Fine point

Методы презентации

«Выступающий без поддержки» — доклад, лекция, выступление без средств визуальной поддержки. Обычно используется для выражения персонального мнения, либо, напротив, сухой статистики, научной информации.

«Выступающий с поддержкой» — выступление сопровождается средствами визуальной поддержки (мультимедийный проектор, оверхед, и др.) для иллюстрации сложных технических или комплексных вопросов.

Демонстрация — выступление сопровождается показом материальных объектов, процессов, технологий.

Action — шутки и элементы пародии, использующиеся для снятия напряжения и усталости.

«Круглый стол» — используется для высказывания различных точек зрения по проблеме, для более полного участия аудитории в мероприятии.

Ролевая игра — эффективная тренинговая технология. Участники играют определенные тренером роли для более полного «погружения» в процесс.

Poster session — используется в основном в технических конференциях. Докладчик комментирует схемы и графики, выведенные на дисплей либо информационную доску.

Видео, мультимедиа, телевидение — активно используются как «поддерживающие» методы презентации.

Источник: [5]

Fine point

Виды перерывов во время деловых мероприятий

Кофе брейк — перерыв около 15 мин., во время которого сервируются кофе, чай и сладкое.

Ланч — перерыв около 50 мин., во время которого сервируется буфет.

Обед — перерыв около 1,5 ч, во время которого сервируются горячие блюда.

Перерыв для осмотра экспозиции — время зависит от величины экспозиции.

Прием кофе/чая, ликеров и др. «благородных» крепких напитков во время рабочей сессии — используется во время небольших заседаний.

Гала-ужин — торжественное мероприятие, «венчающее» программу дня.

Источник: [6]

2.2. Реклама и информирование потенциальных участников

Информационные материалы о мероприятиях деловой программы включаются в общую рекламную кампанию выставки.

Основная информация относительно мероприятия составляет резюме программы, куда входят название, тема, все контакты и даты, вся полезная информация, сервис и пр. С этой программой работают организаторы. Информация, открытая для публики, формирует программу для посетителя. Такая программа исполняет ряд функций: во-первых, она должна дать посетителям информацию, нужную для посещения лекций, регистрации; во-вторых, это часть промоушна. Программа обычно включается в пакет прямой рассылки, чтобы подстегнуть посещаемость. Наконец, это также возможность отметить спонсоров, назвать получивших призы, и т. п. Некоторые ассоциации используют программу как рекламную возможность. Это повышает доход от мероприятия.

Практика показывает, что для успеха деловой программы общевыставочной рекламы недостаточно, хотя сами организаторы конференций и семинаров в рамках выставки часто ошибочно уверены в обратном. И проблема не в том, что плоха реклама выставки, а в том, что методы приглашения посетителей выставки и участников конгрессного мероприятия различны, а также аудитории не всегда совпадают, хотя и пересекаются. Поэтому необходимо сосредоточить усилия на привлечении участников на конкретные мероприятия, определив их целевую аудиторию и рекламно-информационные инструменты. Потенциально перспективными методами работы можно назвать следующие:

• оповещение по ведомственным информационным каналам;

• реклама и информация в специализированных и корпоративных изданиях;

• персональные приглашения (по почте, факсу, курьером);

• афиши внутри ведомств, офисов и др. вовлеченных в орбиту мероприятия структур.

Часто организаторы выпускают отдельные билеты на мероприятия, проводимые в рамках выставки, публикуют в СМИ регистрационные листы.