Тема 8. Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

Признаки клас­сификации

Виды регистров

Назначение регистра

1. По характеру записи

Хронологические

В этих регистрах различные факты (операции) записывают по времени их совершения (по мере возникновения) - журнал реги­страции, отчёт кассира, книга покупок и продаж)

Систематические

Их используют для записи хозяйственных фактов (операций) оп­ределённым образом систематизированных на счетах бухгалтер­ского учёта. В систематический регистр записывают однородные операции, вызвавшие изменения в составе определённого вида средств или их источника, а также факты (операции) характери­зующие отдельные виды хозяйственного процесса - главная кни­га, ведомость остатков материалов.

Записи в хронологические и систематические регистры ведут параллельно, что даёт возможность путём проверки итогов этих регистров контролировать правильность учё­та. При правильном ведении учёта общий суммовой итог хронологического регистра (журнала) должен равняться общей сумме дебетовых, а также кредитовых итогов систе­матических регистров (счетов) на которые были записаны в сгруппированном виде те же операции, что и в хронологическом регистре.

Комбинированные (синхронистиче­ские)

Если в одном регистре выполнять как хронологическую, так и систематическую запись, та такой регистр будет комбинирован­ным - журналы -ордера и ведомости по счёту "Касса", "Расчётные счёта".

2. По содержа­нию записи (по объёму и степени обобщения)

Это подразделе­ние вытекает из деления бухгал­терских счетов на синтетические и аналитические

Синтетические

В регистрах синтетического учёта хозяйственные факты записы­вают в разрезе синтетических счетов обычно без пояснительного текста (журналы-ордера, ведомости по сч. 50, 51, машинограммы по счетам, главная книга и др.).

Аналитические

Хозяйственные факты (операции) записывают в аналитическом разрезе с указанием первичных документов, послуживших осно­ванием для корреспонденции с приведением краткого поясни­тельного текста (отчёт кассира, карточки учёта материалов). Построение регистров аналитического учёта весьма разнообраз­но. Оно зависит от содержания отражаемых операций и от соста­ва сведений, требуемых от аналитического учёта в оперативной хозяйственной работе. Объём показателей аналитического учёта определяется необходимостью иметь исчерпывающие сведения об определённых хозяйственных процессах, о состоянии и изме­нениях в составе средств организации.

Комбинированные

Сочетается ведение синтетического и аналитического учёта (журнал-ордер №6 "Расчёты с поставщиками", журнал-ордер №7 "Расчё'ты с подотчётными лицами")

3. По внешнему виду (примене­ние соответст­вующих регист­ров обусловлено объёмом и спе­цификой учиты­ваемых объектов, массовостью хо­зяйственных операций, спосо­бом регистрации и обработки и т.п.)

Карточки

Бланки с отпечатанными таблицами и предназначенные для дли­тельного пользования (как правило, из плотной бумаги). Карточ­ки бывают контокоррентные многографной формы и количест­венного учёта (складского учёта). Контокоррентные карточки используют для учёта расчётов с раз­ными дебиторами и кредиторами, с персоналом организации по прочим операциям и др. Имеют одностороннюю форму, т.к. ко­лонки дебета и кредита помещены рядом друг с другом. Контокоррентные карточки предназначены для учёта таких объектов, показатели о которых даются в общей сумме (без подразделения по статьям, элементам и т.п.). Напри­мер о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности, расчётов с подотчётными лицами. В них указывается дата и кор­респонденция, содержание записи, сумма по дебету и кредиту. Это позволяет чётко выделить состояние расчётов организации (кто, кому, за что и сколько должен). Многографные карточки применяются для учёта таких объектов, где требуется детализация показателей по дебету и кредиту счё­та, например, производственных расходов по статьям, инвентар­ные карточки по учёту основных средств, где приводятся инвен­тарные номера и характеристика объекта, карточки учёта мате­риалов.

Карточки учёта материалов предназначены для складского учёта материалов на складах. На каждый номенклатурный номер мате­риальных ценностей открывается отдельная карточка, в которой записи по приходу и расходу производятся на основании оправ­дательных документов в количественном выражении. Контроль за сохранностью карточек обеспечивается путём их регистрации в специальном реестре, который ведётся в бухгалте­рии. Карточки количественно-суммового учёта используется для учё­та товарно-материальных ценностей по их количеству и сумме. В них указывается дата, номер бухгалтерской проводки, содержа­ние записи, приход, расход и остаток по количеству и сумме.

