7. Организация рабочего места

При организации рабочего места следует учитывать, что любой аппарат управления (контора, офис и т.д.) представляет собой «фабрику информации»: он обрабатывает, получает и производит информацию.

Это могут быть:

1. Данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;

2. Документы, передающие информацию в численной или цифровой форме;

3. Устная информация, передаваемая по телефону, часто в электронной форме.

Организация рабочего места включает в себя техническое оснащение рабочего места, а именно:

• Оргтехнические блоки, оснащенные микрокомпьютерами и расположенные на рабочих местах каждого работника – от клерка до руководителя.

• Программы, обеспечивающие взаимодействие человека и машины и необходимые для обработки информации, а также отражающие накопленный опыт аппарата управления.

• Коммуникационные сети, связывающие оргтехнические блоки между собой, с центральными процессорами и внешними источниками информации.

• Устройства совместного пользования, такие, как электронные файлы, печатающие и сканирующие устройства, доступные всем оргтехническим блокам через линии связи.

Взависимости от специфики групп офисов выделяют несколько типов оргтехнических блоков:

Оргтехнический блок клерка

Оргтехнический блок секретаря

Оргтехнический блок специалистов

Оргтехнический блок управляющих

Оргтехнический блок руководителя высшего звена

Каждый тип оргтехнического блока в целом аналогичен другому типу, но его компоненты отличаются размером и качеством дисплея, пульта и памяти, а также числом и типами используемого ими периферийного оборудования.

Требования, необходимые при организации рабочего места:

1. Функциональное назначение рабочего места, т.е. его соответствие характеру работы сотрудника.

2. Соответствие рабочего места требованиям безопасности.

3. Комфортабельность: соблюдение этого требования позволяет предоставить сотрудникам возможность плодотворно заниматься своим делом.

4. Соответствие нормам, принятым в организации и положению работника в рамках фирмы и роду деятельности.

5. Соблюдение порядка на рабочем месте с целью достижения высокой производительности труда.

6. Обеспечение конфиденциальности: следует организовать рабочее место таким образом, чтобы можно было работать «без посторонних глаз и ушей» для осуществления успешной деятельности.

7. Соблюдение чистоты на рабочем месте.

8. Эстетическое оформление рабочего места с целью снижения утомляемости сотрудников организации, предоставления им возможности «переключиться», отдохнуть в перерывах работы в удобной, располагающей обстановке, а также для произведения хорошего впечатления об организации в целом, для поддержания ее положительного имиджа.⁶

8. Типы организации

Существует несколько подходов по классификации организаций.

Системный подход. Организация рассмативается как система, т.е. набор взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое. Согласно данному подходу любая организация состоит из таких элементов, как вход, трансформационный процесс и выход; организация имеет внутреннюю среду и взаимодействует с внешней средой.

Виды систем:

1. Техническая подсистема. Включает в себя станки, оборудование, компьютеры и т.д.

2. Биологическая подсистема. Включает в себя флору и фауну.

3. Социальная подсистема. Характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов.

Кроме вышеназванных видов, системы имеют следующую класификацию:

1. искусственные и естественные;

2. открытые (признают динамическое взаимодействие с окружающим миром) и закрытые (существенно игнорируют эффект внешнего воздействия);

3. детерминированные и стохатичные;

4. жесткие и мягкие;

Социальные системы в зависимости от поставленных целей могут быть образовательными, экономическими, политическими, медицинскими и т.д. Социальная организация не может существовать и функционировать без организационного порядка, т.е. системы норм, задаваемые этой организацией в качестве постоянных образцов, стандартов деятельности.

Структурный подход. Согласно данному подходу, различают формальные и неформальные организации.

Формальные организации – это те организации, которые созданы по воле людей, по предварительной договоренности (форма – устройство). Возглавляются руководителями (назначенными или избранными).