6. Требования, предъявляемые к составлению документов

1. Первичные учетные документы должны составляться своевременно.

2. При заполнении строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа.

3. Построение форм документов должно быть простым, рациональным, облегчающим составление и использование документов в оперативной и учетной работе.

4. В документе обязательно должны быть указаны количественные или стоимостные данные, либо те и другие вместе. Так, в документах, отражающих поступление или расход денежных средств, указывают суммовые данные. Документы, отражающие движение материальных ресурсов, обязательно содержат количественные данные и, если это необходимо, денежные обобщающие данные.

5. В денежных документах суммы указывать не только цифрами, но и прописью.

6. Свободные неиспользованные строчки в документе прочеркиваются. Делают это для того, чтобы затруднить подделку документа, замену его первоначальных данных новыми.

7. Документы часто составляют в нескольких экземплярах под копирку, что обеспечивает тождество нескольких, одновременно выписываемых экземпляров документов.

8. В целях сокращения учетной работы практикуют суммирование однородных документов и запись их по счетам одной проводкой.

9. Все реквизиты указывают в документе с исчерпывающей ясностью и точностью.

10. Сведения о содержании операции излагают в сжатой и лаконичной форме, но вполне определенной и совершенно исключающей возможность различных толкований.

11. Записи в документах необходимо производить четко и разборчиво, чернилами, шариковой ручкой или компьютере. Отдельные виды документов разрешается заполнять только чернилами или шариковой ручкой, например, банковские чеки.

12. Помарки и подчистки в текстовой части и цифровых данных документов недопустимы. Если в документе допущена ошибка, то она исправляется путем зачеркивания неправильного текста или цифр и написания над зачеркнутым правильных данных. При этом зачеркивают так, чтобы легко можно было прочесть зачеркнутое. При исправлении ошибки в документе указывают, какие данные, подвергшиеся исправлению, являются правильными, и подтверждают это исправление подписями лиц, подписывающих документ. Это так называемый корректурный способ исправления.

127

227Исправлено 127 Подпись

В кассовых и банковских платежных документах исправления не допускаются, а вместо испорченного бланка документа заполняют новый.

7. Бухгалтерская обработка документов

Поступившие первичные учетные документы в бухгалтерию подлежат обработке.

Проверка документов.Каждый документ, прежде чем его данные будут записаны в счетах, должен быть тщательно проверен. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документирования операций, логическая увязка отдельных показателей). Проверка документов устанавливает наличие всех необходимых реквизитов и правильность арифметических расчетов. При проверке документов выясняют законность операции и целесообразность ее совершения. Если проверкой документа обнаруживают неправильности, то его возвращают составителям для исправления или пересоставления. При выявлении подлога или злоупотребления принимают меры для привлечения виновных к ответственности. После тщательной и всесторонней проверки документов приступают к их бухгалтерской обработке, которая включает таксировку, группировку и составление проводок (контировок).

Таксировка(расценка) представляет собой умножение количества на цену за единицу в самом первичном документе. Например, лимитно-заборные карты на отпуск материалов в производство поступают в бухгалтерию с указанием только количества отпущенных материалов (кг, т, м и т.п.). В бухгалтерии определяют стоимость израсходованных материалов путем таксировки лимитных карт.

Группировкавключает составление группировочных ведомостей по данным сгруппированных первичных документов однородных по экономическому содержанию. Подсчитывают итоги подобранных по группам документов и эти итоги записывают в группировочные ведомости. Такие группировочные ведомости составляют по приходу и расходу материалов, по заработной плате, общепроизводственным и общехозяйственным расходам и т.д. В разрезе наименований и направлений в использовании ресурсов за определенный истекший период, как правило, за месяц.

Составление бухгалтерских проводок (контировка) выражается в указании в первичных документах корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции. После того, как на основании документов составлены проводки (контировки), т.е. установлены корреспондирующие счета, делают запись по этим счетам в соответствующие регистры. Для записи корреспонденции в документах отведено специальное место. Если имеет место сводный документ, то указанная запись производится в его конце.

Стадии обработки документов в бухгалтерии можно представить на схеме 6.

Схема 6. Стадии обработки документов

8. Понятие о документообороте

Предпосылки документооборота. Первичные учетные документы составляют главным образом материально ответственные лица и оперативные работники (кладовщики, экспедиторы, комиссии и т.п.). Работники бухгалтерии составляют лишь небольшую часть первичных учетных документов, оформляющих главным образом движение наличных денежных средств и расчетные операции. В связи с этим важнейшая задача руководителя учета состоит в том, чтобы проинструктировать всех работников, участвующих в документировании хозяйственных операций, о порядке оформления документов и сроках их представления в бухгалтерию и настойчиво внедрять установленный план документооборота. Контроль за выполнением этого плана ведется при помощи индивидуальных планов (графиков) всех участников документооборота, в которых предусматривается, кто и в какие сроки выполняет работу с документами.

