9.8. Приемы, деловые встречи

Индустрия гостеприимства является неотъемлемой частью выставочного бизнеса, основанного на общении. В ежедневной практике используются:

• бизнес-ланчи и ужины с партнерами;

• фуршеты, протокольные мероприятия в рамках своих и дружественных выставок, других профессиональных мероприятий;

• корпоративные праздники (юбилеи компании, дни рождения первого лица, прочее).

Общение с потенциальными партнерами и клиентами происходит как у них на территории, так и в офисе выставочной организации. Важно, чтобы в офисе поддерживалась благоприятная «живая» выставочная атмосфера, свидетельствующая о профессионализме и динамике компании. Так как выставка — продукт виртуальный, то хорошее впечатление создают фотографии с выставок, рекламная и сувенирная продукция, используемая в оформлении интерьера офиса.

9.9. Паблик рилейшнз в сми

9.9.1.Специфика технологий паблик рилейшнз в сми

Отношения со средствами массовой информации являются самой важной составляющей выставочных PR. Через газеты, радио и телевидение устанавливаются контакты с широкими слоями общественности, а также формируется позитивный корпоративный образ выставочной компании, статус и имидж каждой отдельной выставки. В отличие от рекламы, PR — это более тонкий и чуткий инструмент, обладающий механизмом обратной связи (см. Табл. 7.4).

 

Для определения концепции PR кампании специалисты советуют ответить на ряд вопросов [26]:

• конкретные цели PR кампании (могут включать специфичные задачи повышения осведомленности о новом месте проведения выставки; необходимости одобрения переноса времени или места проведения выставки; увеличение числа участников в образовательной программе выставки; борьбу со слухами, распускаемыми конкурентами);

• средства и инструменты PR;

• сторонние организации;

• контактные лица;

• релизы, статьи, письма, речи, изобразительные материалы и прочие материалы;

• сроки и детальный план выполнения кампании;

• бюджет PR кампании (жалованье или гонорары, стоимость рисунков, печати, почтовых услуг, пересылки, телефонных разговоров, съемок, видеопродукции, сбор вырезок, путевые и представительские расходы, рассылки и подписки);

• методы контроллинга.

9.9.2. Пресс-служба выставки как механизм обеспечения pr в сми

Для наиболее эффективного использования инструментов PR в выставочной компании обычно создается пресс-служба. Наиболее оптимальным является объединение пресс-службы с отделом рекламы, так как в выставочной компании грань между рекламой и PR очень зыбкая и лучших результатов можно достичь, только обладая полной информацией о взаимоотношениях со СМИ и имея возможность для маневра в ту или иную сторону.

Если пресс-служба и отдел рекламы являются самостоятельными подразделениями, отношения между ними должны централизованно координироваться.

В функции пресс-службы выставки входят:

• мониторинг и анализ информационного поля;

• контакт со средствами массовой информации;

• создание системы информационных поводов;

• распространение новостей, инициирующих статей, очерков и сообщений;

• подготовка, организация и размещение сюжетов и выступлений на ТВ и радио;

• паблисити;

• ответы на запросы прессы и предоставление информации;

• проведение PR акций;

• организация пресс-конференций;

• контроль над сообщениями печати, радио и телевидения и применение мер к исправлению ошибочных материалов;

• мониторинг СМИ и формирование дайджеста публикаций;

• анализ эффективности PR акций.