4. Документооборот как услуга

Аутсорсинг документооборота - передача функций документооборота на всем протяжении жизненного цикла документа сторонним организациям.

Это возможно, пусть и в разной степени, как для бумажных, так и для электронных документов. Начиная с создания документа и заканчивая архивным хранением и уничтожением документов, часть функций может осуществляться профессиональными исполнителями.

Создание документа

Создание документа — первая стадия его жизненного цикла. Для бумажных документов создание означает печать предварительно сформированного электронного образа, заполнение бумажной формы или бланка, создание полностью рукописного документа, например заявления. Для электронного документа под созданием можно понимать момент его появления как отдельного объекта файловой системы компьютера, сети передачи данных или системы электронного документооборота.

Часть вышеперечисленных действий по созданию документов может быть выполнена сторонними организациями. Например, аутсорсинговые компании в числе прочих услуг предлагают профессиональную печать документов. Печать может осуществляться на территории как поставщика услуги, так и заказчика. Можно взять в аренду только оборудование, а можно — вместе с квалифицированным персоналом. Некоторые аутсорсинговые компании предлагают услуги по профессиональному созданию документов, то есть услуги дизайна и печати. Причем речь идет не только о брошюрах и открытках, но и о контрактах и даже первичных документах.

Если говорить о данной стадии жизненного цикла применительно к электронным документам, то нельзя обойти вниманием приложения, в которых эти документы создаются. Несколько лет назад в нашей стране Microsoft Office был обязательным элементом программного обеспечения каждого офисного компьютера, особенно благодаря нелегальному происхождению большой части копий пакета. Рост правосознания украинских организаций в области соблюдения авторских прав, стимулированный активными действиями правоохранительных органов, закономерно вызвал интерес к менее затратным, но легальным альтернативам Microsoft Office. Наряду с OpenOffice, StarOffice и прочими решениями с открытым кодом в качестве альтернативы могут выступать и Web-приложения, например Google Docs или InternetOffice.biz. Сейчас Microsoft, Google, Adobe и другие компании активно трудятся над технологиями, позволяющими работать с документами из Web-приложений даже в отсутствие Internet-соединения. Как только соединение восстановится, программа автоматически обновит документ, хранящийся на внешнем сервере. Работая с Web-приложениями, пользователь не получает их в собственность, он может бесплатно или за небольшую плату применять эти приложения.

В модели SaaS отсутствуют затраты на сопровождение, установку «заплат» и своевременное обновление системы. Все эти заботы берет на себя поставщик услуги, выставляя единый счет за пользование услугой. Другой плюс: приложение, поставляемое по модели SaaS, как правило, является Web-приложением, что предъявляет минимум требований к рабочей станции и позволяет работать с приложением не только с офисного компьютера, но и, скажем, с ноутбука, подключенного к беспроводной сети в Internet-кафе.

Уже на первой стадии жизненного цикла документа часть функций может быть выполнена сторонними организациями.