2.23. Гриф согласования документа

Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).

Внутреннее и внешнее согласование выражается в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего – оформляется гриф согласования.

Гриф согласования проставляется ниже грифа «подпись» на лицевой стороне документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования:

СОГЛАСОВАНО

Начальник планового отдела

ОАО «ПОЛЕТ»

Личная подпись А.В. Светлова

01.07.2005

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

от 14.02.2005 № 4

Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Госстандарта РФ

от 15.12.2005 № 6 6/05-09

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

2.24. Виза согласования документа

Это подпись, подтверждающая факт ознакомления с документом (прил.5). Данный реквизит включает в себя:

должность (при необходимости);

личную подпись;

ее расшифровку;

дату

Юрисконсульт Моисеева Е.М.Моисеева 25.04.2000

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае делается пометка “Замечания прилагаются”.

Замечания прилагаются Юрисконсульт Моисеева Е.М.Моисеева 25.04.2000

Место визы ниже подписи или на левом поле документа, на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в организации. Для внутренних документов – это место в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника; для исходящих – это нижняя часть лицевой стороны копии отправляемого документа.

Проекты распорядительных документов – приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов – визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

В организациях должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении.

При наличии компьютерной сети согласование текста можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Этот реквизит используют для внутреннего согласования документов. Виза включает: личную подпись визирующего, подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

Юрисконсульт

Личная подпись А.В.Бобров

01.07.2005

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с предоставленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.5 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.:

Главный бухгалтер

Не согласен

Личная подпись Н.С. Петрова

01.07.2005

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Реквизит «Визы согласования документа» используется также и для оформления процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника, ответственного за исполнение вопросов по данному документу, и начинается словами: «С приказом (акта, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату и располагается ниже реквизита «Подпись»:

С актом ознакомлен: Личная подпись О.В. Марков

01.10.2005

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника:

С приказом ознакомлены:

начальник

отдела кадров Личная подпись Н.С. Васильева

04.08.2005

экономист

планового отдела Личная подпись Е.В. Григорьева

04.08.2005