1.7. Організація обліку дебіторської заборгованості.

Основними завданнями організації обліку дебіторської заборгованості є:

— визначення з критеріями класифікації дебіторської заборгованості;

— вибір методу визначення резерву сумнівних боргів;

— розробка графіку документообігу для документів, що підтверджують виникнення дебіторської заборгованості, та доведення цієї інформації до виконавців;

— вибір облікових регістрів, в яких відображається дебіторська за­боргованість, та доведення цієї інформації до конкретних виконавців;

— організація передачі інформації з облікових регістрів до центральної бухгалтерії (головному бухгалтеру) для її відображення в звітності.

Головним завданням управління дебіторською заборгованістю є:

— сприяння зростанню обсягу продаж шляхом надання комерційного кредиту і тим самим — зростанню прибутку;

— підвищення конкурентоздатності за допомогою відстрочення платежів;

— визначення ступеня ризику несплати рахунків покупцями;

— надання рекомендацій щодо зменшення кількості фактично або потенційно неплатоспроможних покупців.

Бухгалтерський облік повинен відображати вжиті заходи на бухга­лтерських рахунках та, відповідно, їх вплив на фінансові результати діяльності підприємства.

Довгострокова дебіторська заборгованість – сума дебіторської заборгованості фізичних та юридичних осіб, яка не виникає в ході нормального операційного циклу та буде погашена після дванадцяти місяців з дати балансу. Така заборгованість у момент визначення оцінюється за первинною вартістю. Інформацію у статті балансу „Довгострокова дебіторська заборгованість” формують, використовуючи дані субрахунки:181 „Заборгованість за майно, що передано у фінансову оренду”, 182 „Довгострокові векселі одержані”, 183 „Інша дебіторська заборгованість”. На підприємстві ТОВ „Гайсинський консервний комбінат” такий вид заборгованості не виникає.

Дебітори — це юридичні та фізичні особи, які внаслідок минулих подій заборгували підприємству певні суми грошових коштів, їх еквівалентів або інших активів. ТОВ “Гайсинський консервний комбінат” визнання, оцінку та облік дебіторської заборгованості здійснює відповідно до П(С)БО - 10 "Дебіторська заборгованість".

Згідно з цим П(С)БО дебіторська заборгованість поділяється на довгострокову і короткострокову.

Довгостроковою дебіторською заборгованістю визнається заборгованість, яка не виникає в ході нормального операційного циклу; буде погашена після 12 місяців з дати балансу.

Поточна дебіторська заборгованість (короткострокова) — це заборгованість, що виникає в ході нормального операційного циклу або буде погашена протягом 12 місяців з дати балансу. Особливістю визнання поточної дебіторської заборгованості за продукцію, товари, роботи, послуги є те, що вона визнається одночасно з визнанням доходу від реалізації продукції, товарів, робіт чи послуг.

Дебіторську заборгованість класифікують за різними ознаками. Згідно із класифікацією за об’єктами, щодо яких вона виникла, виділяють такі види дебіторської заборгованості:

—заборгованість орендаря за фінансовою орендою, яка відображається в балансі орендодавця;

—заборгованість забезпечена векселями;

—надані позики;

—дебіторська заборгованість за продукцію, товари, роботи, послуги;

—дебіторська заборгованість за розрахунками (з бюджетом, за виданими авансами, з нарахованих доходів, із внутрішніх розрахунків);

— інша дебіторська заборгованість.

Залежно від своєчасності погашення дебіторську заборгованість поділяють на:

—дебіторську заборгованість, строк оплати якої не настав (строкова дебіторська заборгованість);

—дебіторська заборгованість не сплачена в строк (прострочена), у тому числі: сумнівна дебіторська заборгованість; безнадійна дебіторська заборгованість.

Для організації обліку розрахунків з дебіторами використовують наступні рахунки : 34 „Короткострокові векселі одержані”, 36 „Розрахунки з покупцями і замовниками”, 37 „Розрахунки з різними дебіторами”, 38 „Резерв сумнівних боргів” у відповідності з їх субрахунками.

