5 Содержание отчета

5.1 Наименование и цель работы.

5.2 Оснащение рабочего места.

5.3 Пошаговое выполнение задания (краткая форма: команды, пункты меню).

5.4 Распечатка результатов (по требованию преподавателя).

5.5 Выводы по работе.

6 Контрольные вопросы

6.1 Дайте определение понятию «указание»

6.2 Назовите кем подписывается указание

6.3 Охарактеризуйте особенности составления и оформления указания.

Литература

Давыдова Э.Н., Рыбаков Э.Н. Делопроизводство, М.: Тетрасистемс, 1999

Делопроизводство: учебник для вузов, под ред. Кузнецовой Т.В., М.:МЦЭФР, 2004

Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (компьютерные технологи в делопроизводстве). – М., 2000.

Мишина Л.А. Документация. Делопроизводство, Мн:Амалфея, 2008

Румынина Л.А. Делопроизводство, М.: Мастер, 2001

Нормативная документация

Государственный стандрат Республики Беларусь (СТБ) 6.38 – 2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов.».

Методические указания по применению СТБ 6.38 – 2004.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД).

Практическая работа № 14

Составление и оформление акта, докладной записки на персональном компьютере¹¹

1 Цель работы: Сформировать навыки и умения по составлению и оформлению актов, докладных записок на персональном компьютере.

2 Оснащение рабочего места:

- СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов»;

- образцы документов;

- персональные компьютеры с оперативной памятью не менее 32 Мб.

3 Краткие теоретические сведения

Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержаниия и целевого назначения докладные записки могут быть инициативными (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) или отчетными (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировок, проверки и т.п.).

Кроме того, докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Внутренние докладные записки оформляются на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации, являющейся автором документа. Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке.

Для составления внутренних докладных записок бланки не используются. Тем не менее в левом верхнем углу должно быть указано наименование структурного подразделения Ниже печатаются название вида документа, ограничительные линии для даты и номера документа, а также место составления.

В докладной записке, согласно определению этого вида документа, обязательно должен быть указан адресат. Докладная записка адресуется конкретному лицу – непосредственному руководителю автора докладной заипски. При этом в состав адресата входит и наименование организации.

Акт – это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного ими факта, события или действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядтельным документом (обычно приказом), хотя в отдельных случаях акт составляется одним (несколькими) специально уполномоченным должностным лицом, например, контролером, ревизором, инспектором. Основанием для составления акт может быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя организации, структурного поразделения, плановой задание и т.п.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими этот документ. Никаких предположений или ссылок на чье-то мнение акт содержать не должен.

Акт оформляется общем или специальном бланке организции.

Утверждению подлежат акты, предписывающие выполенение определенных действий. Акт утверждается руководителем, чей распорядительный документ указан в основании.

Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу, от 5-го положения табулятора.

Начинается со слова УТВЕРЖДАЮ (если утверждается акт руководителем организации) или УТВЕРЖДЕНО (если акт утверждается распорядительным документом), которое пишется прописными буквами. На следущей строке указывается должность руководителя организации (или наименование распорядительного документа, его дата и номер), затем подпись расшифорвка подписи и дата.