2.16. Гриф утверждения документа
Данный реквизит состоит из:
слова “УТВЕРЖДАЮ”;
наименования должности лица, утверждающего документ (в Им. пад.);
личной подписи, ее расшифровки;
даты.
Если документ составлен не на бланке, то в наименование должности входит наименование организации.
|
УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Тракт» Кутузов В.Р.Кутузов 12.05.96 |
При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из:
слова “УТВЕРЖДЕНО”, «УТВЕРЖДЕН», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ»;
названия документа (в Твор. пад.);
даты;
номера.
|
УТВЕРЖДЕНА Протоколом заседания Совета трудового коллектива от 11.09.97 № 2 |
Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки
|
УТВЕРЖДЕН Решением общего собрания акционеров от 11.10.2001 № 12 |
Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов:
Актов (проверок и ревизий; передачи дел; списания ...).
Договоров (о поставках; о производстве работ; аренде помещений ...).
Заданий (на капитальное строительство; технических...).
Инструкций (должностных; по документационному обеспечению управления; технике безопасности...).
Нормативов (расхода сырья, материалов; численности работников...).
Отчетов (о производственной деятельности; командировках...).
Перечней (предприятий, на которые распространяются льготы; должностей работников с ненормированным рабочим днем...).
Планов (производственных; внедрения новой техники; работы коллегии...).
Положений (о министерстве; премировании...).
Программ (проведения работ; командировок; мероприятий...).
Смет (расходов на содержание управленческого аппарата; на капитальное строительство...).
Стандартов (государственных, отраслевых, технических...).
Расценок на производство работ.
Структуры и штатной численности.
Тарифных ставок.
Форм унифицированных документов.
Штатного расписания и изменения к нему.
В таких документах, как структура и штатная численность и штатное расписание, гриф утверждения дополнительно удостоверяется печатью.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
2.17. Резолюция
Это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ в документе. Резолюция состоит из следующих элементов:
текста;
подписи;
даты.
По своему характеру текст резолюции может быть двух видов:
1.Содержащий решение вопроса (“Зачислить”, “Отказать”, “Выделить 200 р.”...).
2. Содержащий указание на порядок подготовки вопроса. В этом случае текст резолюции содержит:
Ф.И.О. исполнителя;
характер и порядок решения вопроса;
срок исполнения;
подпись составившего резолюцию (без ее расшифровки);
дату составления.
Если в резолюции указываются несколько исполнителей, то ответственный указывается первым без пометки “ответственный”. Инициалы исполнителя указываются после фамилии.
На
документах, порядок исполнения которых
уже известен и не требует никаких
дополнительных указаний, в резолюции
могут быть указаны только исполнитель
и срок исполнения:
Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, то ставится только фамилия исполнителя с инициалами, подпись и дата:
Резолюция пишется разборчивым почерком, под углом по отношению к тексту документа на отведенном ГОСТом месте; если имеются другие резолюции, они пишутся на свободных местах лицевой стороны документа. Новым стандартом допускается оформление резолюций на отдельном листе, но, к сожалению, не оговариваются случаи, когда это приемлемо. Вероятно, это можно рекомендовать, когда на документе нет свободного места или резолюция выливается в отдельный распорядительный документ.
Если исполнителей документа несколько, они указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без отметки «ответственный»):
И.С. Малышеву
И.И. Федотову
Подготовить проект ответа
с обоснованием к 12.03.2011
Личная подпись 01.03.2011
Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).
Ошибки в резолюциях
1. Руководитель не решает вопрос по существу, а лишь знакомится с содержанием и переадресовывает документ исполнителю с резолюцией типа “Для руководства”, “Для ответа” и т.д.
2. Во многих резолюциях отсутствует срок исполнения, когда он необходим. А в некоторых вместо сроков указывается “Срочно”. Призыв к срочности - обычно свидетельство отсутствия системности.
3. Резолюцию на документе вообще не ставят, переадресовывая его.
Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием для взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.