6 Контрольные вопросы

6.1 Охарактеризуйте понятие «служебное письмо».

6.2 Охарактеризуйте состав реквизитов бланка для писем.

6.3 Охарактеризуйте текст служебного письма.

6.4 Охарактеризуйте письмо-запрос.

6.5 Охарактеризуйте письмо-ответ.

Литература

Давыдова Э.Н., Рыбаков Э.Н. Делопроизводство, М.: Тетрасистемс, 1999

Делопроизводство: учебник для вузов, под ред. Кузнецовой Т.В., М.:МЦЭФР, 2004

Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (компьютерные технологи в делопроизводстве). – М., 2000.

Мишина Л.А. Документация. Делопроизводство, Мн:Амалфея, 2008

Румынина Л.А. Делопроизводство, М.: Мастер, 2001

Нормативная документация

Государственный стандрат Республики Беларусь (СТБ) 6.38 – 2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов.».

Методические указания по применению СТБ 6.38 – 2004.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД).

Практическая работа № 10

Составление и оформление письма-приглашения и сопроводительного письма на персональном компьютере

1 Цель работы: Сформировать навыки и умения по составлению и оформлению письма-приглашения и сопроводительного письма на персональном компьютере.⁷

2 Оснащение рабочего места:

- СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов»;

- образцы писем;

- персональные компьютеры с оперативной памятью не менее 32 Мб.

3 Краткие теоретические сведения

Служебное письмо – обощенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Общим признаком данных документов является их пересылка по почте (хотя они могут передаваться и с помощью факсимильной связи, электронной почты, телеграфа).

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие а каком-либо мероприятии. Они могут адресоваться как конкртеным лицам, так и учреждениям. В данном виде писем раскрывается характер проводимого мероприятия, упоминаются сроки проведения и условия участия в нем.

Сопроводительное письмо - это документ, который информирует адресата о направлении к нему каких-либо документов (обычно прилагаемых к письму) или материальных ценностей. Как правило, сопроводительные письма составляют в том случае, когда необходимо что-либо разъяснить или дополнить: указать срок исполнения документов, уточнить условия оплаты, объяснить причину задержки отправления, разъяснить какие-то неясные моменты и т.д. Кроме того, подобные письма являются средством контроля за движением и сохранностью документов и материальных ценностей.

Обычно письма данного вида начинаются словами: «Высылаем», «Направляем», «Возвращаем», далее указываются поисковые реквизиты (заголовок, дата и номер) направляемых документов. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.

В сопроводительном письме всегда оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения».