2.25. Оттиск печати

Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. В сложившейся практике принято удостоверять печатью следующие виды и разновидности управленческих документов:

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей; ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности; поставках; подрядах; научно-техническом сотрудничестве; аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

Заключения и отзывы.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные; сводные; в банк; на получение инвалюты со счетов; перевод валюты; на импорт).

Положения об организациях.

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Титульные листы.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые (в негосударственных организациях). Печать проставляется с захватом части слова, обозначающего должность:

Директор Личная подпись И.Л. Карасев

Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «М.П.» или надписью «Место печати».

2.26. Отметка о заверении копии

Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку, или документы выданные в качестве копии, обязательно заверяются по установленной форме. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименовании должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения:

Верно

Секретарь-референт Личная подпись А.П. Смирнов

12.05.2011

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверенную копию удостоверяют печатью.

2.27. Отметка об исполнителе

Эта отметка является особенно важной на документах, исходящих из крупных организаций. Она позволяет быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы дела.

Располагается данный реквизит с левой стороны на нижнем поле как на лицевой, так и на оборотной стороне последнего листа документа .

Дубровина Ирина Аркадьевна 978 09 34

или

Дубровина 978 09 34

При размещении этого реквизита целесообразно придерживаться следующего правила: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне (иначе придется делать копии двух сторон листа).

Ниже иногда указывается индекс машинистки (например, первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания. В случае необходимости, в том числе в документах, имеющих гриф ограничения доступа, после индекса машинистки и даты печатается количество экземпляров с указанием адресатов.