Облік заборгованості покупців, замовників та інших дебіторів за відвантажену продукцію, виконані роботи, наданні послуги та за іншими операціями, забезпеченими векселями в національній та іноземній валюті, ведеться на рахунку 34 „Короткострокові векселі одержані”. Він має такі субрахунки:

• 341 „Короткострокові векселі, одержані в національній валюті”;

• 342 „Короткострокові векселі, одержані в іноземній валюті”.

По дебету даного рахунку відображається отримання векселів за продані товари, та за іншими операціями, по кредиту – отримання коштів в погашення векселів, погашення отриманим векселем кредиторської заборгованості, передача векселя за індосаментом, продаж його третій стороні тощо.

Для організації обліку дебіторської заборгованості з покупцями та замовниками, крім заборгованості не забезпеченої векселем, використовується рахунок 36 „Розрахунки з покупцями та замовниками”. За дебетом рахунка відображається продажна вартість реалізованої продукції, товарів, виконаних робіт, наданих послуг (у т. ч. на виконання бартерних контрактів), яка включає податок на додану вартість, акцизи та інші податки, збори (обов'язкові платежі), які підлягають перерахуванню до бюджету та позабюджетних фондів і включені до вартості реалізації. За кредитом рахунка 36 відображається сума платежів, які надійшли на рахунки підприємства в банківських установах, у касу та інші види розрахунків.

Планом рахунків для передбачені наступні субрахунки:

• 361 „Розрахунки з вітчизняними покупцями”;

• 362 „Розрахунки з іноземними покупцями”;

• 363 „Розрахунки з учасниками ПФГ”.

Сальдо за дебетом рахунка відображає заборгованість покупців і замовників за отриману продукцію (роботи, послуги). На підприємстві ТОВ „Гайсинський консервний комбінат” саме дебіторська заборгованість за товари, роботи, послуги займає значну питому вагу в складі оборотних активів. Взаємовідносини підприємств з покупцями (замовниками) пов'язані з укладанням договору купівлі-продажу своєї продукції (товарів). Основними первинними документами, які оформляє досліджуване підприємство при здійсненні розрахунків із покупцями та замовниками є: накладні, рахунки-фактури, акти прийнятих робіт, послуг, податкові накладні, товарно-транспортні накладні

Синтетичний облік по рахунку 36 ведеться в журналі-ордері №6. Аналітичний облік ведеться за кожним покупцем, замовником, за кожним пред’явленим до сплати рахунком.

Розрахунки з різними дебіторами виникають з різних причин. У процесі господарської діяльності підприємства вступають у розрахункові взаємовідносини з покупцями і замовниками (за реалізовану їм продукцію, виконані роботи та послуги), з установами банку, з фінансовими органами, проводять розрахунки по претензіях тощо. Для організації обліку планом рахунків передбачено рахунок 37 „Розрахунки з різними дебіторами”, який має сім субрахунків:

• 371 „Розрахунки за виданими авансами”, на якому ведеться облік авансів, наданих іншим підприємствам. Вони передбачають використання наступних документів: договір, виписка банку, платіжне доручення.

• 372 „Розрахунки з підзвітними особами” - ведеться облік розрахунків з підзвітними особами. Сальдо субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо – в складі оборотних активів, кредитове сальдо – в складі зобов’язань балансу підприємства. Основними первинними документами є прибутковий і видатковий касові ордери, авансовий звіт про витрачені суми та додані підтверджуючі документи. Підприємство ТОВ „Гайсинський консервний комбінат” направляючи працівника у відрядження оформляє наказ, в якому зазначено пункт призначення, назву підприємства, куди відправляють працівника, термін і мету відрядження. Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому відповідного посвідчення про відрядження.

• 373 „Розрахунки за нарахованими доходами” - ведеться облік нарахованих дивідендів, відсотків, роялті тощо, які підлягають отриманню. Вони оформляються довідками та розрахунками бухгалтерії.

• 374 „Розрахунки за претензіями” - ведеться облік розрахунків за претензіями, які пред’явлені постачальникам, підрядникам, транспортним та іншим організаціям, а також за пред’явленими їм та визнаними штрафами, пенею, неустойками. Передбачають використання таких документів, як претензії, акти приймання вантажу, рішення судових органів (арбітражу), письмові згоди постачальників на пред'явлені претензії, виписки установ банку на суми, що надійшли в порядку задоволення претензій.