Книги

Используют в тех случаях, когда перечень учитываемых объектов незначителен. Каждая страница книги разграфлена для реги­страции фактов хозяйственной деятельности, Все страницы кни­ги должны быть пронумерованы, (прошнурованы), на обороте последней станицы указывается цифрами и прописью количество страниц (листов) за подписью главного бухгалтера, (руководите­ля) организации, концы шнура скреплены печатью - главная кни­га, кассовая книга, книга учёта покупок и продаж. В них обычно ведут аналитический учёт.

Свободные листы

Это те же карточки, но отпечатаны они на тонкой бумаге и раз­мер их больше, чем размер карточки. Свободные листы, как пра­вило, открываются на месяц или квартал. Они предназначены для синтетического или аналитического учёта или выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся журналы-ордера, ведомости, машинограммы. По окончании месяца (квартала) по каждой странице учётных регистров подводится итог. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обя­зательно сверяют путём составления оборотных ведомостей.

Машинные носите­ли

Магнитные ленты, диски, дискеты. При распечатке получаем любой регистр: карточку, свободный лист, машинограмму - ве­домость в письменной форме.

Многографная фор­ма (табличная)

Параллельное граф­ление

При параллельном строении регистра, записи относящиеся к де­бету и кредиту располагаются на одном параллельном уровне (одной линии).

Односторонняя форма графления

Выделяются несколько вариантов строения:

Регистры односторонней формы графления. В них обособлены только колонки, предназначенные для записи дебетовых и креди­товых сумм. Все остальные элементы записи (дата, номер про­водки, текст операции) расположены в одном месте без подраз­деления на дебетовую и кредитовую части и являются общими. Регистры такой формы применяются, как правило, для целей на­турально-стоимостного учёта (отчёты кассира, авансовый отчёт).

Двустороння форма графления (после­довательное граф­ление)

Регистры двусторонней формы состоят из двух одинаковых частей: из них левая предназначена для дебетовых записей, а правая для кредитовых, каждая с самостоятельным текстом (ве­домости учёта для организаций малого бизнеса В-1, В-2, В-3 и т.д.), главная книга. Все данные, характеризующие операцию (дата, проводка, сумма) записывают на левую или правую сторо­ны счёта по дебету или по кредиту.

Многографная (табличная) форма учётных регистров отлича­ется тем, что её дебетовая или кредитовая суммовая графа под­разделена на несколько частей. Это позволяет расчленить в учёте общую сумму дебетовых и кредитовых оборотов на отдельные однородные составные части. Например, ведомость №12 "Затраты по цеху", в которой обороты по дебету этого счёта по­казаны с подразделением по кредитуемым счетам, ведомость №15 "Общехозяйственные расходы".

Шахматная форма

Построена так, чтобы каждая записанная сумма характеризовала два признака, например, вид расхода и место, где этот расход произведён, или какой счёт дебетуется, и какой одновременно кредитуется на эту же сумму. Достигается это в регистре шах­матной формы делением таблиц вертикальными и горизонталь­ными линиями на ряд клеток, причём сумма, записанная в опре­делённую клетку, относится к данным определенной строчки и колонки. Регистры шахматной формы позволяют однократной записью показать корреспонденцию счетов (оборотная ведомость шахматной формы, ведомость распределения материалов, зара­ботной платы).

Линейная форма

Характеризуется тем, что в них по одной строке записывают не­сколько операций сведённых между собой, например, выдача подотчётной суммы, списание утверждённой суммы расхода по представленному авансовому отчёту и возвращение неиспользо­ванной суммы аванса. Такое расположение записей облегчает контроль за использованием средств и своевременностью расче­тов, вследствие чего регистры с линейной записью широко при­меняются для учёта расчётов с подотчётными лицами (журнал-ордер №7), поставщиками и подрядчиками (журнал-ордер №6), прочими дебиторами и кредиторами (ведомость №7).

Комбинированный вариант

Предполагает использование предыдущих способов строения учётных регистров, в графах которых указывается корреспонден­ция счетов. Роль бухгалтера сводится к тому, чтобы правильно указать к какому счёту (дебету или кредиту) относится данная хозяйственная операция.