатур справ підприємств, установ, організацій та об'єднань громадян, що перебувають у зонах комплектування цих архівних установ, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, які зберігаються у зазначених архівних установах і архівних підрозділах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, релігійних організацій та об'єднань громадян, що перебувають у зонах комплектування цих архівних установ, а також у громадян - власників документів, актів про вилучення для знищення документів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об'єднань громадян, що перебувають у зонах комплектування цих архівних установ, не внесених до Національного архівного фонду.

15. Засідання центральної експертно-перевірної комісії та експертно

перевірних комісій проводяться не рідше ніж чотири рази на рік, а експертних комісій - один раз на рік і вважаються правоможними, якщо на них присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

Рішення відповідної експертно-перевірної та експертної комісії приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписується головою (або його заступником) і секретарем комісії, та набирають чинності з моменту затвердження протоколу засідання комісії керівником, за рішенням якого була утворена ця комісія.

16. У разі відмови керівника затвердити протокол засідання експертно

перевірної або експертної комісії вона може звернутися до центральної експертно-перевірної комісії, рішення якої з цього питання є остаточним.

17. Власник документів або його законний представник можуть

оскаржити до центральної експертно-перевірної комісії рішення експертно-перевірної або експертної комісії про внесення до Національного архівного фонду чи вилучення з нього документів, а також про їх грошову оцінку. Рішення центральної експертно-перевірної комісії з цих питань може бути оскаржене до суду.