1.4. Організація роботи облікового апарату.

Відповідно до Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства:

• забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановлені терміни фінансової звітності;

• забезпечує складання та подання у встановлені строки фінансову звітність, користувачам зазначеної звітності, яка визначена законодавством;

• організує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;

• бере участь в оформленні матеріалів, пов’язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства;

• забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства.

Крім обов’язків головному бухгалтеру надані широкі права. Зокрема, головний бухгалтер має право встановлювати для всіх підрозділів підприємства вимоги щодо порядку оформлення господарських операцій, строки оформлення та подання до бухгалтерії необхідних документів і відомостей виробничими підрозділами та службами підприємства; право затримувати виконання неправильних і зовсім не виконувати незаконні розпорядження з повідомленням про це керівника підприємства.

Основні функції бухгалтерії випливають з основних функцій бухгалтерського обліку. Тобто, на бухгалтерію покладаються три основні функції:

—облікова (інформаційна);

• контрольна;

• аналітична.

Поділ апарату на відділи, сектори, конкретних виконавців залежить від обсягу облікових робіт, специфіки діяльності. При цьому через недостатність обсягу робіт з обліку однорідних операцій досить часто окремим виконавцям доручається вести облік різноманітних операцій.

Важливу роль в успішному розв’язанні завдань, покладених на апарат бухгалтерії, відіграє чітке розмежування обов’язків між окремими її працівниками. Функції кожного облікового працівника, його обов’язки, відповідальність за ведення обліку і права визначаються службовими характеристиками і посадовими інструкціями.

Для внутрішнього аудиту і контролю на підприємствах досить часто створюють окрему службу внутрішнього аудиту і контролю. Ця служба може бути створена у формі відділу, групи, сектору чи окремого спеціаліста —внутрішнього аудитора.

Під внутрішнім аудитом розуміють незалежну експертну діяльність служби внутрішнього аудиту підприємства, яка полягає в проведенні перевірок та здійсненні оцінки, як правило, таких елементів:

—системи внутрішнього контролю підприємства;

—фінансової і господарської інформації;

—економічності та продуктивності діяльності підприємства;

—дотримання законів, нормативних актів та інших зовнішніх вимог.

Внутрішній контроль — сукупність процедур, що здійснюються службою внутрішнього контролю підприємства і забезпечують:

—дотримання законодавства та внутрішніх регламентуючих документів при здійсненні підприємством господарських операцій;

—достовірність та повноту інформації, яка надається наглядовим і виконавчим органам підприємства;

—збереження активів підприємства і зв’язків з покупцями та замовниками;

• виконання затверджених планів (кошторисів) підприємства.

Обсяг і мета внутрішнього аудиту і контролю можуть змінюватися залежно від розміру, структури підприємства, сфери діяльності та вимог його керівного органу. Служби внутрішнього аудиту і контролю діють на підставі положення, затвердженого керівним органом підприємства і, звичайно, підпорядковуються лише йому.

Головний бухгалтер фінансової установи повинен відповідати таким професійним вимогам:

а) мати вищу освіту (спеціаліст, магістр);

б) пройти підвищення кваліфікації за формою “спеціалізація”;

в) мати стаж роботи на посадах головного бухгалтера або бухгалтера, фінансового директора не менший двох років, зокрема, на ринках фінансових послуг — не менший 1 року (для головного бухгалтера кредитної спілки та ломбарду — мати стаж роботи на посадах головного бухгалтера або бухгалтера, фінансового директора не менший трьох років);

г) протягом останніх п’яти років не бути керівником, фінансовим директором або головним бухгалтером фінансової установи, визнаної банкрутом, підданої процедурі примусової ліквідації, або до якої було застосовано захід впливу відповідним органом, який здійснює регулювання ринків фінансових послуг, у вигляді відсторонення керівництва від управління фінансовою установою та призначення тимчасової адміністрації;

ґ) не мати непогашеної судимості за умисні злочини, злочини у сфері господарської та службової діяльності, а також не бути позбавленим права обіймати певні посади та займатися певною діяльністю.

Головні бухгалтери фінансових установ мають проходити підвищення кваліфікації за формою “спеціалізація” кожних 3 роки.

Суттєвою мірою ефективна робота бухгалтерії залежить від належного підбору та розстановки кадрів. В основу підбору кадрів повинні покладатись:

—їх ділова активність;

—професійна компетентність;

— відношення до дорученої справи;

—вміння працювати командою.

