4 Порядок выполнения работы

4.1 Открыть программу MS WORD, выполнив следующие операции Пуск/Программы/Microsoft Word

4.2 Установить шрифт Times New Roman, размер 14pt, выравнивание по ширине с помощью пиктограмм на панели инструментов

4.3 Установить поля документа с помощью команд Файл/Параметры страницы. Верхнее и нижнее – 2 см, левое – 3 см, правое – 1 см.

4.4 Оформить внутреннюю докладную записку.

4.5 Оформить внешнюю докладную записку.

4.6 Оформить акт.

4.7 Оформить отчет.

4.8 Ответить на контрольные вопросы.

4.9 Сделать выводы по работе.

5 Содержание отчета

5.1 Наименование и цель работы.

5.2 Оснащение рабочего места.

5.3 Пошаговое выполнение задания (краткая форма: команды, пункты меню).

5.4 Распечатка результатов (по требованию преподавателя).

5.5 Выводы по работе.

6 Контрольные вопросы

6.1 Дайте определение понятию «акт»

6.2 Охарактеризуйте составные части текста акта.

6.3 Охарактеризуйте порядок подписания актов.

6.4 Опишите порядок утверждения актов.

6.5 Дайте определение понятию «докладная записка».

6.6 Охарактеризуйте особенности оформления внутренних докладных записок.

6.7 Охарактеризуйте особенности оформления внешних докладных записок.

Литература

Давыдова Э.Н., Рыбаков Э.Н. Делопроизводство, М.: Тетрасистемс, 1999

Делопроизводство: учебник для вузов, под ред. Кузнецовой Т.В., М.:МЦЭФР, 2004

Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (компьютерные технологи в делопроизводстве). – М., 2000.

Мишина Л.А. Документация. Делопроизводство, Мн:Амалфея, 2008

Румынина Л.А. Делопроизводство, М.: Мастер, 2001

Нормативная документация

Государственный стандрат Республики Беларусь (СТБ) 6.38 – 2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов.».

Методические указания по применению СТБ 6.38 – 2004.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД).

Практическая работа № 15

Составление и оформление справки, протокола на персональном компьютере¹²

1 Цель работы: Сформировать навыки и умения по составлению и оформлению справок, протоколов на персональном компьютере.

2 Оснащение рабочего места:

- СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов»;

- образцы документов;

- персональные компьютеры с оперативной памятью не менее 32 Мб.

3 Краткие теоретические сведения

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.

Полные протоколы содержат выступления всех участников работы коллегиального органа, они дают возможность судить не только о характере самого заседания, но и о деятельности всей организации целом. Краткие и сокращенные протоколы составляются при наличии стенограммы, звукозаписи. Расшифровки стенограмм, подписанные председателем и секретарем заседания (коллегиального органа), прилагаются к протоколу. Кратко рекомендуется протоколировать также оперативные совещания.

Оформляют протоколы на общих бланках формата А4. Дополнительным реквизитом для некоторых видов протоколов является гриф утверждения (утверждению подлежат решения по вопросам за пределы компетенции участников заседания, коллегиального органа).

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий или подтверждающий факты биографического или служебного характера, она служит для констатации каких-либо фактов, описания событий, и не содержит мнения автора о существе излагаемых вопросов.

Различаются внутренние справки служебного характера, отражающие вопросы основной деятельности организации (штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолжености по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учрждения, так называемые внешние справки личного характера (о заработной плате, трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы, учебы и т.п.). В госархивах и архивах организаций составляются также архивные справки.

Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу стронней организации, и внутренние.

При необходимости справка может заверяться печатью.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации.

Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или уполномоченным на это лицом.

Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами. Например, справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером:

Внутренние справки не выходят за пределы организации и потому классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Внутренняя справка адресуется на имя руководителя организации, в которой составлена справка, наименование вышестоящей организации не указывается, а наименование организации, как правило, включается в должность руководителя организации при оформлении реквизита «адресат».

Внутренняя справка подписывается ее непосредственным составителем (начальником отдела, управления и т.п.)

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы и подразделы, иметь пояснения, ссылки.

Даты, к которым относятся приводимые в справке сведения, включаются в заголовок к тексту или помещаются перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2008» или «за период с 01.01.2008 по 30.06.2008».

Личные справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, также относятся к внешним. Они готовятся на общем бланке, при их составлении исспользуются в основном те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательном порядке должны заверяться печатью организации.

Справки личного характера обычно удостоверяют какой-либо юридический факт: место работы, учебы, проживания, занимаемую должность, заработную плату, наличие иждивенцев.

Так как текст личных справок, как правило, не превышает 15 строк, заголовки к ним не составляются.

Личные справки часто подписываются двумя должностными лицами. В частности, справки, финансового характера (например, о размере заработной платы) подписываются руководителем и главным бухгалтером. Подписи заверяют гербовой печатью.

Личная справка о месте работы, трдовом стаже может быть подписана руководителем организации и начальником отдела кадров.