Выбор системы без участия консультантов

В принципе при выборе автоматизированной системы совсем не обязательно участие консультантов. Нужно только взвешенно и трезво подходить к этому вопросу и заранее сформулировать для себя важные критерии. Основной критерий выбора системы — ее функциональная полнота. Система должна автоматизировать все основные операции учета на предприятии, а также, возможно, некоторые специфические операции, характерные для конкретных типов предприятий (банков, торговых, страховых, посреднических компаний, промышленных предприятий и т.д.). Большинство предлагаемых на российском рынке систем автоматизации имеют приемлемую функциональную полноту. При этом на первый план выходят другие параметры оценки системы.

Исходя из логики системного анализа, можно достаточно легко сформулировать ряд критериев выбора системы автоматизации для предприятия. Эти критерии являются глобальными, т.е. годятся практически для всех случаев. Существуют и локальные критерии, достаточно специфичные для каждого типа предприятий, которые мы здесь рассматривать не будем. Итак, пять правил выбора информационной системы.

Правило 1. СИСТЕМА ДОЛЖНА БЫТЬ ПОНЯТНОЙ.

Важнейший критерий выбора системы — это возможность понимания принципов ее работы конкретным бухгалтером или другим специалистом. Очевидно, что после изучения рекламного проспекта или просмотра демонстрационной версии программы на условном примере фирмы-разработчика нельзя получить полное представление об ее возможностях. Необходимо вникнуть в систему, «почувствовать» ее.

Для достижения этой цели лучше всего попробовать начать работать с программой «с нуля» на своем собственном небольшом примере. Этот пример должен быть подготовлен заранее и в него следует включить все основные типы операций.

Очевидно, что солидная фирма-разработчик должна достаточно легко согласиться на подобное тестирование, а вот заявления типа «сначала купите, потом тестируйте» должны насторожить. Если автоматизация важнейших участков учета на собственном примере при помощи выбранной системы идет успешно и технология выполнения всех операций не вызывает трудностей, можно считать, что система в целом понятна пользователю.

Правило 2. СИСТЕМА ДОЛЖНА БЫТЬ УДОБНОЙ.

Следующий важный момент при выборе системы — удобный интерфейс с пользователем. Сегодня в России среди реально работающих на предприятиях менеджеров можно встретить и бывшего профессионального программиста, и бывшего школьного учителя словесности. Люди различаются по возрасту, квалификации, стажу работы и многим другим параметрам. Кто-то только начинает работать на компьютере, а кто-то уже делает это много лет. Именно поэтому нельзя говорить о том, что данная система удобна для работы в целом.

Выбираемая система может считаться удобной только тогда, когда она удобна для конкретного человека. Именно он определяет степень удобности той или иной автоматизированной системы и эта оценка должна быть решающей.

Так как все люди разные, то и оценки комфортности работы с той или иной системой у них неодинаковые. Одни (в первую очередь, пожилые и неискушенные пользователи) скорее всего выберут простую и понятную систему, а сложную работу захотят сделать вручную. Другие (более молодые и уже знакомые с компьютером) предпочтут пусть и сложную в эксплуатации систему, зато с большими функциональными возможностями. Не исключен и путь постепенного усиления системы по мере роста компьютерной квалификации специалиста. Зато противопоказан обратный подход: «купим сложную систему, а людей потом научим». Такое решение может привести к настоящей катастрофе, и виноват в этом будет не исполнитель, а тот начальник, который ему эту систему навязал.

Довольно распространен еще один неверный подход к автоматизации на предприятиях: подбор персонала под систему. Часто можно встретить рекламу типа: « ... требуется специалист, умеющий работать в системе ...». А как до приема на работу проверить реальные знания кандидата? Как узнать, будет ли данная система удобна в его работе? При поступлении на должность кандидат скажет что угодно, а дальше начнутся проблемы. Итак, система подбирается под человека и должна быть удобна для него.

Правило 3. СИСТЕМА ДОЛЖНА БЫТЬ НАДЕЖНОЙ.

Проблему надежности системы автоматизации нужно прежде всего правильно понимать. В принципе любая система ненадежна, так как компьютер воспринимает абсолютно одинаково и миллионы долларов, и копейки: любая информация для компьютера не более чем последовательность электрических сигналов или, если перевести на язык информатики, нулей и единиц. Программа, если она хоть как-то тестирована (впрочем, известны случаи, когда на рынок выбрасывались системы, вообще неспособные отличить символьную информацию от числовой), будет защищать Вас от грубых ошибок. Однако, это не означает, что в системе предусмотрены также интеллектуальные средства анализа и защиты информации. Как же следует оценивать выбираемую систему с позиций надежности? Эта задача распадается на три самостоятельных части.