Организованная система создания, проверки, обработки и регистрации всех первичных учетных документов от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом, которым определяются правила и порядок создания и использования в учетной работе первичных и сводных бухгалтерских документов.

Разработка механизма управления документооборотом является необходимым звеном процесса постановки бухгалтерского учета в организации и в конечном итоге обеспечивает:

- стабильность работы бухгалтерской службы;

- четкость и оперативность обработки и движения документов;

- своевременность принятия управленческих решений.

Основные этапы создания системы управления документооборотом в организации составляют:

- разработку Положения о бухгалтерской службе;

- разработку должностных инструкций работников бухгалтерии;

- составление графика документооборота;

- создание технологии обработки учетной информации;

- разработка номенклатуры дел и порядка текущего хранения документов;

- подготовка дел к длительному хранению.

При достаточно большом объеме учетной работы, как правило, организуется бухгалтерская служба как отдельное структурное подразделение организации с несколькими штатными сотрудниками. При этом необходима четкая регламентация деятельности каждого из них и всей бухгалтерии в целом. Для этого должно быть разработано Положение о бухгалтерской службе и должностных инструкциях работников.

Положение о бухгалтерской службекак структурного подразделения представляет внутренний нормативно-правовой документ, регламентирующий деятельность этого подразделения, его статус, место в системе управления и его внутреннюю организацию.

Положение обычно включает разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения с другими подразделениями (виды документов, сроки обмена информацией, ее периодичность, вид носителя информации и т.п.), организация работы.

Положение о бухгалтерской службе разрабатывается главным бухгалтером, согласовывается с другими должностными лицами и утверждается руководителем организации.

Должностные инструкциисотрудников обеспечивают четкое разграничение их прав и обязанностей, взаимосвязь в работе сотрудников, позволяют исключить дублирование в выполнении определенных трудовых функций, осуществить объективную оценку деятельности сотрудников.

Должностная инструкция является внутренним документом организации и включает следующие разделы: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (служебные связи), организация работы и оценка деятельности.

Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии разрабатываются главным бухгалтером, согласовываются с другими заинтересованными должностными лицами и утверждаются руководителем организации. Утвержденная должностная инструкция в обязательном порядке доводится до сведения работника, занимающего данную должность.

На основании структурной схемы организации, положений о структурных подразделениях и должностных инструкциях разрабатывается график документооборота главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Задача правильной организации документооборота состоит в том, чтобы ускорить движение документов. В каждой инстанции (рабочем месте) документ должен находится минимальный срок. Кроме того, следует изыскивать возможности уменьшения количества инстанций проводимых документами.

Основным стадиями документооборота являются (схема 7):

- составление документов при выполнение хозяйственных операций;

- прием документов бухгалтерией;

- отражение данных документов в системе учетных записей;

- передача документов в архив.

Поступление первичных учетных документов в бухгалтерию

Обработка документов в бухгалтерии

Обеспечение текущего хранения документов

Схема 7. Стадии документооборота

Правильное построение документооборота требует продвижения документов непрерывным потоком, без задержек и скопления их на отдельных рабочих местах. В связи с этим выясняют, какое количество времени необходимо для работы с документами по каждому рабочему месту. Установив нормы времени по обработке документов и зная число документов и пропускную способность учетного аппарата, планируют прохождение документов по времени таким образом, чтобы была обеспечена равномерность их обработки и нормальная загрузка работой отдельных исполнителей. По каждому виду документов разрабатывают график движения, в котором указывают, какие инстанции и в какой последовательности проходит документ, и какая работа над ним выполняется в каждой инстанции.

График документооборотаизображается в виде таблицы, в подлежащем которой (по горизонтали) перечисляют, какие работы должны быть выполнены для отражения в учете данной операции, а в сказуемом (по вертикали) обозначают, кто из работников выполняет эти работы. В клетках этой таблицы, получающихся от пересечения строчек и колонок, может быть указано время (часы и минуты) передачи документов от одного исполнителя к другому.

Графики документооборота по учету хозяйственных операций облегчают контроль за ходом оперативной и учетной работы, ускоряют продвижение документов по инстанциям и тем самым способствуют лучшему использованию учетных данных для управления, контроля и анализа хозяйственной деятельности.

Ответственность за соблюдения графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.