1. 4Инструментальные методы-базируются на измерении

2. Методы обработки и анализа информации

Анализ информации является важнейшим и наиболее сложным этапом в работе консультанта по разработке предложений. Методический арсенал для анализа информации в управленческом консультировании очень велик. Используются методы анализа хозяйственной деятельности, математические и статистические методы обработки и анализа информации, но центральное место в консультационной деятельности занимают методы, позволяющие одновременно комплексно анализировать качественные и количественные данные. Анализу данных предшествует их классификация по событиям, по работникам, по изделиям и материалам, по входу-выходу. Деятельность консультанта при проведении анализа полученных данных регламентируется следующими принципами:

• определение эталона всех основных аспектов объекта для сравнения;

• выделение приоритетных проблем;

• максимально точное выявление отклонений между эталоном и фактическим положением;

• выяснение всех причин появления отклонений с помощью комплексного подхода.

К основным методам обработки и анализа информации, собранной на этапе диагностики, относятся методы анализа проблем, анализа сил воздействия, анализа взаимного влияния и метод сравнения.

Метод сравнения

Метод сравнения  применяется на всех этапах управленческого консультирования. Консультант использует для сравнения стандарты, сложившиеся в ходе работы у других организаций, иногда зарубежных. Путем сравнения консультант получает картину динамики развития объекта, которая помогает определить потенциальные результаты, на которых будет базироваться стратегия организации.

3. Матричные методы моделирования

Матричная модель

Матричная модель представляет собой прямоугольную таблицу, элементы которой отражают взаимосвязи экономических объектов и обладают определенным (экономическим) смыслом, значение которого вычисляется по установленным в теории матриц моделям.

Полная матричная модель состоит из четырех квадрантов и вспомогательных подразделов, содержащих основные и дополнительные характеристики объекта. Другие матрицы, используемые при исследовании СДО, могут включать меньшее количество квадрантов или просто использовать основной принцип построения матрицы.

Виды матричных моделей:

• матрица взаимосвязи подразделений;

• классификатор функций;

• матрица повторяемости реквизитов;

• матрица связей документов и показателей;

• матричная информационная модель.

Матрица повторяемости реквизитов

Матрица повторяемости реквизитов - простейшая матрица, используемая в ходе анализа документ, сопровождающих выполнение различных видов работ. Она представляет собой таблицу, в которой по строкам располагаются наименования реквизитов, а по столбцам - документы. Эта матрица позволяет установить факт повторяемости реквизитов, что служит обоснованием необходимости более тщательного анализа содержания документов. Если в такой матрице по столбцам расположить наименования исполнителей, то ее можно использовать для изучения степени дублирования операций, т.к. из нее видно сколько раз на рабочих местах фиксируются одни и те же сведения.

Документы Показатели	D1	D2	D3		Dn	
П1	1	0	0		1
П2	1	1	0		0
					
Пm	1	0	0	0	0
						

Матрица документирования работ

Для определения информационной ценности документов или отдельных показателей для решения различных задач может быть использована матрица документирования работ. По строкам указываются работы, выполняемые в ходе решения задачи, по столбцам перечисляются используемые документы (реквизиты). С помощью "1" указывается, на каком этапе необходим тот или иной документ. В зависимости от степени детализации технологического управленческого процесса в строках могут быть перечислены процедуры или операции управленческого процесса. Такая матрица способствует выявлению минимума документов, необходимого для решения данной управленческой задачи. Она позволяет провести не только качественный, но и количественный анализ документального комплекса.

По строкам устанавливается: для каких и скольких работ используется документ и результатом каких управленческих действий он является, по столбцам - состав и размеры комплекса документов, характеризующего каждую работу и роль каждого документа в этом комплексе.

Документы Операции	D1	D2	D3		Dn	
О1	1	0	0		1
О2	1	1	0		0
					
Оm	1	0	0	0	0
						

Матричный классификатор функций.

В строках указываются функции, подфункции, задачи. В столбцах - перечень подразделения и должностных лиц. На пересечении проставляются 1 и 0.

Разновидностью матричного классификатора является матрица (таблица) прав и ответственности. Отличие: на пересечении столбцов и строк вместо "1" проставляются условное обозначение вида работ (К- контроль, А - анализ, П - подписание, У - утверждение, С - согласование и т.д.) выполняемого определенным работником по конкретной задаче.

Модификацией матричного классификатора в определенном смысле можно считать матрицу затрат рабочего времени.

