Глава 26 Контроль в управлении

• Понятие контроля

• Виды контроля

• Функции контроля

• Этапы контроля

• Внешний и внутренний контроль

* Контроль и оперативное управление

Понятие и принципы контроля

Контроль в широком смысле — одна из основных функций управления, завершающая стадия его цикла, сердцевиной которой являются учет и механизм обратных связей.

В узком смысле контроль есть систематическая проверка руководителем или представителем органа управления исполнения задания, которая основывается на различии субъектов в статусе.

Контроль представляет собой неотъемлемую часть процесса принятия и реализации управленческих решений. При помощи контроля можно оценить их правильность и выявить потребность в корректировке. На эмоциональном уровне контроль воспринимается как мера доверия или недоверия к исполнителю. Но нельзя контролировать из недоверия, ибо подозрительность руководителя — свидетельство его неуверенности в себе. Человеку нужен контроль, но по конечному результату, как оценка итогов, как помощь.

Элементами системы контроля являются:

1. Контролируемые параметры или состояния, соответствующие стоящим задачам или нормативам.

2. Измеритель.

3. Сравнивающее и анализирующее устройство.

4. Механизм, осуществляющий изменения.

5. Набор принципов поощрения и наказания.

Необходимость контроля обусловлена неопределенностью, связанной с реализацией любого решения, особенно принимаемого в условиях рынка. Поэтому эффективное управление требует четкой системы контроля, без которой имеет фиктивно-демонстративный характер. Кто не контролирует, того не интересует деятельность сотрудников.

В российском законодательстве понятие контроля отражено в Положении о порядке предоставления антимонопольным органам ходатайств и уведомлений в соответствии с требованиями ст. 17 и 18 закона РФ «О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках», утвержденном приказом Министерства РФ по антимонопольной политике и поддержке предпринимательства от 13.08.1999.

На практике контроль есть деятельность, связанная с формированием и анализом информации о состоянии организации и ее отдельных элементов — объектов, участников, процессов, например наличии и использовании ресурсов, степени достижения целей, отклонения от запланированных показателей и т.п.

Иными словами, первой задачей контроля является проверка того, соответствует ли выполнение плана существующим требованиям (невозможно, чтобы оно всегда с ними совпадало). Чем детальнее планы, тем обстоятельнее должен быть контроль, что позволяет в будущем избежать неблагоприятных результатов.

Другая задача контроля — выявление на основе анализа отклонений результатов работы фирмы от запланированных показателей, их причин, разработка мероприятий для достижения заданного состояния. В результате с его помощью обеспечивается более эффективное достижение поставленных целей. Такой контроль становится началом нового цикла управления.

В то же время контролировать имеет смысл только то, на что можно реально влиять.

В системе управления контроль выполняет следующие конкретные функции:

• собственно контрольную (установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений);

• информационную (сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта);

• диагностическую (изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении; выявление основных тенденций его изменения; угроз и возможностей, скрытых резервов);

• прогностическую, создающую основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров;

• коммуникационную, обеспечивающую установление и поддержание обратной связи;

• ориентирующую, подсказывающую, на что нужно обращать особое внимание;

• стимулирующую. Контроль должен поощрять производительность и совершенствование сотрудников, отмечать хорошо сделанную работу (по итогам контроля осуществляются оценка персонала, вознаграждение или наказание);

• корректирующую (на основе полученных результатов состояние и поведение объекта (его части) изменяется таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них;

• защитную (способствует сохранности ресурсов).

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами.

Прежде всего он должен быть всеохватывающим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней, связанные с принятием и реализацией решений.

Речь, разумеется, идет не о тотальности, мелочности, требовании фиксировать любые события — это дорого и практически невозможно. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину ситуации.

Такой контроль не под силу одному человеку или небольшой группе людей. К нему привлекается весь персонал организации или его значительная часть, ибо наилучший эффект обеспечивает самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.

Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, задаваемую основными приоритетами развития организации. Второстепенные сферы ее деятельности тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это отвлекает много сил и средств.

