5.2 Оснащение рабочего места.

5.3 Пошаговое выполнение задания (краткая форма: команды, пункты меню).

5.4 Распечатка результатов (по требованию преподавателя).

5.5 Выводы по работе.

6 Контрольные вопросы

6.1 Дайте определение понятия «отпуск служебного письма».

6.2 Охарактеризуйте особенности оформления отпуска исходящего документа.

6.3 Охарактеризуйте особенности заверения отпуска исходящего документа.

Литература

Давыдова Э.Н., Рыбаков Э.Н. Делопроизводство, М.: Тетрасистемс, 1999

Делопроизводство: учебник дл явузов, под ред. Кузнецовой Т.В., М.:МЦЭФР, 2004

Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (компьютерные технологи в делопроизводстве). – М., 2000.

Мишина Л.А. Документация. Делопроизводство, Мн:Амалфея, 2008

Румынина Л.А. Делопроизводство, М.: Мастер, 2001

Нормативная документация

Государственный стандрат Республики Беларусь (СТБ) 6.38 – 2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов.».

Методические указания по применению СТБ 6.38 – 2004.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД).

Практическая работа № 18

Заполнение таблицы исходными и расчетными данными, редактирование данных, работа с простыми формулами¹⁵

1 Цель работы: Софрмировать навыки и умения по созданию электронных таблиц, редактированию данных и работе с простыми формулами.

2 Оснащение рабочего места:

- карточки с заданиями;

- персональные компьютеры с оперативной памятью не менее 32 Мб.

3 Краткие теоретические сведения

Во многих сферах деятельности, начиная с бытовых нужд и кончая бухгалтерскими или научными расчетами, используется табличное представление данных.

ПО, называемое системой обработки электронных таблиц (ЭТ), или табличным процессором, позволяет автоматизировать операции выполнения вычислений и пересчета и изменяющимися исходными данными.

В ячейки ЭТ можно вносить различную информацию: текст, числа, формулы.

Ячейки могут содержать независимые данные, которые заносятся вручную или загружаются из некоторого файла данных. Эти данные могут использоваться как исходные для вычисления значений других ячеек. В ячейки с вычисляемыми значениями заносятся формулы для вычислений. Пользователь обычно видит на экране результаты вычислений по заданным формулам. При каждом измении ячеек производится автоматический пересчет во всех ячейках, связанных с изменяемыми правилами вычислений.

Возможности, предоставляемые ЭТ:

• работа с «рабочими книгами» (совокупностью таблиц);

• задание в таблицах чисел и формул, пересчет значений вычисляемых ячеек при изменениях исходных данных;

• большой выбор встроенных функций;

• автоматическое заполнение ячеек последовательностями;

• возможность работы с внешними БД;

• управление параметрами текста;

• вывод таблиц на печать;

• возможность создания макросов (серии команд, сгруппированных вместе для упрощения работы);

• проверка орфорграфии;

• поиск, сортировка и систематизация информации.

ЭТ являются обязательным атрибутом офисного ПО. Во-первых, их можно использовать для хранения и упорядочения данных, т.е. как форму отчетности. Во-вторых, ЭТ позволяют автоматизировать однотипные вычисления. В-третьих, по табличным данным можно построить диаграммы, позволяющие анализировать эти данные самым доступным образом – визуально.

Перед секретарем часто встает задача предоставления различных отчетов. Например, ежеквартальный отчет по закупке канцтоваров. Такие отчет можно предоставлять в виде таблцы. В данном случае проще всего использовать ЭТ.