Fine point
Контрольный лист: организация брейков, фуршетов, приемов
• Вид мероприятия.
• Необходимые помещения: вид и размер, план, возможности посадочных мест, оформление, освещение, акустика, вентиляция, аудиовизуальная аппаратура, вспомогательные помещения.
• Оплата: помещения, питания, напитков, услуг, развлекательных мероприятий, оформления, чаевые.
• Правила, лицензии.
• Обслуживание за столом или буфет: количество посетителей, размеры столов, форма столов, посадочные места, стулья и проходы между столами.
• Сбор высокопоставленных гостей: комната для сбора гостей, бар, время проведения сбора, хозяин или хозяйка мероприятия, посадочные места и услуги швейцаров.
• Стол для высокопоставленных гостей: расположение, посадочные места, стулья, количество, именные карточки, оформление, специальные напитки, сигары и сигареты, счета на количество накрытых мест и специальные услуги.
• Меню: расценки на все виды блюд.
• Информационные раздаточные материалы: идентификационные таблички для столов, информация на столах, именные карточки, меню, программы и повестка дня.
• Организация пропускной системы на мероприятие, инструкции в связи с возможным возникновением вопросов, связанных с доступом на мероприятие.
• Специальные виды услуг: гардеробные, транспорт, места парковки и телефоны.
• Пресса, репортеры, фотографы и проекционное оборудование.
• Реклама.
Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва
Данные по результатам осмотра конференц-залов (либо при проработке вопроса их конструирования на выставочной площадке) можно внести в анкету, которую предлагают специалисты:
Особое внимание нужно уделить обеспечению мероприятия аудиовизуальными средствами. При подготовке мероприятия важно определить, какие из средств поддержки будут необходимы докладчикам: видеопроекторы, оверхеды, эпископы и т. п.
Fine point
Виды аудиовизуального оборудования
Слайд-проекторы. В ходе презентации автоматически или с помощью пульта ДУ переключает слайды в нужной последовательности.
Оверхед-проекторы. Предназначены для презентаций, подготовленных с помощью прозрачных пленок. На пленки информация может наноситься с помощью фломастеров, принтера или ксерокса. Оверхед-проекторы могут отображать видео- или компьютерное изображение при посредстве специальных жидкокристаллических панелей.
Эпископы. Предназначены для проецирования с непрозрачных поверхностей, например листов бумаги, рекламных проспектов, всевозможных графиков, рисунков, фотографий, возможностью отображения даже трехмерных объектов.
Цифровые фото- и видеокамеры. Предназначены для видеотелеконференций. Сфера применения цифровых изображений, сделанных с помощью таких видеокамер и фотоаппаратов, разнообразна (презентации, изготовление фотографий и т. д.).
Мультимедийные проекторы. Устройства, создающие на большом экране изображение, получаемое с компьютера или любого источника видеосигнала — видеокамеры, видеомагнитофона, DVD-проигрывателя.
Экраны. В любом проекционном решении необходим экран. Экраны отличаются форматом, конструкцией и типом полотна. Выбор полотна зависит от типа проекции — на отражение (фронтальная проекция) или на просвет (обратная проекция). Экраны для обратной проекции (просветные) используются в том случае, когда требуется яркое внешнее освещение, а докладчику необходимо располагаться непосредственно вблизи экрана, не создавая помех для проекции. При этом для установки проектора необходимо темное помещение позади экрана. Для просветных экранов используется полупрозрачный полимерный материал, они могут быть жесткие или эластичные. Жесткие просветные экраны применяются, в основном, в проекционных телевизорах или в проекционных кубах. Эластичные экраны натягиваются на раму и могут изготавливаться на заказ любого размера. Конструктивно экраны могут быть на штативе, на раме со стойкам настенные, рулонные, с электроприводом и без.
Большеэкранные системы отображения информации. В настоящее время большеэкранные системы отображения информации нашли применение практически в любой сфере деятельности, где приходится анализировать большие потоки информации и адресовать их широкой аудитории. С их помощью можно создавать сколь угодно большие изображения, работать в освещенном помещении и демонстрировать на экране несколько компьютерных и видеосигналов.
Наиболее распространенный тип большеэкранной системы отражения информации — видеостена. Отдельные элементы видеостены (мониторы либо проекционные кубы) объединяются в единую конструкцию, образуя сплошной экран. При этом количество задействованных элементов и, следовательно, размер видеостены ограничивается только местными условиями. Все видеостены имеют модульное строение, что удобно при установке и сервисном обслуживании. Благодаря своим конструктивным возможностям видеостены позволяют выстраивать свою конфигурацию как в одной, так и в нескольких плоскостях, формируя вокруг операторов единый панорамный экран. Еще одним преимуществом видеостен перед другими проекционными решениями является то, что они позволяют создавать большие графические экраны, не требуя больших пространств, ведь глубина видеостен составляет менее 1 м.
Плазменные панели завоевали популярность благодаря большому плоскому экрану. При размере экрана по диагонали 37, 42 и 50 дюймов плазменные панели имеют толщину всего 8 см. Плазменные панели производятся в двух вариантах: в формате 4:3 и 16:9, что позволяет использовать их не только в частных установках, но и формировать из них видеостены.
Проекторы, видеостены и плазменные панели активно используются также в организации выставочного и сценического пространства.
Источник: [8]
Качественный звук также является немаловажным элементом сопровождения деловых мероприятий. При этом необходимо учитывать ряд факторов:
• общий шумовой фон (особенно это существенно для мобильно возводимых конференц-залов);
• акустические свойства зала;
• различные ораторские навыки выступающих (даже в небольшом зале с неплохой акустикой одного оратора может быть слышно превосходно, а другой заставляет вслушиваться с большим напряжением).
Правильно подобранная и настроенная система звукоусиления поможет решить большинство этих проблем.