Дополнительной записи. Способ дополнительных записей применяют при обнаружении ошибки в двух случаях:

а) в сводном учетном регистре пропущена отдельная запись (бухгалтерская проводка) из первичного документа, т.е. фактически не произведена регистрация совершившегося хозяй­ственного факта на бухгалтерских счетах способом двойной записи.

Например, находясь в отпуске, бухгалтер не рассчитывал амортизацию основных средств и произвел запись:

Дт 20 (25,26) Кт 02 - ежемесячное начисление амортизации – 5000 руб.

При обнаружении данной ошибки следует произвести дополнительное начисление аморти­зации за пропущенный период и сделать дополнительную поводку : Дт 25 Кт 02-10000 руб.

б) если при записи в учетный регистр ошибочно занижена оценка хозяйственного факта.

Пример

При разнесении хозяйственных операций на счета в учетные регистры с авансового отчета из-за невнимательности бухгалтер сделал запись: Дт 10 Кт 71 - 10000 руб. При сверке со складским учетом (фактическим) следовало записать 40000 руб. При обнаружении ошибки следует сделать дополнительную запись: Дт 10 Кт 71 - 30000 руб.

Обратной записи. Обратная запись - исправление записи может быть двумя вариантами:

а) перенос - ошибочная запись повторяется на противоположной стороне счета: ПРИМЕР: Записано Дт 10 Кт 76 - 3000 руб. Следовало записать Дт 10 Кт 60

Исправление Дт 76 Кт 60 - 3000 руб.

б) обратные записи: Дт 10 Кт 76 - ошибочная сумма

Дт 76 Кт 10 - обратная запись

Дт 10 Кт 60 - правильная запись

При использовании средств вычислительной техники выявление и исправление ошибок осуществляется несколько иным способом - поверка проводится методом контрольных чи­сел.

Суть этого метода заключается в том, что по массиву машинных носителей подсчитывают контрольные суммы по ряду основных показателей, а затем их сверяют с выходными дан­ными машинограмм.

Итоги в регистрах сводного синтетического и аналитического учета вначале подсчитывают по каждому синтетическому счету, а затем путем прямого подсчета сверяют с итоговыми показателями учетных регистров.

Перепечатка машинограммы производится в том случае, если допущено большое количество ошибок. Если ошибок мало, то исправление осуществляется корректурным способом. Правильность отражения хозяйственных фактов в регистрах бухгалтерского учета обеспечи­вают составившие и подписавшие их лица. Исправление ошибки в регистре должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправления с указанием даты ис­правления.

При хранении регистров должна обеспечиваться их зашита от несанкционированных ис­правлений.

4. Сущность форм бухгалтерского учета и их историческое значение

Формы бухгалтер­ского учета. Существует несколько трактовок форм бухгалтерского учета.

1. Форма есть процедура трансформации первичных учетных документов в бухгалтерскую отчетность или форма - это все то, что лежит между первичными носителями данных и бух­галтерской отчетностью.

Это определение включает процедуру трансформации данных - регистрацию, обработку и хранение данных.

2. Форма есть совокупность бухгалтерских регистров, связь между которыми задана их на­значением, построением и содержанием.

В данном определении центральным является бухгалтерский регистр. Под бухгалтерским регистром понимаются технические средства, предназначенные для фиксации информации. При этом регистры выступают вторичным источником информации, первичным были доку­менты. Регистры служат лишь средством бухгалтерского наблюдения.

3. Форма есть система структурных элементов и связей между ними, определяющих порядок действий с данными первичных учетных документов, а также способов представления ре­зультатной учетной информации

Это определение предполагает алгоритм обработки и отражения информации в системе бух­галтерского учета (счетоводства), в т.ч. и при использовании вычислительной техники. Каждое из приведенных определений рассматривается как частный случай. Определение формы должно быть всеобщим и корректным для всех без исключения способов обработки учетных данных.

Под формой бухгалтерского учета понимается особый определенный способ технического осуществления бухгалтерского учета, определяющий сочетание различных видов учетных регистров, их взаимосвязь, последовательность и способы учетных записей, совокупность алгоритмов для обработки первичных данных.

Определенное сочетание применяемых в бухгалтерском учете регистров хронологического и систематического учета, порядок ведения синтетического и аналитического учета, методов хранения и поиска, определенные формы связи между учетными регистрами, способ и тех­ника осуществления учетных записей с целью получения комплексной информации о хозяй­ственной жизни организации - все это определяет форму ведения бухгалтерского учета. Иными словами, любую форму бухгалтерского учета можно рассматривать как систему, включающую стадии ввода, процесса преобразования и вывода информации.

Элементы формы бухгалтерского учета. Любая форма бухгалтерского учета (счетоводства) неизменно включает следующие элемен­ты:

1. Тип записи (униграфическая или диграфическая).

2. Последовательность и способ записи (хронологическая и/или систематическая) в учетные регистры.

3. Дифференциацию (логисмографичность) уровней, на которых обобщается учетная ин­формация.

4. Полнота записи (регистрируются только совершившиеся или же совершающиеся, или подлежащие совершению ожидаемые факты хозяйственной жизни).

5. Количество применяемых учетных регистров, их назначение, содержание, форма и внеш­ний вид.

6. Взаимосвязь регистров хронологического и систематического, синтетического и аналити­ческого учета.

Значение формы. Рационально организованная форма бухгалтерского учета (счетоводства) должна обеспе­чить:

- получение необходимой информации о хозяйственных процессах;

- группировку и регистрацию сданных первичных учетных документов;

- уменьшение числа ошибок при регистрации и обобщении учетных данных;

- повышение производительности труда учетных работников в процессе подготовки первич­ных данных, их обработки и записи в учетные регистры;

- хранение информационного фонда, способствующего принятию управленческих решений.

Эволюция форм бухгалтерского учета. В своем историческом развитии формы бухгалтерского учета подвергались существенным видоизменениям в соответствии с изменениями экономических условий, появлением более совершенных технических средств для ведения учета,

За время своего существования бухгалтерский учет прошел большой путь изменений от про­стых, примитивных форм до развитых, более совершенных, применяемых в настоящее вре­мя:

- меморально-ордерная форма,

- журнал-главная.,

- журнально-ордерная форма,

- машинно-ориентированная (компьютерная),

- упрощенная форма.