На підставі затвердженої структури підприємства керівник затверджує штатний розклад. На кожну посаду, передбачену штатним розкладом (крім категорій робітників), керівником підприємства затверджується посадова інструкція. Посадова інструкція — це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов’язки, права і відповідальність посадової особи. Вона розробляється для кожної конкретної штатної посади.

Посадова інструкція сприяє правильному вирішенню питань розподілу обов’язків між категоріями працівників, забезпечує єдність посадових обов’язків і кваліфікаційних вимог, які до них пред’являються.

Посадові інструкції працівників дають змогу:

—встановити для кожного працівника перелік належних до виконання операцій;

—визначити та закріпити обов’язки кожної особи, а також його права та персональну відповідальність;

—контролювати виконання роботи кожного виконавця, оцінити її результати.

Крім того, посадові інструкції розмежовують завдання кожної служби, вносять узгодженість дій різних служб управління підприємства (установи), враховують раціональне використання фонду робочого часу.

Посадові інструкції розробляються за дорученням керівника підприємства (про що видається відповідний наказ) відділом кадрів (службою управління персоналом) або керівниками структурних підрозділів (начальниками відділів). Текст посадових інструкцій узгоджується з юридичною службою і затверджується керівником підприємства. Кожний працівник має бути ознайомлений з посадовою інструкцією під розписку із зазначенням дати ознайомлення. Для облікових працівників підприємства посадові інструкції розробляються головним бухгалтером підприємства.

В посадовій інструкції детально викладаються обов’язки, права і відповідальність посадової особи. Підставою для визначення завдань і обов’язків служить кваліфікаційний довідник посад службовців. Положення про головних бухгалтерів взагалі є посадовою інструкцією головного бухгалтера.

Дотримання посадової інструкції має бути покладено в основу оцінки роботи посадової особи.

Посадові інструкції заступника головного бухгалтера та старшого обліковця фабрикатного цеху ТОВ “Гайсинський консервний комбінат” знаходяться у додатках 9, 10.

Посадові інструкції зберігаються 3 роки після заміни їх новими.

Усі працівники, зайняті обліком і звітністю, підпорядковуються головному бухгалтеру і призначаються керівником підприємства за рекомендацією головного бухгалтера. Він встановлює для кожного облікового працівника службові обов’язки і контролює їх виконання.

Розпорядження головного бухгалтера щодо порядку і строків документального оформлення господарських операцій, подання в бухгалтерію належних документів є обов’язковими для всіх працівників підприємства, які причетні до обліку.

Головний бухгалтер контролює дотримання чинного законодавства і має право другого підпису: його підпис є контролюючим. Без підпису керівника господарства чи головного бухгалтера документ вважається недійсним.

Головному бухгалтеру (або особі, на яку покладено функції ведення бухгалтерського обліку на підприємстві) забороняється приймати до виконання документи по операціях, що порушують чинне законодавство, фінансову дисципліну. При отриманні від керівника підприємства розпорядження на здійснення такої операції головний бухгалтер, не підписуючи такий документ, повинен письмово попередити керівника про незаконність даного розпорядження. Якщо керівник письмово наполягає на здійсненні такої операції, головний бухгалтер підписує документ. У цьому випадку всю повноту відповідальності за незаконність операції несе керівник підприємства.

Відповідно до наказу “Про облікову політику підприємства” ТОВ “Гайсинський консервний комбінат” бухгалтерський облік на підприємстві організовують силами бухгалтерської служби (бухгалтерії), керованої головним бухгалтером, яка підпорядкована безпосередньо директору.

Обов’язки заступника головного бухгалтера визначають посадовою інструкцією (додаток 9).

Склад бухгалтерії встановлюють розкладом, а обов’язки кожного працівника бухгалтерського підрозділу регламентуються відповідними посадовими інструкціями.

Бухгалтерський облік організовують на основі Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань та господарських операцій підприємств і організацій та інструкції № 291 за журнально - ордерною і меморіально - ордерною формою з елементами комп’ютерної обробки за допомогою прикладної програми.

Затверджують робочий план рахунків підприємства з використанням рахунків першого, другого та третього порядку.

Отже, в ринкових умовах господарювання, щоб головний бухгалтер міг виконувати свої обов’язки і використовувати свої права, він повинен бути економічно і юридичне освіченим, знати різні методи формування тих або інших показників і результатів діяльності, повинен вміти вибрати і запропонувати керівництву той варіант облікової політики, який найбільш повно забезпечує реалізацію прийнятої на підприємстві фінансової стратегії.