1.2 Контроль за сменой жильцов

Окончание или заключение нового договора аренды происходит со­гласно установленной процедуре. С этими операциями сопряжен обмен информацией между пользователем, управляющим фондами на тактичес­ком уровне и некоторыми отделами управления на оперативном уровне (администрацией, техническим и коммерческим отделами). Полученные данные обрабатываются и в дальнейшем используются для проведения анализов и консультаций по вопросам политики управления.

1.3. Контроль за расходами на обслуживание

В договоре аренды указываются те услуги, выполнение которых управ­ляющим на тактическом уровне приходится на пользователя. На основе сметы расходов определяется ежемесячный или ежеквартальный аванс, который учитывается в регулярно проводимых расчетах с пользователем. Объем пакета оплачиваемых пользователем услуг варьируется в зависи­мости от сектора рынка и типа договора.

Ежегодно проводятся расчеты всех расходов и внесенных авансов. Расчеты с пользователями ведутся на основе полученного сальдо. При этом расходы на администрацию по обслуживанию приходятся также на счет пользователей. Таким образом, к общим расходам прибавляется процент расходов на администрацию. Для получения относительных показателей используются данные анализа расходов, которые систематизируются по секторам, видам недвижимости, типу жилья.

1.4. Составление отчетности

Информационным обеспечением управления на тактическом уровне служат данные оперативного у правления, которые готовят технический и коммерческий отделы с необходимой обработкой всей финансово-экономи­ческой информации в форме периодических или нерегулярных отчетов. То же касается отчетности управляющего на тактическом уровне перед управляющим портфелем и имущественного фонда (стратегический уро­вень). Такой отчет предоставляется ежеквартально, иногда ежемесячно, по установленной форме.

2. Техническое управление

Эта область оперативного управления недвижимостью включает в себя мероприятия, связанные с поддержанием недвижимости в рабочем состо­янии, проведение плановых и внеплановых (по вызову) ремонтных работ, проведение обновления и перепланировок, консультацию по техническим вопросам коммерческого отдела и консультацию по вопросам физического состояния недвижимости (табл. 4.).

Таблица 4. Техническое управление

Этапы	Наименование этапов:
I	Ремонт по вызовам (жалобы пользователя)
II	Ремонт при смене съемщиков
III	Договоры о техобслуживании
IV	Плановый ремонт
V	Коммерческий ремонт

2.1. Ремонт по жалобам пользователей

Жалобы пользователей относительно неисправностей, технического со­стояния недвижимости, недостатков или плохого обслуживания должны рассматриваться вежливо и своевременно. Процедуры их рассмотрения варьируются в зависимости от типа недвижимости. Сперва жалоба дол­жна анализироваться с проведением осмотра места происшествия или без такового. Затем необходимо определить, кто несет ответственность за неполадку и за чей счет приходится проведение работ по ее устранению. Все это необходимо оговорить с пользователем. В случае жилых помеще­ний, устранение неполадок внутри квартир или домов приходится за счет пользователей и производится самим жильцом, хотя возможны консуль­тации управления техническими экспертами управляющей организации. В комплексах или домах, где есть управдом или комендант, эти должно­стные лица могут играть важную роль в рассмотрении жалоб.