Во-первых, система должна отслеживать все виды случайных ошибок, нарушающих ведение учета. Например, абсолютно недопустима «полупроводка», когда сумма проводится по дебету одного счета и не отражается по кредиту другого. Или наоборот. Не должно быть разночтения курсов иностранных валют к рублю в течение одного дня и т.д.

Во-вторых, в системе должны быть предусмотрены средства защиты от случайной или намеренной порчи информации. Иными словами, система обязана либо проинформировать вас о возможности потери информации, либо отказаться выполнять запрещенную операцию. Кроме того, желательны средства защиты от несанкционированного доступа.

Наконец, система должна быть устойчива к сбоям и поломке оборудования. Здесь возможны разные решения: автоматическое сохранение базы данных в процессе работы, обязательная выгрузка копии на дискеты или стример, специальные средства восстановления данных. Важно, чтобы эти средства существовали и работали.

Оценку надежности системы, как и ее понятности, лучше всего проводить при помощи собственного тестирования. Попросите разрешить вам самостоятельно поработать с системой и попробуйте несколько раз «ошибиться». В зависимости от результатов теста можно сделать первые выводы о надежности системы. Не менее важно задать представителю фирмы-разработчика вопрос о надежности и попросить продемонстрировать реакцию системы на ошибку или сбой, лучше на примере подготовленном Вами. Отказ разработчиков от такой демонстрации позволит сделать необходимые выводы, а в случае согласия вы все увидите сами.

Правило 4. СИСТЕМА ДОЛЖНА БЫТЬ АДЕКВАТНОЙ.

Как уже отмечалось, переходная экономика характеризуется обилием изменений в правилах бухгалтерского учета и отчетности. В этих условиях приобретаемая автоматизированная система достаточно быстро может оказаться неадекватной текущему положению дел. Возможны два пути решения этой проблемы.

Первый путь является достаточно традиционным: фирма-разработчик готовит новую версию системы и заменяет ей старую. Ключевые моменты такой технологии: стоимость обновления версии, понятность и надежность новой версии, способ поставки новой версии пользователю, частота смены версий.

Солидные компании заботятся о своих клиентах, что выражается в развитой системе скидок на замену версий (upgrade), своевременной подготовке адаптированных руководств пользователя системы, обеспечении телефонных консультаций по «горячей линии» и т.д. Слабые разработчики эти услуги обеспечить не могут, и их клиенты часто «зависают», так как не могут использовать уже неадекватную реальной жизни систему.

Второй путь предполагает настройку системы в соответствии текущими требованиями. Это означает, что система изначально разрабатывается как легко адаптируемая, мобильная и гибкая. Такой подход к разработке требует создания в системе определенной избыточности функциональных возможностей, что делает ее несколько более сложной при эксплуатации. Позитивным при таком методе внесения изменений в систему является отсутствие частой смены версий, а негативным — усложнение работы бухгалтера с компьютером ввиду необходимости самостоятельной настройки системы.

Есть еще одно решение, смысл которого заключается в постоянном или периодическом сопровождении системы со стороны работников фирмы-разработчика. Для этого в структуру поставляющей систему компании включаются выездные бригады консультантов или создаются филиалы в наиболее важных регионах.

Как правило, работа специалистов разработчика на выезде стоит весьма дорого и может значительно превышать стоимость самой, компьютерной программы, поэтому перед решением о приобретении системы с сопровождением целесообразно произвести расчет всех будущих затрат.

Правило 5. РАЗРАБОТЧИК ДОЛЖЕН БЫТЬ СОЛИДНЫМ.

Очень опасно приобретать систему у несолидной фирмы: это может привести к настоящей катастрофе! Оценка солидности фирмы по обилию рекламы или активности на выставке не всегда может оказаться правильной, поэтому представляется целесообразным перед визитом в компанию, поставляющую на рынок приглянувшуюся вам по другим характеристикам систему, собрать о ней дополнительную информацию. Выделим несколько критериев оценки солидности фирмы-разработчика:

— стаж работы фирмы на рынке;

— количество проданных копий или успешных случаев внедрения системы (всего и за последний год);

— цена системы (очень низкие и очень высокие цены одинаково опасны);

— наличие или отсутствие поддержки системы, виды поддержки («горячая линия», консультации в офисе фирмы, выездные консультации, собственные службы внедрения и т.д.);

— наличие или отсутствие учебных центров;

— отзывы пользователей, уже купивших эту систему;

— другая деятельность фирмы.

Используя перечисленные выше правила (а, может быть, свои собственные критерии оценки фирм-разработчиков и их программных продуктов) можно самостоятельно выбирать систему автоматизации. Как уже отмечалось, информацию по системам можно получить на специализированных выставках и семинарах, презентациях компаний, непосредственно при визите в компанию, поставляющую на рынок системы.