- •Документирование управленческой деятельности Общие правила оформления управленческой документации
- •Основные требования, предъявляемые к документу
- •1.1. Основные требования к документу
- •1.2. Форматы бумаги
- •1.3. Межстрочные интервалы
- •1.4. Поля документа. Нумерация страниц
- •1.5. Понятие бланка
- •1.6. Угловой и продольный штампы
- •2. Перечень и оформление реквизитов документов
- •2.1. «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации».
- •2.2. Герб субъекта Российской Федерации
- •2.3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
- •2.4. Код организации
- •2.5. Основной государственный регистрационный номер (огрн) юридического лица
- •2.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп)
- •2.7. Код формы документа
- •2.8. Наименование организации
- •2.9. Справочные данные об организации
- •2.10. Наименование вида документа
- •2.11. Дата документа
- •2000.01.06
- •2.12. Регистрационный номер документа
- •2.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •2.14. Место составления или издания документа
- •2.15. Адресат
- •2.16. Гриф утверждения документа
- •2.17. Резолюция
- •2.18. Заголовок к тексту
- •2.19. Отметка о контроле
- •2.20. Текст документа
- •2.21. Отметка о наличии приложений
- •2.22. Подпись
- •2.23. Гриф согласования документа
- •2.24. Виза согласования документа
- •2.25. Оттиск печати
- •2.26. Отметка о заверении копии
- •2.27. Отметка об исполнителе
- •2.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •2.29. Отметка о поступлении документа в организацию
- •Пример оформления положения о структурном подразделении
- •3.2. Должностная инструкция Унифицированная форма должностной инструкции
- •Пример оформления должностной инструкции секретаря-референта
- •4. Распорядительные документы
- •4.1. Приказ Форма приказа
- •Пример приказа по основной деятельности
- •4.2. Указание Форма указания
- •Пример указания
- •4.3. Распоряжение Форма распоряжения
- •Пример распоряжения по основной деятельности
- •4.4. Протокол Форма протокола
- •Пример протокола
- •4.5. Выписка из протокола Форма выписки из протокола
- •Пример выписки из протокола
- •5. Информационно-справочные материалы
- •5.1. Справка Форма справки с места работы
- •Пример справки с места работы
- •5.2. Докладные и объяснительные записки Форма докладной записки
- •Пример докладной записки
- •Форма объяснительной записки
- •Пример объяснительной записки
- •5.3. Акты Форма акта
- •Пример акта
- •5.4. Телеграммы, телефонограммы Пример телеграммы
- •Пример шифрованной телеграммы
- •Пример международной телеграммы
- •Форма телефонограммы
- •Пример телефонограммы
- •6. Документы по личному составу
- •6.1. Штатное расписание Форма штатного расписания
- •6.2. Личное заявление Форма личного заявления
- •Пример личного заявления
- •6.3. Приказ по личному составу Пример приказа личному составу
- •6.4. Примерная структура контракта по найму,
- •7. Деловое письмо Форма служебного письма
- •Пример исходящего письма
- •Пример входящего письма
- •Примеры текстов писем-просьб
- •Примеры текстов писем-ответов (отказов)
- •Примеры текстов писем-напоминаний
- •Примеры текстов писем-подтверждений
- •Примеры текстов сопроводительных писем
- •Примеры текстов договорных писем
- •Примеры текстов писем-предложений
- •Пример текста письма-приглашения
- •Пример текста информационного письма
- •8. Задания для практических работ протокол
- •Объяснительная записка
- •Докладная записка
- •Справка
- •Телеграммы, телефонограммы
- •Удостоверения
- •Расписка
- •Служебное письмо
- •Указание
- •Документы по личному составу
- •9. Задания для контрольных работ
- •9.1 Указания по оформлению контрольных работ
- •9.2. Контрольная работа №1. Создание бланков документов организации (предприятия)
- •И.О.Фамилия
- •8.3. Контрольная работа №2. Оформление организационно-распорядительных документов
- •660041 Красноярск, пр. Свободный, 79
- •** См. Общероссийский классификатор организационно-правовых форм собственности (окпф) ок 028-99, введен 01.01.2000
2.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Обязательный реквизит
Проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, и направления ответа. Свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Этот реквизит может включать в себя:
краткую справку об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;
при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер;
слова “В дело”;
индекс дела, в которое будет подшит документ;
дату направления документа в дело;
подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.
|
В дело 04-07 Чернова 09.06.01 |
|
Отвечено. 03-06/13 от 11.04.99. В дело. Петров |
|
Указание передано по телефону Моисеевой Н.И. В дело 07-12. Петухова 13.09.98 |
2.29. Отметка о поступлении документа в организацию
Является обязательным реквизитом для всех входящих документов. Включает порядковый номер и дату поступления документа. Для данного реквизита часто изготавливается штамп.
|
Вход. №________ Дата___________ |
Реквизит располагается на первом листе документа. Дата получения является началом отсчета срока исполнения полученного документа.
2.30. Идентификатор электронной копии документа
Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.
3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
3.1. Положение
Унифицированная форма положения
о структурном подразделении
|
Наименование организации
ПОЛОЖЕНИЕ
00.00.0000 № 00
Место составления документа __________________ |
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
Личная Расшифровка подпись подписи 00.00.0000
| ||
|
СТРУКТУРА ТЕКСТА 1. Общие положения. 2. Задачи и функции. 3. Права и ответственность. 4. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями. 5. Организация работы. | |||
|
Наименование должности руководителя структурного подразделения |
Личная подпись |
Расшифровка подписи | |
|
Визы согласования с заинтересованными должностными лицами
С положением ознакомлены:
должности
В дело № 00-00 Личная подпись 00.00.0000 |
Личные подписи Даты |
Расшифровки подписей | |
Пример оформления положения о структурном подразделении
|
ОАО «АВТОТРАНС»
ПОЛОЖЕНИЕ
10.05.2010 № 1
г. Красноярск
О секретариате
|
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «АВТОТРАНС»
Личная подпись П.И. Петров 12.05.2010
| ||
|
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
…. 2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ 2.1. Организация, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. 2.2. Обеспечение единого порядка документирования деятельности предприятия. 2.3. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов предприятия, внесение в них изменений. 2.4. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы с документами. 2.5…. … 3. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 3.1. Секретариат имеет право: 3.1.1. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами на предприятии; 3.1.2. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства. 3.2. Секретариат несет ответственность за: 3.2.1. Необеспечение установленного порядка работы с документами на предприятии. 3.2.2. Невыполнение указаний и поручений руководства предприятия и несоблюдение необходимых условий труда работников секретариата. 3.2.3 ... … 4. ВЗАИМОТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ Секретариат взаимодействует: 4.1. Со структурными подразделениями предприятия по вопросам документационного обеспечения управления. 4.2. С юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. 4.3. … … 5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ 5.1. Сотрудники секретариата работают в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка организации. 5.2. Сотрудники секретариата имеют ненормированный рабочий день. 5.3. … … | |||
|
Зав. секретариатом
|
Личная подпись |
Н.П. Розова | |
|
Юрисконсульт
________ К.А. Конев 10.05.2010
С положением ознакомлены:
секретарь-референт
секретарь
делопроизводитель
курьер
В дело № 01-03
Личная подпись 14.05.2010 |
Личная подпись 12.05.2010 Личная подпись 12.05.2010 Личная подпись 13.05.2010 Личная подпись 13.05.2010
|
Е.П. Ильин
Р.И. Иванова
Е.В. Ячнева
С.К. Морев
| |