2000.01.06

Данный способ находит применение в больших архивах в целях удобства поиска документов.

Словесно-цифровой способоформления дат применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, а иногда и в протоколах, актах, приказах.

06 мая 2001 года

При подготовке документа к подписанию заранее печатаются месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

За рубежом применяется только словесно-цифровой способ написания дат. Причем в США, например, вначале указывают месяц, затем число и год.

Маy 21, 2001

После даты и месяца ставится запятая, а после года ни слово год, ни точка не ставится.

2.12. Регистрационный номер документа

Это условно-цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, присвоенное при регистрации.

Для внутренних документов – приказов, протоколов... – это обычно порядковый номер с начала календарного года. В учебных заведениях нумерация обычно ведется в пределах года учебного

ПРОТОКОЛ 15.02.2001 № 2

или

СПРАВКА 19.05.2001 № 84

Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы.

Индекс исходящего документа чаще всего состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения, составившего документ, номера дела по номенклатуре, куда подшита копия отправленного документа, и порядкового номера отправляемого документа.

05 - 24/149

где 05 - номер структурного подразделения (или номер должностного лица), подготовившего документ;

24 - номер дела по номенклатуре, в которое подшивается документ;

149 - порядковый номер отправляемого документа.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо)

№ 463/162/59

Номера коммерческих контрактов также имеют двойную нумерацию: № 17/29, где 17 – порядковый номер документа в одной фирме, 21 – порядковый номер документа в фирме-контрагенте.

2.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Этот реквизит появился в ГОСТе лишь в 1972 г. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма.

Реквизит проставляется на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:

Оформляется данный реквизит следующим образом:

На № 15/08 - 143 от 12.03.2000

В зарубежной корреспонденции ссылка на индекс полученного документа и индекс самого документа выступает как один реквизит.

Данный реквизит встречается только в письмах и факсах. Заполняется при оформлении письма-ответа. В инициативных документах будет только индекс отправляемого документа.

2.14. Место составления или издания документа

В каждом документе должно быть указано место его составления или издания, кроме служебных писем, в которых содержится эта информация в справочных данных об организации, а также в тех документах, где уже в реквизите «Наименование организации» входит место его издания:

ЗАО «Омский каучуковый завод»;

ООО «Московская кондитерская фабрика».

В других случаях место составления или издания специально указывается в документах с учетом административно-территориального деления:

Административно-территориальное деление страны (край, область, район) необходимо учитывать в связи с возможным повторение наименований населенных пунктов в различных регионах.

Этот реквизит часто печатается заранее. Оформляется в соответствии с административно-территориальным делением России. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами сокращенные обозначения - г., пос., ПГТ и т.п. - ставится в соответствии с нормами русского языка.

В письме, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала.