4.5. Организация исследований

Одной из функций менеджмента является организация. Рационально построенная работа – половина успеха команды, проводящей исследование. В рыночных отношениях необходим четко установленный организационный механизм, позволяющий повысить оперативность в принятии и реализации управленческих решений, гибкость проведения исследований, эффективность результатов исследований.

Под организационным механизмом понимается социально-управляемая система, обусловленная экономическими законами, наделенная соответствующими полномочиями, ресурсами, имеющая определенную структуру и позволяющая управлять коллективами людей путем принятия решений.

При проведении системного анализа важное значение приобретает коллектив исполнителей. В состав группы по проведению системного анализа должны входить:

• специалисты в области системного анализа – руководители группы и будущие руководители проектов;

• инженеры по организации производства;

• экономисты, специализирующиеся в области экономического анализа, а также исследователи организационных структур и документооборота;

• специалисты по использованию технических средств и компьютерной техники;

• психологи и социологи.

Можно выделить следующие формы организации проведения исследования:

• индивидуальные и коллективные исследования;

• исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами;

• централизованная и децентрализованная организация;

• создание специальных отделов, служб управления изменениями, целевых проектных подразделений;

• привлечение специализированных консалтинговых организаций.

Практически организация управления – это система принятия решений, являющаяся фундаментом, на котором можно достаточно полно анализировать всю систему управления и обеспечивать оптимальные условия для принятия управленческих решений: от сбора исходных данных, исследования действующих организационных процедур и схемы принятия решений и до поиска путей совершенствования системы управления – результата решения. Анализ такого рода всегда целесообразно проводить в начале работы, направленной на перестройку системы управления. Как показал опыт, анализ оказывается наиболее эффективным, если он содержит шесть этапов. Рассмотрим их подробнее.

Первый этап. Производится обследование организации управления. Изучается вся документация, регламентирующая процесс управления, должностные инструкции, в которых в общем виде представлены сведения о работах, выполняемых в каждом подразделении, изучается существующая система управления подразделениями, проводится сопоставление этих подразделений с функциями, изложенными в должностных инструкциях и положениях. В результате выявляется степень соответствия управленческой практики ее модели (выявляется проблема) и, в случае необходимости, проводится соответствующая корректировка. На этом этапе также необходимо выяснить и зафиксировать документально потоки информации, циркулирующие в каждом подразделении.

Второй этап. Разработка организационных процедур принятия управленческих решений. На этом этапе составляется схема каждой организационной процедуры, дается ее описание, формируется перечень документов, используемых в этой процедуре. При построении схемы организационной процедуры следует зафиксировать документы, действующие в процедуре, указать, откуда поступают эти документы, какими документами она завершается, для выполнения какой процедуры необходимы выходные документы данной процедуры.

Третий этап. Выяснение взаимосвязей между процедурами принятия решений и построение блок-схемы принятия решений.

Четвертый этап. Составляется схема принятия решений конкретных подразделений организации, в которой фиксируются уровни руководства, схемы действующих процедур принятия решений.

Пятый этап. Реальная схема принятия решения подвергается логическому анализу. На основе логики и здравого смысла просматриваются все управленческие процедуры, выполняемые в подразделении, документация, необходимая для выполнения каждой организационной операции и хранящаяся на каждом уровне управления. Логический анализ схемы принятия решений позволяет судить об эффективности организации управления.

Шестой этап. Разрабатывается вся документация, которая регламентирует деятельность управленческого аппарата отдельного подразделения организации.

Итак, системная концепция совершенствования организационного механизма управления предполагает решение задач анализа системы управления как системы принятия решений и комплексного ее проектирования на основе выбранных качественных целей функционирования.