• 375 „Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків” - ведеться облік розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків у результаті нестач і втрат від псування цінностей, нестач та розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено Основними документами є протокол засідання інвентаризаційної комісії, наказ керівника.

• 376 „Розрахунки за позиками членам кредитних спілок”;

• 377 „Розрахунки з іншими дебіторами” - ведеться облік розрахунків за іншими операціями, облік яких не відображається на інших субрахунках рахунку 37. При цьому використовуються наступні документи: прибутковий і видатковий касові ордери, виписка банку рахунок тощо.

Синтетичний облік по даному рахунку, крім субрахунку 372, ведеться в журналі-ордері №8. По субрахунку 372 – в журналі-ордері №3. Аналітичний облік ведеться за кожним дебітором, за видами заборгованості, термінами її виникнення й погашення.

При реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) з оплатою після реалізації (у кредит) підприємство має ризик непогашення всієї дебіторської заборгованості. Тому на підприємстві завжди є дебіторська заборгованість, щодо повернення якої є сумніви. Сумнівний борг – це поточна заборгованість за продукцію, товари, роботи, послуги, щодо якої існує невпевненість її погашення боржником.

На фактичну суму цієї заборгованості для організації обліку пропонується створювати резерв сумнівних боргів. Для його нарахування використовується рахунок 38 „Резерв сумнівних боргів”, який є контррахунком до рахунка 36 „Розрахунки з покупцями” та використовується для корегування оцінки дебіторської заборгованості покупців і замовників за товарних операціями та інших дебіторів за нетоварними операціями. За кредитом даного рахунку відображається створення резерву у кореспонденції з дебетом рахунку 944 „Сумнівні та безнадійні борги”, а за дебетом - списання сумнівної заборгованості та безнадійних боргів. Аналітичний облік на рахунку 38 „Резерв сумнівних богів” ведеться в розрізі боржників чи за строками непогашення дебіторської заборгованості.

П(С)БО 10 „Дебіторська заборгованіть” пропонує два методи нарахування резерву сумнівних боргів:

• застосування абсолютної суми сумнівної заборгованості;

• застосування коефіцієнту сумнівності.

Перший метод є самим простим. Його можливо застосовувати на підприємствах з невеликою кількістю дебіторів, де є можливість з даних аналітичного обліку аналізувати їх платоспроможність. Величина резерву сумнівних боргів визначається повністю на суму сумнівної заборгованості.

Другий метод потребує більше часу і на підприємствах з великою кількістю дебіторів він більш доцільний у використанні. За методом застосування коефіцієнта сумнівності величина резерву розраховується як добуток дебіторської заборгованості на початок періоду на коефіцієнт сумнівності. П(С)БО 10 „Дебіторська заборгованіть” рекомендує розраховувати коефіцієнт сумнівності одним з трьох способів:

• визначення питомої ваги безнадійних боргів у чистому доході;

• класифікація дебіторської заборгованості за строками непогашення;

• визначенням середньої питомої ваги списаної протягом періоду дебіторської заборгованості у сумі дебіторської заборгованості на початок відповідного періоду за попередні 3-5 років.

При визнанні дебіторської заборгованості безнадійною, тобто дебіторською заборгованістю, щодо якої існує впевненість щодо її неповернення боржником або за якою минув строк позовної давності, вона буде списана за рахунок резерву. Якщо суми безнадійних боргів менше від суми нарахованого резерву, рахунок 38 „Резерв сумнівних боргів” буде мати кредитове сальдо на кінець звітного періоду. Якщо суми безнадійних боргів у поточному періоді більш, ніж нарахований резерв, то частина безнадійного боргу, яка перевищує нарахований резерв безнадійних боргів, списується за рахунок витрат поточного періоду (дебет рахунка 944 „Сумнівні та безнадійні борги”).

Організуючою ланкою організації документування операцій з дебіторською заборгованістю є графік документообігу ( додаток 8).