Исполнители Работы	И1	И2	И3		Иn	
Р1	t11	t12	t13		t1n
Р2	t21	t22	t23		t2n
					
Рm	tm1	tm2	tm3		tmm
						

Матрицы типа "документ на документ" и "показатель на показатель"

Для комплексного изучения информационных потоков используются матрицы типа "документ на документ" и "показатель на показатель".

В них содержатся сведения о документах (показателях), маршрутах их движения, а также о структурных подразделениях, которые осуществляют их подготовку и обработку. Матрица отражает информационные связи между структурными подразделениями в процессе обработки информации.

В 1-м квадранте матрицы отражаются все документы, создаваемые в ходе решения задач в данном структурном подразделении. Наименование документов и показателей по строкам и столбцам одинаково. Столбец показывает, какие документы (показатели) используются при формировании документа (показателя), наименование которого записано в столбце. Строка отражает, сколько раз и для разработки каких документов (показателей) используют документ данной строки. Итоговый результат по столбцу дает представление о том, сколько документов (показателей) используется при создании данного, по строке - степень использования документа (показателя) для подготовки других.

Во 2-м квадранте наименование строк совпадает с наименованием строк в 1 квадранте. По столбцам дается перечень подразделений, потребляющих информацию. Строки 2-го квадранта отражают распределение документов и показателей, разработанных в данном структурном подразделении по потребителям. Итоговый столбец показывает количество документов, предаваемых данным структурным подразделением другим. Итоговая строка отражает степень использования документов (показателей) данного структурного подразделения другими подразделениями.

В 3-м квадранте наименование столбцов совпадает с 1-м. Содержание строк - документы, входящие в данное структурное подразделение. Квадрант характеризует использование полученных документов. Итоговая строка дает представление об используемости входящих документов - реквизитов при формировании документов 1-го квадранта, итоговый столбец - о применяемости поступающих документов.

Содержание строк 4-го квадранта совпадает с 3-м, а содержание столбцов - со 2-м квадрантом. Он характеризует передачу данными структурными подразделениями входящих документов другими структурными подразделениями. Матрица заполняется единицами. Единица в строке документа означает, что он используется при формировании документа, записанного в столбце.

Помимо основных квадрантов матричная информационная модель может содержать вспомогательные подразделы (до трех). Как правило, левый вспомогательный подраздел содержит основные признаки показателей, поступающих или разрабатываемых в данном структурном подразделении. По столбцам - применяемость признака в работе данного структурного подразделения.

Правый вспомогательный подраздел содержит информацию о частоте или периодичности каждого документа (показателя), трудоемкости разработки и др.

Нижний вспомогательный подраздел может представлять данные о документах поступающих из других организаций и т.д.

Разработка матричных информационных моделей - процесс сложный и трудный, но это, пожалуй, единственный способ отражения и анализа информационных связей аппарата управления на всех уровнях иерархии с любой необходимой степенью детализации. Еще одним достоинством моделей подобного вида является высокая степень формализации и возможность проведения их анализа с помощью средств вычислительной техники.

Таким образом, матричная модель содержит информацию о:

• существующих потоках документов и показателей;

• процессах управленческой деятельности;

• взаимосвязи структурных подразделений в процессе осуществления управленческих функций.

4. Графический метод моделирования – совокупность способов условного изображения какого-либо элемента, связанного с делопроизводством.

Условность обеспечивается за счет формализованного графического языка, носителем которого является графическая модель.

Графическая модель представляет собой графический образ и три вида пояснений (экспликация)

Графический образ – совокупность изобразительных элементов, имеющих условные обозначения и включающих линии, фигуры, свет и т.д.

Пояснения:

1. Расшифровка применяемых условных обозначений (идеографическое)

2. Совокупность системы координат, масштаба и других геометрических построений (геометрическое)

3. Словесные выражения, необходимые для понимания графика – название, авторство, дата и т.д. (индивидуальное)

Весь рисунок представляет собой графическую модель; название – индивидуальное пояснение; график – графический образ; система координат – геометрическое пояснение; обозначения «––» и «- - -» – идеографическое пояснение.

Преимущества графических моделей

1. Наглядность, простота изображения и доходчивость.

2. Универсальность построения.

3. Экономичность.

Оперограмма координатная. Используется для изображения технологических процессов. Представляет собой таблицу, в которой строки – это операции, столбцы – структурные подразделения или должностные лица. Делопроизводственный процесс изображается в виде стрелок, в некоторых случаях вводятся дополнительные столбцы, в которых указывается дата, время выполнения операции. На оперограмме можно отразить движение одного вида документов.

Технологическая схема. Применяется для отражения последовательности выполнения операций делопроизводственного процесса. В этой схеме отражается начало и конец процесса, характер выполняемых операций.