Некоторые рекомендации по выбору системы

Проблемы выбора системы автоматизации управления предприятием возникают практически всегда, когда руководство, ощущая потребность в современном инструменте управления, в то же время не может четко сформулировать основные требования к системе.

Как правило, руководитель предприятия должен иметь необходимую информацию о реальном положении дел в организации. Обычно к такой информации относятся наиболее «проблемные» места: неконтролируемые действия персонала (элементарное воровство), потери от недостаточно оперативного реагирования на изменение ситуации внутри и вне предприятия (изменение спроса, наличие значительного уровня товарно-материальных запасов, несвоевременная информация о финансовых операциях и т. п.), проблемы с организацией бухгалтерского учета и многие другие. При этом на свет рождается распоряжение специалистам отдела АСУ подыскать «подходящую» систему, и хорошо, если при этом сообщаются хотя бы ориентировочные финансовые параметры.

Что происходит дальше, представить не сложно. Отдел АСУ находит систему, удовлетворяющую текущим требованиям. Если она подходит по стоимости и характеристикам, то через некоторое время персонал предприятия начинает работать уже в новой системе. Однако у директора появляются новые проблемы, и вновь отдел АСУ занимается поиском системы. Проходит небольшое время, и в организации начинают параллельно работать несколько различных систем, которые могут дублировать друг друга. Пользователи систем, ввиду разрозненности решений, вынуждены вести параллельный учет как при помощи программных средств, так и проверенным способом — вручную. В результате нагрузка возрастает, появляются задержки с вводом данных в информационную систему, и через некоторое время оперативность и достоверность информации, получаемой руководителем из информационной системы, уже не больше, чем была раньше, до «информатизации предприятия». Директор начинает проявлять недовольство своим персоналом, сотрудники — отделом АСУ, а отдел АСУ в сердцах клянет своего начальника и весь белый свет в придачу. А ведь многих ошибок можно было избежать гораздо раньше.

Все дело в том, что ни директор предприятия, ни начальник отдела АСУ не вспоминали о критериях выбора системы автоматизации управления предприятием. Но даже если они имеют некоторое представление об этих критериях, то возникает риск преобладания одного из них над другими при принятии решения о выборе. Рассмотрим возможные последствия, к которым может привести подобное преобладание.

Выбор возможного поставщика системы. Самая большая проблема может возникнуть у предприятия при выборе фирмы. Надо выбрать такую, которая не исчезнет через некоторое время. При этом надеяться на нормальное сопровождение, а уж тем более на переход к новым версиям программного продукта не приходится. Малейшее изменение российского законодательства — и надо покупать новую систему! Но, во-первых, на отечественном рынке существует большое количество довольно устойчивых и хорошо себя зарекомендовавших компаний, занимающихся разработкой систем автоматизации управления, а во-вторых, даже при работе с незнакомой компанией при покупке системы можно получить также и все исходные коды. Это обязывает содержать в своем штате несколько квалифицированных программистов, но зато снимает многие проблемы с сопровождением и внедрением системы.

Поиск информации и удобство работы пользователей. Простота и удобство работы иногда могут оказаться решающим фактором при выборе системы, особенно если сравнивается несколько практически аналогичных программных продуктов. Кроме того, данный критерий косвенно свидетельствует о квалификации компании-разработчика.

Гибкость системы является важным критерием ее выбора в том случае, если предприятие не собирается стоять на месте, т. е. если оно планирует развиваться, совершенствовать свою деятельность или просто функционирует в условиях постоянного изменения внешних условий (например, отечественного законодательства). Отсутствие гибкости у системы приводит к необходимости постоянного привлечения дорогостоящих специалистов фирмы-разработчика или компании-интегратора для настройки системы автоматизации управления предприятием под меняющиеся потребности деятельности. Такое положение может свести на нет весь финансовый эффект от внедрения системы.

О легкости внедрения имеет смысл говорить в том случае, если предприятие жестко ограничено в конечных сроках и силах, необходимых для приведения системы в рабочее состояние. Однако забывать об этом критерии ни в коем случае нельзя, иначе внедрение автоматизированной системы рискует превратиться в бесконечный процесс.

