Case study

Влияние специализированных конгрессов на статистику посещений

С 1999 года ЗАО «Алтайская ярмарка» является организатором конгрессов и конференций в рамках собственных выставок в Барнауле. Преимущественно инициатором проведения специализированных мероприятий выступает именно выставочное общество. Изначально конгрессы и конференции планировались и организовывались для увеличения количественного и регионального состава посетителей-специалистов выставки, и, следовательно, для увеличения выставочной специализированной экспозиции поставщиков продукции и услуг. Сегодня этот прогноз подтверждается уже статистическими данными.

Так, например, проведение IV специализированного конгресса «Молочная промышленность Сибири» (периодичность — раз в два года) во время одной из крупнейших агропромышленной выставки Сибири «Алтайская Нива» в 2004 году увеличило количество участников с экспоплощадью из этой товарной группы практически в 2 раза по сравнению с прошлым и следующим годами: 2003 г. — 16 участников, 2004 — 34, 2005 — 13. Причем, наблюдается рост количества экспонентов не только в обслуживающих отраслях (оборудование, ингредиенты), но и непосредственно среди молокоперерабатывающих предприятий. Социологический опрос посетителей выявил, что 20 % пришедших на выставку человек были заинтересованы именно специализированным конгрессом.

Специализированный конгресс зернопереработчиков «Нивы России» (периодичность — раз в два года) также оказывает существенное влияние на структуру посетителей и экспонентов выставки «Алтайская Нива». В 2003 году (году конгресса) с экспоплощадью приняло участие 43 компании, в 2004 — 32, в 2005 году (году конгресса) — 33 компании. Несущественный рост количества экспонентов в 2005 году объясняется внешними факторами — кризисной ситуацией на отраслевом рынке зернопереработки, но факт проведения конгресса увеличил количество экспонентов из обслуживающих отраслей с 16 в 2004, до 21 в 2005. Мотивом для посещения выставки «Алтайская Нива» в 2005 году специализированный конгресс оказался всего для 7 % респондентов, а эти посетители обеспечили 23 % из всего количества посетителей из-за пределов Алтайского края.

Источник: ЗАО «Алтайская ярмарка», г. Барнаул

При планировании деловой программы нужно сосредоточиться на ответах на следующий круг вопросов:

• цели и задачи мероприятия;

• место проведения мероприятий программы;

• промоушн;

• менеджмент;

• бюджет;

• тип (дизайн) программы.

Fine point

Разработка дизайна деловой программы выставки

Создание и выполнение дизайна программы подразумевает сведение всех ее элементов вместе в рабочем формате. Это включает такие задачи, как:

• выбор наиболее подходящего блока комнат и наиболее подходящую их подготовку к предлагаемому типу занятий, то есть театрального типа для лекции, классной комнаты для мастерских и так далее;

• разработка методических материалов по презентациям для докладчиков, где перечислены детали и сроки, которых докладчики и ведущие должны придерживаться;

• определение аудиовизуальных средств согласно требованиям докладчика и типу презентации (лекция, демонстрация и так далее).

При планировании конкретных мероприятий выставки особое внимание уделяется продолжительности всего мероприятия, отдельных сессий и перерывов. Необходимо учитывать, что после 40–45 минут внимание участников рассеивается, и нужно либо сменить форму презентации (докладчика), либо сделать перерыв.

Один из ключей к организации успешной программы — разработка серии различных форматов презентации. Необходимо стимулировать докладчиков применять во время выступлений различные стратегии презентации, групповую работу, демонстрации и другие методы.

Необходимо продумать также, какие методы презентации будут использованы в ходе мероприятия, с тем чтобы правильно скомбинировать их между собой, а также обеспечить необходимое техническое сопровождение (см. ниже «Методы презентации»).

Между сессиями следуют перерывы, которые могут как улучшить рабочую атмосферу участников, так и «расхолодить» ее при неправильной психологической акцентуации. Существует несколько видов перерывов, которые имеют свою специфику по функциональному назначению, продолжительности, способу сервировки. Предлагаемый ниже комментарий специалистов поможет лучше подготовиться организаторам мероприятия (см, «Виды перерывов во время деловых мероприятий»).

Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва

Разработка и выполнение программы включает предварительную встречу со всеми поставщиками услуг и персоналом, который будет занят в организации программы. Разработка и выполнение программы соотносится с управлением на самой выставке — система навигации, регистрация, требования к персоналу, информационные службы — все те же самые элементы, которые обычно можно найти на выставке.