Пример оформления заявления

В правом верхнем углу пишется адресат: Ректору (1-я строчка) такого-то вуза (2-я строчка), например:

(1) Ректору ГОУВПО «Мордовский государственный университет им. Н.П. Огарева»;

(2) профессору Н.П. Макаркину;

(3) студента такого-то факультета;

(4) Ваши Ф.И.О. (в род. пад.).

Далее посередине строки (со строчной или прописной буквы) слово заявление. Далее с красной строки текст заявления. После текста в правой части подпись, дата (дата может ставиться и в левой части).

Реквизит «дата» указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» и печатается от границы левого поля. Дату также можно указать после текста заявления, также от границы левого поля, например:

 

Заявление 22.09.2008 Прошу Вашего разрешения продлить сроки зачетно-экзаменационной сессии в связи болезнью. Справка прилагается.... 22.09.2008 (Подпись)

 

Речевой этикет в документе

Речевой этикет регламентирует правила речевого поведения и выбор словесных формул приветствия, знакомства, поздравления, пожелания, благодарности, извинения, просьбы, приглашения, совета, предложения, утешения, сочувствия, соболезнования, комплимента, одобрения; к речевому этикету относят также манеру разговаривать (искусство вести беседу).

Приведем некоторые правила этикета, принятые в деловой корреспонденции.

1.Не допускайте ошибок в сведениях, относящихся к адресату письма: проверьте, правильно ли указаны фамилия, имя и отчество партнера, его должность и звание.

2. Избегайте избыточной вежливости («мы были бы вам весьма признательны, если бы вы не отказали в любезности сообщить нам...»).

З.Текст письма пишите либо от первого лица единственного числа или множественного числа (при этом личные местоимения не используются), либо от третьего лица единственного числа.

4. В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: Уважаемый г-н Степанов! (в этой формуле употреблено сочетание «господин + фамилия»); Многоуважаемый господин директор!; Уважаемые господа!(если получатели письма неизвестны); Уважаемые коллеги! (используется в общении людей одной профессии); Господин президент! (обращение без фамилии принято, если адресат является должностным лицом органа власти, депутатом, президентом (председателем) общества, компании, фирмы и т.п.). Если адресат вам хорошо знаком, лучше использовать менее официальные формулы: обращение по имени-отчеству или только по имени: Глубокоуважаемая Анна Петровна! Дорогая Анна! Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.

5. Не затягивайте с ответом. Если нет возможности сразу же дать подробный ответ, нужно подтвердить получение письма, сообщить о причинах задержки ответа и указать дату, когда вы сможете отправить более подробное письмо.

6. При необходимости отказать партнеру предложите пути решения проблемы: укажите условия, при которых вы могли бы выполнить просьбу, порекомендуйте другую фирму, которая занимается подобными вопросами.

7. При необходимости напомнить о выполнении обязанностей избегайте резких и категорических формулировок.

8. Не забывайте отправить партнеру письмо-благодарность за своевременный ответ на ваше письмо.

9. Используйте этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование и под.

 

Практическая часть

Задание 68

Докажите, что данные тексты относятся к официально-деловому стилю.

Объясните, как в них проявляются: стандартизированность, императивность, безличность, точность, логичность.

Найдите и подчеркните в них характерные языковые особенности официально-делового стиля.

(1) Выписка из Устава МГУ им. Н.П.Огарева

Студенты, обучающиеся в Университете, обязаны:

– глубоко овладеть теоретическими знаниями, современными методами исследования по избранной специальности, умениями самостоятельно и творчески пополнять свои знания;

– выполнять в установленные сроки все виды заданий, предусмотренных соответствующими учебными планами и программами обучения;

– соблюдать устав, правила внутреннего распорядка, правила проживания в общежитии, бережно относиться к духовным и материальным ценностям Университета;

– следовать общепринятым нравственным и этическим нормам.

 

(2) Контракт