Тиражируемость системы (или, другими словами, количество ее внедрений) является серьезным аргументом, который помогает принять окончательное решение при выборе системы автоматизации. Так, если система не привлекла внимания ни одного из предприятий (а желательно, чтобы она была внедрена на предприятии аналогичного профиля), это должно по крайней мере насторожить. А если система внедрена, то общение с персоналом организации, в которой она успешно эксплуатируется, позволит избежать возможных ошибок.

Таким образом, выбор системы автоматизации управления предприятием — это непростая задача, сложность которой может возрастать с ростом масштабов предприятия, и осуществлять его должны квалифицированные специалисты в соответствии с реальными потребностями организации.

Один из эффективных способов принятия решений заключается в ранжировании используемых критериев по их важности. Ниже приводится несколько конкретных рекомендаций по принятию решений при выборе системы.

Заказная или адаптированная система

Основные аргументы за и против этих вариантов приведены в табл. 12.

Практика показывает, что выбор варианта заказной системы оправдан практически только в двух случаях:

• при уникальности автоматизируемых процессов,

• при отсутствии на рынке требуемой системы.

Таблица 12

	Аргументы «за»	Аргументы «против»
Самостоятельная разработка (заказная)	Полное соответствие текущим требованиям организации Наличие предыдущих наработок	Большая стоимость разработки (особенно по сравнению со стоимостью «коробочных» продуктов) Возникновение проблем, связанных с модификацией системы
Готовая система (адаптированная)	Поддержка и обновление версий Соответствие российским и международным стандартам	Высокая стоимость готовых систем (среднего и особенно высшего класса) Зависимость от фирмы разработчика

Как правило, такие ситуации возникают при автоматизации деятельности органов государственного управления, функции которых уникальны по определению, или корпораций, ведущих специфический бизнес, например брокерский. Есть, правда, и другой предельный случай: небольшое предприятие, отсутствие средств на закупку готовой системы, приводящее к тому, что один из сотрудников, знающих программирование, пишет в свободное время эту систему сам.

Отечественная или зарубежная система

Существуют два полярных мнения:

1) сколько бы ни стоила отечественная система, она предпочтительнее импортной, внедрение которой обходится несравнимо дороже. Кроме того, отечественные системы лучше приспособлены к условиям российского бизнеса;

2) единственными системами, которые позволяют полностью автоматизировать все аспекты управления предприятием, являются зарубежные системы типа ERP. Поэтому, несмотря на их более высокую стоимость, предприятиям следует выбирать именно ERP-системы, жизнеспособность которых подтверждена мировым опытом.

Обобщая эти два мнения, можно сказать, что в данном случае определяющими являются следующие критерии:

• функциональная полнота,

• «функциональная стоимость», т. е. доли используемых клиентом возможностей системы за потраченные им деньги.

Уровень системы

К сожалению, для многих руководителей наиболее часто первым и практически единственным критерием служат затраты на создание системы. Иногда затраты на создание ассоциируются только со стоимостью программно-аппаратных средств. Однако такой подход может привести к покупке очередной коробки, которая будет пылиться на полке, или, в лучшем случае, к установке системы только в отделе АСУ предприятия.

Функциональная полнота предлагаемого решения, как уже было показано выше, — один из важнейших критериев, на основании которых необходимо производить отбор. Выбор системы, которая обладает ограниченным набором возможностей, приведет к тому, что предприятие через некоторое время будет вынуждено затратить, возможно, гораздо большие усилия на решение оставшейся части проблем. Поэтому единственно правильным выходом изданной ситуации является рассмотрение функциональных возможностей систем автоматизации управления предприятием в свете принятой стратегии организации и, в частности, стратегии автоматизации. Еще одним подводным камнем является практически повсеместно встречающееся несоответствие рекламных заверений компаний-производителей фактическим возможностям систем. Однако и это препятствие легко обойти, так как многие компании-производители кроме демонстрации возможностей своих программных продуктов могут поставить их на предприятие для опытной эксплуатации.

При выборе системы среднего и высокого уровня необходимо быть готовым к проведению реорганизации предприятия, что связано с дополнительными затратами времени и средств. Успех реорганизации в первую очередь определяется позицией руководства. Таким образом, при выборе уровня системы основными критериями являются:

• функциональная полнота,

• готовность руководства к реорганизации бизнес-процессов.