Картка-замінник справи
Справи _________________________________________________________
(індекс за номенклатурою або номер за описом і заголовок)
Опис____________________________________________________________
(номер і назва)
Фонд____________________________________________________________
(номер і назва)
Видані _________________________________
(дата видавання)
________________________________________________________________
(кому видані, куди видані)
до _________________________________
(дата повернення)
Керівник архіву (особа, відповідальна за архів або за діловодство в структурному підрозділі) |
________ (підпис) |
__________________ (розшифровка підпису) |
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма картки-замінника справи
Додаток 5
до п. 9.3.10
________________________________________________________________
(найменування установи)
Акт
___________ N ______________
________________________________________________________________
(місце складання)
про вилучення справ (документів)
________________________________________________________________
(найменування судового або слідчого органу, його поштова адреса)
Підстава __________________________________________________________
__________________________________________________________________
З якою метою вилучаються справи (документи)__________________________
__________________________________________________________________
Вилучаються такі справи (документи) з фонду N _________________
(назва фонду)
№ з/п |
Опис № |
Справа № (аркуші докуметнів №) |
Заголовок справи (заголовки документів) |
Крайні дати справи (документів) |
Кількість аркушів у справі (документах) |
Примітка |
|
|
|
|
|
|
|
|
Справи (документи) видані в упорядкованому стані, з пронумерованими аркушами і засвідчувальними написами.
Посада керівника установи, слідчого що видала справи (документи) Підпис Розшифровка підпису Дата Гербова печатка |
Посада керівника судово-органу, що отримав справи (документи) Підпис Розшифровка підпису Дата Гербова печатка |
Видав справи (документи) Підпис Розшифровка підпису Дата |
Отримав справи (документи) Підпис Розшифровка підпису Дата |
Формат А4 (210х297)
Форма акта про вилучення справ (документів)
Додаток 6
до п.4.5.4
__________________________________________________________________
(найменування установи)
Акт
___________ N ________ ______________________ (місце складання) про нестачу архівних справ (документів) |
Затверджую Посада керівника установи Підпис Розшифровка підпису Дата |
У результаті ________________________________установлено нестачу
(назва заходів)
архівних справ (документів), що перелічені нижче. Заходи щодо розшуку справ (документів) позитивних наслідків не дали, у зв'язку з чим уважаємо можливим зняти з обліку
Опис № |
Справа № (або номери аркушів документів) |
Заголовок справи (доку-мента) |
Дата справи (доку-мента) |
Кількість аркушів справи (документа) |
Можливі причин відсутності справ (документів) |
|
|
|
|
|
|
|
Разом ______________________________ справ (документів)
(цифрами і літерами)
Зміст утрачених справ (документів) може бути частково відтворений такими справами (документами): ___________________________________________
(номери справ, аркушів,
_________________________________________________________________
їх заголовки)
Керівник архіву (особа, відповідальна за архів установи, або особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі) |
________ (підпис) |
__________________ (розшифровка підпису) |
Керівник служби документаційного забезпечення управління |
________ (підпис) |
__________________ (розшифровка підпису) |
Дата
Погоджено Протокол ЕПК* державного архіву від _______ N _______ |
Схвалено Протокол ЕК установи від _______ N ___ |
Формат А4 (210х297)
Форма акта про нестачу архівних справ (документів)
_____________
* Якщо втрачені документи Національного архівного фонду.
Додаток 7
до пунктів 4.5.6, 8.8.10
________________________________________________________________
(найменування установи)
Акт
___________ N _________ _______________________ (місце складання) про виділення до знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню |
Затверджую Посада керівника установи Підпис Розшифровка підпису Дата |
На підставі ________________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів із
__________________________________________________________________
зазначенням строків їх зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду N _______________________
(найменування фонду)
№ з/п |
Заголовок справи або груповий заголовок справ |
Дата справи або крайні дати справ |
Номери описів (номен-клатур) за рік (роки) |
Індекс справи (тому, частини) за номенкла-турою або номер справи за описом |
Кіль-кість справ (томів, частин) |
Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком |
Примітка |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Разом ___________________________ справ за _______________роки
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ___________ роки затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК (ЕК)________________
________________________________________________________________
(найменування державного архіву або органу вищого рівня)
(протокол від _______N_______)
Посада особи, яка проводила експертизу цінності документів |
________ (підпис) |
__________________ (розшифровка підпису) |
Дата
Додаток 10
до пунктів 5.1.15-5.1.19, 6.1.8, 6.2.2
Засвідчувальний напис справи N _______ (Розділу опису)
У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано _____________________________________________________ аркуша(ів),
(цифрами і літерами)
у тому числі: літерні аркуші________________________________________
пропущені номери аркушів _________________________________ аркушів
внутрішнього опису ______________________________________________
Особливості фізичного стану та формування справи |
Номери аркушів |
|
|
|
Посада особи, яка склала засвідчувальний напис |
________ (підпис) |
__________________ (розшифровка підпису) |
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма засвідчувального напису справи
Додаток 11
до пунктів 5.1.22-5.1.26
320
230
Додаток 12
