- •Документирование управленческой деятельности Общие правила оформления управленческой документации
- •Основные требования, предъявляемые к документу
- •1.1. Основные требования к документу
- •1.2. Форматы бумаги
- •1.3. Межстрочные интервалы
- •1.4. Поля документа. Нумерация страниц
- •1.5. Понятие бланка
- •1.6. Угловой и продольный штампы
- •2. Перечень и оформление реквизитов документов
- •2.1. «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации».
- •2.2. Герб субъекта Российской Федерации
- •2.3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
- •2.4. Код организации
- •2.5. Основной государственный регистрационный номер (огрн) юридического лица
- •2.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп)
- •2.7. Код формы документа
- •2.8. Наименование организации
- •2.9. Справочные данные об организации
- •2.10. Наименование вида документа
- •2.11. Дата документа
- •2000.01.06
- •2.12. Регистрационный номер документа
- •2.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •2.14. Место составления или издания документа
- •2.15. Адресат
- •2.16. Гриф утверждения документа
- •2.17. Резолюция
- •2.18. Заголовок к тексту
- •2.19. Отметка о контроле
- •2.20. Текст документа
- •2.21. Отметка о наличии приложений
- •2.22. Подпись
- •2.23. Гриф согласования документа
- •2.24. Виза согласования документа
- •2.25. Оттиск печати
- •2.26. Отметка о заверении копии
- •2.27. Отметка об исполнителе
- •2.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •2.29. Отметка о поступлении документа в организацию
- •Пример оформления положения о структурном подразделении
- •3.2. Должностная инструкция Унифицированная форма должностной инструкции
- •Пример оформления должностной инструкции секретаря-референта
- •4. Распорядительные документы
- •4.1. Приказ Форма приказа
- •Пример приказа по основной деятельности
- •4.2. Указание Форма указания
- •Пример указания
- •4.3. Распоряжение Форма распоряжения
- •Пример распоряжения по основной деятельности
- •4.4. Протокол Форма протокола
- •Пример протокола
- •4.5. Выписка из протокола Форма выписки из протокола
- •Пример выписки из протокола
- •5. Информационно-справочные материалы
- •5.1. Справка Форма справки с места работы
- •Пример справки с места работы
- •5.2. Докладные и объяснительные записки Форма докладной записки
- •Пример докладной записки
- •Форма объяснительной записки
- •Пример объяснительной записки
- •5.3. Акты Форма акта
- •Пример акта
- •5.4. Телеграммы, телефонограммы Пример телеграммы
- •Пример шифрованной телеграммы
- •Пример международной телеграммы
- •Форма телефонограммы
- •Пример телефонограммы
- •6. Документы по личному составу
- •6.1. Штатное расписание Форма штатного расписания
- •6.2. Личное заявление Форма личного заявления
- •Пример личного заявления
- •6.3. Приказ по личному составу Пример приказа личному составу
- •6.4. Примерная структура контракта по найму,
- •7. Деловое письмо Форма служебного письма
- •Пример исходящего письма
- •Пример входящего письма
- •Примеры текстов писем-просьб
- •Примеры текстов писем-ответов (отказов)
- •Примеры текстов писем-напоминаний
- •Примеры текстов писем-подтверждений
- •Примеры текстов сопроводительных писем
- •Примеры текстов договорных писем
- •Примеры текстов писем-предложений
- •Пример текста письма-приглашения
- •Пример текста информационного письма
- •8. Задания для практических работ протокол
- •Объяснительная записка
- •Докладная записка
- •Справка
- •Телеграммы, телефонограммы
- •Удостоверения
- •Расписка
- •Служебное письмо
- •Указание
- •Документы по личному составу
- •9. Задания для контрольных работ
- •9.1 Указания по оформлению контрольных работ
- •9.2. Контрольная работа №1. Создание бланков документов организации (предприятия)
- •И.О.Фамилия
- •8.3. Контрольная работа №2. Оформление организационно-распорядительных документов
- •660041 Красноярск, пр. Свободный, 79
- •** См. Общероссийский классификатор организационно-правовых форм собственности (окпф) ок 028-99, введен 01.01.2000
2.18. Заголовок к тексту
Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту. Заголовок грамматически согласовывается с названием документа.
ПРОТОКОЛ 12.02.2001 № 3 Москва производственного совещания |
Заголовок не должен превышать двух строк и в длину должен быть не более 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается его продление до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок грамматически должен согласовываться с наименованием документа:
о реорганизации структуры предприятия (к документу ПРИКАЗ)
собрания акционеров (к документу ПРОТОКОЛ)
секретаря-референта (к документу ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ)
о канцелярии (к документу ПОЛОЖЕНИЕ).
Если в тексте указано действие, заголовок следует формулировать на основе отглагольного существительного с указанием объекта действия (о чем?):
о поощрении
о выплате.
Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении бланка документа. На документах формата А5 заголовок к тексту можно не указывать.
Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях. Заголовок к тесту может не указываться документах, оформленных на бумаге формата А5.
2.19. Отметка о контроле
Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка в виде буквы “К” (контроль) или контрольной даты в правом углу верхнего поля документа. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким карандашом, фломастером.
Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Срок исполнения документов указывается, как правило, в резолюции руководителя, а если не указан, то контрольным сроком считается один месяц.
2.20. Текст документа
Это главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ.
Текст документа делится на абзацы - простейшие компоненты, состоящие из одной или нескольких фраз (не больше 2-3 предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. С абзаца начинается каждая новая мысль.
Тексты документов сложных, больших по объему (обзоров, отчетов и т.д.) разделяются на части; которые нумеруются арабскими цифрами:
Раздел (или глава).
Подраздел.
Пункт.
1.1.1.1. Подпункт.
Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом и может включать таблицу, что чаще всего наблюдается в служебных документах.
Текст документа должен быть увязан с его видом (приказ, письмо, протокол, акт и т.д.). Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:
нейтральность (без эмоциональной окраски) тон изложения;
точность и ясность изложения (включение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);
краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей;
употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период …; направляем на рассмотрение и утверждение …;, проверкой установлено, что …);
ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);
использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);
безличный характер изложения текста;
употребление специальных терминов;
использование сокращенных слов;
использование универсальных слов с неопределенным значением;
исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);
исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.
Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже (содержание показателей; сумма; единицы измерения и т.д.).
Если есть подзаголовки граф и строк, то они должны грамматически согласовываться с заголовками. В случае, когда таблица не размещается на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. При наличии нескольких таблиц, их нумеруют с указанием справа над таблицей слова «Таблица» и ее порядкового номера (без знака №).