Предпроектное обследование

Обычно необходимость предпроектного обследования не вызывает сомнения. Если компания-разработчик объявляет его частью работ по внедрению, то отказать ей в этом невозможно, в противном случае с разработчика будет снята вся ответственность за возникающие проблемы. Если же для помощи приглашены сторонние консультанты, то предпроектное обследование и разработка на их основе перспективной схемы работы организации, а также плана перехода являются объектом их работы.

Однако результаты предпроектного обследования могут существенно различаться в зависимости от того, кто и по каким методикам его проводит. Результатами наиболее полного предпроектного обследования должны быть следующие документы:

• описание текущей деятельности организации и информационной системы. Данное описание становится более наглядным и полезным, если выполнено в графическом формате с текстовыми пояснительными записками;

• перечень документов, участвующих в документообороте, их состояние и печатные формы;

• альбом отчетности, формируемой в организации;

• перспективная модель организации после реструктуризации информационной системы, включая оптимизированную систему документооборота. Также необходимо провести полную экономическую оценку проекта;

• подробный план перехода от текущей модели к перспективной с указанием ресурсов, сроков и исполнителей;

• список доработок информационной системы, утвержденный к внедрению.

Учитывая большой объем предстоящих работ и необходимость проверенных методик для проведения подобного обследования, наиболее логично поручить их либо консалтинговым компаниям, либо специализированному подразделению компании-разработчика.

В ряде случаев можно обойтись сокращенным предпроектным обследованием. Это так называемая двухшаговая реализация проекта. Первый шаг — простая смена ядра системы без расширения функционала и оптимизации документооборота, второй шаг — реализация новых требований на уже работающем новом ядре. Данный подход более стабилен и снижает угрозу работоспособности организации в целом, однако требует большего времени. В этом случае в качестве предпроектного обследования достаточно описания текущего функционала информационной системы. Обследование может быть выполнено либо сотрудниками компании-разработчика, либо сотрудниками кредитной организации.

Несмотря на то что предпроектное обследование требует определенных финансовых затрат, по его результатам рекомендуется сделать дополнительное подтверждение решения о начале реализации проекта с учетом нового понимания объема работ, скорректированного бюджета и ожидаемого эффекта. Обоснованный отказ от проекта на данном этапе будет понят как акционерами, так и высшем руководством. Отказ от проекта на последующих этапах будет означать его провал и, как следствие, санкции для менеджеров и исполнителей.

Одним из важнейших результатов предпроектного обследования, независимо от выбранного сценария, должен стать план проекта, который настолько важен, что ему будет посвящена отдельная глава.