2.21. Отметка о наличии приложений

Если документ имеет приложение, о котором упоминается в тексте, то отметка о его наличии оформляется, начиная с нулевого положения печатающего устройства:

Приложение: на 4 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, о которых не упоминается в тексте, то их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров:

Приложение: 1. Акт списания основных средств на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень оборудования для монтажа на 6 л. в 3 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров:

Приложение: 1. Акт на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень на 6 л. в 3 экз.

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе с двоеточием: «Приложение:».

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляются в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:

Опись

приложений к письму от _____ № _______-

№ п/п	Наименование документа	Количество листов	Количество экземпляров
1. 2. 3. …
Секретарь Личная подпись И.О. Фамилия Дата

Если приложение направляется не во все адреса, которые указаны в документе, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 2 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают:

Приложение: брошюра в1 экз.

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается отметка:

Приложение: по описи.

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:

Приложение: письмо ООО «ПОЛЕТ»

от 14.05.2005 № 147/07-10

и приложение к нему, всего на 3 л.

Сами документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, которая указывала бы на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает слово «Приложение» с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера:

Приложение 1

к письму ОАО «ФРЕЗЕР»

от 14.06.2005 № 45/03-14

или

Приложение 3

к приказу директора

ОАО «ФРЕЗЕР»

от 12.07.2005 № 19

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение относительно наименования документа, его даты и регистрационного номера:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к приказу директора

ОАО «ФРЕЗЕР»

от 12.07.2005 № 19

2.22. Подпись

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в организациях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, подписывает председатель коллегиального органа и секретарь. Две и более подписей ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер.

Данный реквизит включает в себя:

наименование должностного лица, подписывающего бланк (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформляется на бланке организации). На бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают;

личную подпись;

расшифровку личной подписи (ставится на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией).

Директор завода «Агат» Потапов Н.И.Потапов

или

Директор Потапов Н.И.Потапов

Допускается центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Зав.кафедрой истории профессор, д-р истор.наук

Крохин

Е.И.Крохин

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание.

Зав.кафедрой истории профессор, д-р истор.наук Крохин Е.И.Крохин

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Директор Кротов А.Д.Кротов Гл.бухгалтер Иванова К.П.Иванова

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Председатель Звягинцев С.Н.Звягинцев Члены комиссии Зайцева П.М.Зайцева Смирнов А.С.Смирнов Тимофеев О.Н.Тимофеев

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне (прил.1).

Директор школы № 12 Директор школы № 23 Никитин О.Д.Никитин Петров А.К.Петров

Экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи и визы согласования. Если лицо, подпись которого требуется, отсутствует, подписывает документ лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (“зам” или “И.О.”, и его фамилия). Проставления косой черты перед указанием должности или предлога “за” - грубая ошибка.