Работа с документами

На следующей стадии жизненного цикла документ попадает к своему адресату. Документ регистрируется, его читают, редактируют, передают дальше по инстанции, на него ссылаются, он служит руководством к действию или результатом совершения каких-либо действий. Одним из важных требований к документу на данной стадии является его доступность для оперативного обращения. Разумеется, документ должен быть доступен только авторизованным пользователям. Большое значение приобретает оперативное хранение документов.

Особенно актуальна эта проблема для электронных документов. Если в компании уже имеется СЭД или ECM-система, то задача практически решена. Если — нет, то компания может приобрести такую систему или пользоваться ею по модели SaaS. Первыми системами, предлагаемыми по этой модели, были Xythos и Spring. Судя по данным компании Xythos, общее число пользователей ее ECM-системы превысило три миллиона. Если говорить о модели SaaS вообще, то основная группа потребителей, на которую рассчитана услуга — это компании малого и среднего бизнеса. Кроме них поставщики SaaS рассчитывают увидеть среди своих клиентов и обособленные подразделения крупных предприятий, обладающих самостоятельностью в выборе программного обеспечения для внутренних нужд.

Поскольку программное обеспечение, поставляемое по модели SaaS, рассчитано на массового потребителя, функционал существующих систем, работающих в рамках этой модели, можно оценить как базовый.

Немаловажной является и проблема доверия поставщику услуг. Не все могут представить себе ситуацию, когда документы организации находятся не на корпоративном сервере, который под боком, а непонятно где во Всемирной Сети. В качестве примера можно взять CRM-системы. Появление Salesforce.com вызвало широкие дискуссии, и многие не скрывали своего скепсиса, но система развивается, компания регулярно рапортует о росте прибыли, и такие гиганты, как Microsoft и Oracle, ранее занимающие выжидательную позицию, сообщают о скором выходе собственных продуктов: Oracle готовит продукт на базе решений приобретенной компании Siebel, Microsoft — на базе Dynamics AX CRM.

Что же касается бумажных документов, то их оперативное хранение за пределами офиса, на территории поставщика услуги в настоящий момент кажется чем-то надуманным. Более интересной видится услуга по преобразованию бумажных документов в электронные и помещение последних в электронный архив. В таком случае для оперативного обращения, не связанного с изменением документа, используется его электронная копия. Это позволяет повысить оперативность работы и сократить издержки.

Если же говорить о работе канцелярии (составление номенклатуры дел, регистрация документов, контроль местонахождения документов и т.д.), то более или менее реальным «аутсорсинговым» решением можно считать консалтинг или лизинг персонала (делопроизводителей). Но это решение не имеет ярко выраженной специфики и практически ничем не отличается от лизинга другого вспомогательного персонала.

Итак, на стадии активной работы с документами можно отдать на аутсорсинг преобразование входящих бумажных документов в электронные и воспользоваться ECM-системой, предоставляемой по модели SaaS вместо покупки «традиционной» системы.