до пунктів 6.1.2, 6.1.6,7.2.6
__________________________________________________________________
(найменування установи)
Фонд N _________ Опис N ________ справ постійного зберігання за _________ рік |
Затверджую Посада керівника установи Підпис Розшифровка підпису Дата |
__________________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)
№ з/п |
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Дата справи (тому, частини) |
Кількість аркушів у справі (томі, частині) |
Примітка |
|
|
|
|
|
|
|
У цей розділ опису внесено ____________________ справ з N ______
(цифрами і літерами)
до N __________, у тому числі:
літерні номери _____________пропущені номери __________________
Посада особи, яка склала опис |
________ (підпис) |
__________________ (розшифровка підпису) |
Дата
Керівник архіву (особа, відповідальна за архів) |
________ (підпис) |
__________________ (розшифровка підпису) |
Дата
Затверджено Протокол ЕПК державного архіву від ___________ N _____ |
Схвалено Протокол ЕК установи від ___________ N __ |
Формат А4 (210х297)
Форма річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання
Додаток 13
до п. 6.2.3
__________________________________________________________________
(найменування державного архіву*)
__________________________________________________________________
(назва фонду)
Фонд N ______________
Опис N _____________
__________________________________________________________________
(назва опису)
Крайні дати справ ___________________
_____________
* Заповнюється в державному архіві
Формат А4 (210х297)
Форма титульного аркуша закінченого опису справ постійного зберігання
Додаток 14
до пунктів 6.3.1, 7.2.6
__________________________________________________________________
(найменування установи)
Фонд N _________ Опис N ________ справ тривалого (понад 10 років) зберігання за _________ рік |
Затверджую Посада керівника установи Підпис Розшифровка підпису Дата |
__________________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)
№ з/п |
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Дата справи (тому, частини) |
Строк зберігання справи (тому, частини) |
Кількість аркушів у справі (томі, частині) |
Примітка |
|
|
|
|
|
|
|
|
У цей розділ опису внесено __________________________ справ
(цифрами і літерами)
з N __________ до N __________ , у тому числі:
літерні номери ____________________
пропущені номери __________________
Посада особи, яка склала опис |
________ (підпис) |
__________________ (розшифровка підпису) |
Дата
Керівник архіву (особа, відповідальна за архів) |
________ (підпис) |
__________________ (розшифровка підпису) |
Дата
Схвалено
Протокол ЕК установи
від ___________ N _____
Формат А4 (210х297)
Форма опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання
Додаток 13
ПОРЯДОК
здійснення централізованого державного обліку документів
історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном,
та документів іноземного походження,
що стосуються історії України
1. Цей порядок, розроблений відповідно до ст. 17 Закону України "Про
Національний архівний фонд і архівні установи", визначає здійснення централізованого державного обліку документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України.
2. Централізованому державному обліку підлягають усі види зазначених документів з паперовою основою, плівковими та іншими носіями незалежно від форм власності.
3. Виявлення документів здійснюється:
на підставі міжвідомчих міжнародних угод про співробітництво в
галузі архівної справи;
в процесі дослідницької роботи працівників державних архівних
установ у архівах за кордоном;
у ході тематичного виявлення інформації про документи, що
стосуються історії України, на бібліографічному рівні (вивчення науково-інформаційних та науково-довідкових видань).
4. Роботу щодо виявлення та обліку зазначених документів здійснюють центральні державні архіви, галузеві державні архіви, державні архівні установи Автономної Республіки Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя.
5. Документи, виявлені під час закордонних відряджень або за довідниками та іншими науково-інформаційними виданнями, описуються на картках централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки встановленого зразка
6. Документи, а також копії архівних документів, у тому числі на правах оригіналу, юридичних та фізичних осіб, що надійшли з-за кордону на підставі міжнародних угод про співробітництво в галузі архівної справи, шляхом придбання на аукціоні, тендері, за договорами купівлі-продажу, дарування, за заповітом, підлягають фондуванню, описуванню та державному обліку згідно з чинним законодавством.
7. Картки централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки складаються у двох примірниках. Один примірник облікової картки постійно зберігається в державній архівній установі за місцем її складання.
Другий примірник облікової картки державні архівні установи разом із ідомостями про зміни у складі та обсязі фондів подають до Головархіву країни, який створює банк даних "Зарубіжна архівна україніка" (далі - АУ). Картки цих документів повинні мати у правому верхньому куті позначку "ЗАУ".
8. Керівництво та контроль за централізованим державним обліком документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, здійснює Головархів України через Центральний фондовий каталог (далі - ЦФК).
9. Картки в ЦФК ведуться окремо для кожного центрального державного архіву, Державного архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державного архіву області, міст Києва та Севастополя.
10. Цей Порядок може бути застосований також у процесі виявлення документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, якщо таке виявлення здійснюється, представниками інших установ, підприємств і організацій та громадянами.
Затверджено наказом
Головного архівного управління України
від 11 листопада 1999 р. № 67
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
29 листопада 1999 р. за № 816/4109
Додаток
до п. 5 Порядку здійснення
централізованого державного
обліку документів
історико-культурної спадщини,
що знаходяться за кордоном,
та документів іноземного походження,
що стосуються історії України