Контроль осуществляется, прежде всего, не ради выявления проблем как таковых, сколь бы интересными они сами по себе ни были, а для их успешного разрешения и достижения конкретных результатов. Поэтому бесполезную, ненужную для улучшения деятельности организации информацию собирать не стоит. В то же время, чтобы сформулировать адекватные решения, необходимо точно знать степень отклонения основных параметров от запланированных показателей, их причины и возможные последствия.

Контроль должен быть постоянным, происходить в течение всего срока реализации решения. Такое постоянство обеспечивает план, без которого теряется возможность сравнений, а также описание технологии, что помогает определить его периодичность.

Современный контроль направлен не на исправление, а на предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому он представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.

Эффективный контроль должен увязываться и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость, приспособляемость к изменяющимся условиям.

Контроль должен быть своевременным, позволять устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным.

Поскольку контроль — не самоцель, а средство достижения цели, он должен служить условием повышения эффективности хозяйствования, а следовательно, быть экономичным (приносимые выгоды должны превышать затраты). Это обеспечивается оптимизацией всех связанных с контролем издержек (на технические средства, сбор, переработку и хранение информации и пр.).

Отсутствие экономического эффекта от контроля свидетельствует о том, что он не повышает степени владения руководством реальной ситуацией и, более того, направляет его действия по ложному пути.

Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, которые контроль осуществляет, их положения, связей в коллективе.

Ориентированность контроля на человека означает его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения». А это возможно лишь в условиях максимальной его ясности и понятности (контроль неприятен, если неизвестно, что контролируется), открытости проведения соответствующих мероприятий (скрытый контроль недопустим), понимания, что контролируется не личность, а рабочий процесс. Это важно, поскольку контроль субъективно может восприниматься как признак недоверия, что ведет к ухудшению отношений, а раздражение, вызванное им, может выплескиваться в другом месте.

Контроль должен соответствовать характеру своего объекта, а цель его — быть понятной. Сотруднику необходимо показать, что контролируют не его личность, а производственную деятельность, и знать, что делается это объективно. Поэтому не целесообразно применять те методы контроля, которые отвергаются людьми.

Выполнение работы нужно контролировать, хотя и не обязательно скрупулезно, и, если она не сделана, разобраться, почему так произошло.

В то же время желательно избегать чрезмерного контроля над людьми, тем более из недоверия к ним, ибо кроме пустой траты средств и лишних эмоций это ничего не дает.

С другой стороны, слабый контроль, а тем более бесконтрольность, является признаком безразличного отношения руководства к людям и делам организации.

Нужно иметь в виду, что возможность лишний раз побеседовать с руководителем, установить с ним тесный контакт, обсудить всевозможные проблемы соответствует желанию большинства исполнителей.

Руководитель, для которого контроль, наряду с планированием, является главной служебной обязанностью, должен проявлять при его проведении заботу о подчиненных, поощрять их за любые позитивные результаты. Это стимулирует рост производительности и стремление к самосовершенствованию.

Возложение на то или иное должностное лицо функций контроля требует учета не только его формального положения в служебной иерархии, но и особенностей личных качеств, склонностей, отношения к нему коллег и подчиненных. Любой человек, прежде чем контролировать других, должен научиться контролировать себя.

В целом на систему управленческого контроля влияет характер деятельности организации, степень ее обособленности, факторы внешней среды, позиции менеджеров.

В процессе контроля могут иметь место объективные и субъективные ошибки. К ним можно отнести:

• контроль по случаю, не упреждающий отклонения, а осуществляемый им вдогонку;

• контроль из предубежденности, недоверия, излишне детализированный, тотальный, порождающий несамостоятельность и иждивенчество;

• поверхностный контроль для проформы, например присутствия на рабочих местах и пр.;

• ориентация на прошлый опыт, традиции, стереотипы;

• игнорирование личных особенностей людей;

• смешение фактов и выводов;

• отсутствие информирования контролируемых о результатах.