Бюджетирование проекта

Под бюджетированием проекта понимается определение стоимостных показателей выполняемых в рамках проекта работ и проекта в целом, процесс формирования бюджета проекта, содержащего установленное (утвержденное) распределение затрат по видам работ, статьям затрат, по времени выполнения работ, по центрам затрат или по иной структуре

Перед руководством проекта всегда стоит задача выполнения проекта в срок, в рамках установленного бюджета и с надлежащим качеством. В связи с ограниченностью бюджета проекта, с неизбежностью возникают конфликты между подразделениями, вовлеченными в реализацию проекта, за финансовые ресурсы.

Бюджет проекта включают в себя суммарные оценочные затраты, необходимые для реализации проекта. Прежде чем приступать к реализации проекта, необходимо определить требования по объемам работ и требования к бюджету. Оба эти фактора являются крайне важными, поскольку представляют собой целевой план, с которым сравнивается выполнение проекта. В течение всего жизненного цикла проекта необходимо контролировать финансирование, сравнивать его с планом и при необходимости вносить поправки и изменения. По окончании проекта определяется освоение затрат, для чего фактические затраты сравниваются со значениями, заложенными в бюджете.

Контроль и регулирование проекта

в рамках информационной модели, руководитель проекта может использовать лишь сведения, получаемые из системы автоматизации деятельности предприятия и отдельной подсистемы.

Т.к. система в основном ориентирована на постоянных пользователей -функциональные подразделения, то информация, несмотря на определенную структурированность, оказывается избыточной и в ряде случаев бесполезной для руководителя проекта.

С другой стороны, попытки создать информационную систему управления проектом лишь на основе существующих функциональных систем наталкиваются на проблемы низкой оперативности информационного снабжения и узкой направленности для построения эффективной системы контроля за реализацией проекта необходимо соблюсти следующие требования:

- планы должны быть содержательными, четко структурированными и фиксированными;

- любое изменение в плане должно сопровождаться фиксированием внесенных поправок;

- система отчета за выполненные работы для финансирования расчетов должны быть ясной и понятной исполнителям, отражающей состояние проекта относительно исходных планов;

- следует заранее определить периодичность представления всех отчетов;

- необходимо предусмотреть эффективную систему реагирования, позволяющую преодолевать отклонения от запланированного хода работ, в том числе путем пересмотра плана.

Контроль выполнения проекта и устранение возникающих проблем осуществляются на основе информационной модели или информационной системы управления проектом (ИСУП).

Завершение проекта

Во-первых, необходимо выполнить все формальные процедуры. Иными словами, если проект выполнялся в согласовании с пунктами контракта, необходимо понять, как презентовать сторонам контракта результаты выполненных заданий. Проект не может считаться закрытым без формального принятия заказчиком конечного продукта или результата проекта. Подписание финального соглашения с заказчиками проходит значительно легче, если менеджер проекта заблаговременно согласовывает с ними результаты промежуточных отчетов или этапов и добивается их одобрения. В этом случае, формальное утверждение выхода из проекта его заказчиков означает их согласие с результатами последнего этапа, а не всего проекта в целом. Поскольку главной задачей управления проектами является выполнение требований заинтересованных сторон, на этапе сдачи результатов проекта важно убедить их в том, что их ожидания были оправданы

Необходимо решить все административные вопросы, которые могут оказаться важнее, чем формальные пункты проекта, особенно в том случае, если проект был реализован без заключения контракта. В административные задачи руководителя проекта на этапе его закрытия должны быть включено следующее.

- Осуществить все оставшиеся по проекту выплаты поставщикам, контрагентам и другим заинтересованным сторонам.

- Закрыть все кредиты после погашения всех платежей.

- Получить платежи по проекту, если он выполняется для клиента, финансирующего выполнение работ.

- Пересмотреть и обновить всю документацию;

- Обновить картотеку данных по персоналу или предоставить функциональным менеджерам командыинформацию для того, чтобы они могли составить отчет по проделанной работе участников проекта в следующем проекте.

- Составить полную документацию данных по проекту и удалить ненужную информацию;

- Составить список использованных активов баланса проекта, которые можно применить в других сферах организации;

- Подтвердить выход из проекта определенных заинтересованных сторон с тем, чтобы завершить проект.

- Оценить степень удовлетворения заинтересованных сторон результатами проекта, а также работой его руководителя.

- Собрать все полученные знания и опыт в одном месте для их дальнейшего использования.

- Распустить команду проекта, дав им возможность приступить к работе над другими задачами организации.

- Освободить рабочее пространство (офис) проекта.

- Уведомить всех заинтересованных сторон об окончании проекта и доступности ресурсов для осуществления других видов работ;

- Отметить достижения команды проекта и выразить признание отдельным лицам за их вклад в развитие проекта или задачи, выполненные сверх нормы.

- Убедиться, что весь спектр заданий выполнен;

- Удостовериться у заинтересованных сторон в применимости и высоком качестве результатов проекта и получить от них письменное подтверждение.

Этап завершения проекта подразумевает создание и систематизацию архива данных – единого файла документов, в котором хранится вся информация по проекту, доступная всем ее участникам. Как правило, в крупных компаниях юридический отдел составляет программу хранения данных, в которой задаются параметры и сроки службы тех или иных документов. Это особенно важно для финансовой документации проекта, которая должна учитывать все нюансы законодательной и налоговой систем страны.

Роспуск команды

 Данная задача подразумевает следующие шаги:

- выразить благодарность за вклад, внесенный сотрудниками в достижение результатов проекта;

- оказать содействие сотрудникам в нахождении дальнейшей работы.

Выразить благодарность можно просто, сказав «спасибо», подарив футболки, фарфоровые тарелки с благодарственной надписью, какие-либо другие памятные подарки, или же вручив сотрудникам денежное вознаграждение. Здесь важно не упустить никого из тех, кто внес вклад в проект в той или иной степени. Для чего это следует делать? Вполне возможно, что будет открыт следующий проект, и вы захотите, чтобы члены команды продолжили работу именно с вами. Что касается второго шага, то менеджер проекта, оказывая содействие сотрудникам проекта в нахождении дальнейшего места работы, может, как просто проинформировать их об имеющихся возможностях, так и приложить более существенные усилия.

Итоговый анализ этапа закрытия проекта

 Организация, которая стремится к успешному процессу закрытию работ, должна придерживаться следующих правил:

- Следует составить список завершающих мероприятий. Важно не упустить ничего из того, что может помешать успешному завершению проекта;

- Трудовой вклад каждого члена команды оценен и зафиксирован документально;

- Все документы должны быть обновлены, и отражать заключительный статус проекта и его результатов;

- Документы проекта должны находиться в компьютерной системе, куда, при необходимости, могут обратиться другие менеджеры проектов компании;

- Должно быть письменное подтверждение того, что цели проекта достигнуты, конечные пользователи также должны подтвердить этот факт;

- Команда проекта должна торжественно отметить закрытие проекта. Сотрудникам проекта следует вынести благодарность за вклад, внесенный в достижение результатов проекта;

- Накопленные знания должны быть обработаны и доступны всей организации. Это позволяет использовать накопленный на проекте опыт в дальнейшем, при возникновении необходимости создавать и планировать аналогичные проекты и инициативы.

- Следует провести оценку удовлетворенности заинтересованных сторон, в особенности заказчика. Как правило, такая оценка проводится третьей стороной.