Электронная регистрационная карточка
Работа DIS:class построена на принципах формирования на каждый контролируемый документ регистрационно-контрольной карточки и отражения в ней хода исполнения документов.
Вкладки регистрации
Карточка – регистрационная карточка документа
Рассылка – копирование регистрационной карточки в базы данных иных подразделений
Примечания – дополнительная информация о документе
Поручения – регистрация всех соисполнителей документа
Сопроводительные – регистрация сопроводительной документации
Оригиналы – прикрепление к регистрационной карточке электронных копий документов (имеется модуль сканирования)
Повторные – регистрация в подгруппу повторные по опреде-ленным признакам (один и тот же отправитель, тема и т.д.)
Пункт - определение части документа имеющей отдельный вопрос, самостоятельный контрольный срок и исполнителей.
Ответ – регистрация ответов (входящих и исходящих).
Многие из этих вкладок являются рекурсивными, т.е. содержат многие объекты из основной вкладки.
Внутренний регистрационный номер
Структура:
- индекс (например, классификатор видов документов)
- отметка о регистрации
- порядковый номер
- указатель года
- признаки повторности и ответа
В процессе обработки одного вопроса образуется “папка”, куда “подшиваются” все документы по вопросу (первичный документ, сопроводительные к нему, пункты, повторные, ответы из организации и в организацию, запросы и т.д.). Индекс, порядковый номер и год являются “скрепкой” документов по конкретному вопросу.
Контроль и аналитика
Реализация контроля исполнительской дисциплины и получения выборочной информации:
Контроль за своевременным исполнением документов ("срочный контроль")
Контроль качества обработки документов, полноты и содержательности подготовленных ответов
Сквозной многоуровневый контроль
Рассылка поручений и напоминаний по e-mail
Срочный контроль
Справки
Представляют подборку документов, отвечающих определенному условию.
Содержат информацию по конкретным документам.
Можно получать справки для контролеров и исполнителей отдельно, причем сразу для всего списка контролеров или исполнителей или же по конкретной фамилии.
Сводки
Представляют краткие сводные таблицы, содержащие общее количество документов, сформированные по различным критериям.
Позволяют получать оперативную статистическую информацию о количестве исполненных или неисполненных документов, документов, исполненных в срок или с нарушением срока.
Контроль качества обработки документов, полноты и содержательности подготовленных ответов
Журналы
Содержат краткие сведения о документах и используются в работе экспедицией, архивом, для сверки данных по обработке документов.
Списки документов
Обеспечивается возможность формирования разнообразных списков документов, подобранных по достаточно сложным условиям на основании имеющихся реквизитов документов.
Сквозной многоуровневый контроль
Организация сквозного контроля исполнения документов реализована с помощью возможности создания копий регистрационных карточек, копий с копий и т.д. и их автоматической отправки в подразделения-исполнители.
Рассылка поручений и напоминаний по e-mail
Использование программ – почтовых клиентов для рассылки документов. Оригинал документа (его электронная копия могут быть приложены к письму отдельными файлами.)
Возможности поиска документов:
Поиск любого документа.
Позволяет найти зарегистрированный документ по любому набору известных атрибутов.
Поиск по регистрационному номеру документа.
Позволяет найти документ по регистрационному номеру с вызовом конкретного документа.
Поиск по номеру папки.
Позволяет формирование древовидной папки истории обработки и развития вопроса, составной частью которой является данный документ.
2.* Делопроизводство в Италии
Италия – относительно молодое государство (объединение произошло только в 1861 г.), однако история делопроизводства на этих землях началась не менее 2.000 лет назад, еще во времена Римской Республики и сменившей ее впоследствии Римской Империи. Эти два государства породили одну из величайших цивилизаций, когда-либо существовавших в мире, и внесли огромный исторический вклад в развитие делопроизводства. И хотя тема делопроизводства в Древнем Риме в нашем журнале уже рассматривалась, имеет смысл еще раз к ней обратиться, т.к. она является своеобразным предисловием к теме делопроизводства в современной Италии.
Делопроизводство в Древнем Риме. Уже высказывалось мнение, что «делопроизводство древнего мира достигло своего апогея в Риме времен Империи». Римляне создали сложную структуру делопроизводства, причем не только в самом Риме, но и в Египте, Греции и других римских колониях. Значение систем делопроизводства в общественной жизни Рима было настолько велико, что римские институты власти и системы управления строились именно на правовом фундаменте систем делопроизводства.
В качестве носителей информации римляне использовали дерево (прежде всего, в силу высокой стоимости папируса), а также керамические пластинки – «черепки». Документы на деревянных табличках, вышедшие из активного пользования, скреплялись вместе и образовывали так называемые кодексы, представлявшие собой подборки связанных документов – аналог современных папок. Все таблички в кодексе последовательно пронумеровывались и снабжались индексами для последующего поиска. Хранились таблички в так называемом таблинуме (tablinum, в буквальном переводе – «дом табличек»), являющегося прообразом современного архива.
В 79 году до н.э. в Риме был построен Табуляриум (Tabularium). Это сооружение примыкало к Форуму и являлось центральным хранилищем для документов со всей Республики. Как сообщается в письменных источниках, «каждый документ, созданный в Республике, передавался в Табуляриум». Тем не менее, в ведении правительства также находился Аэрариум (Aerarium) – отдельный архив под юрисдикцией государственного казначея для документов магистратов и других государственных чиновников.
В Риме времен Империи была сформирована первая в истории Западной цивилизации «общегосударственная» система делопроизводства. Совокупность центрального хранилища и рассредоточенных по всей Империи хранилищ различных уровней власти послужила прототипом для создания общегосударственной структуры делопроизводства, структуры, которая используется и по сей день.
Делопроизводство в итальянских городах-государствах. Средневековые итальянские города-государства внесли существенный вклад в развитие систем делопроизводства – пожалуй, больший, чем любая Европейская страна. Государственные архивы в этих государствах подразделялись на различные бюро, каждое из которых отвечало за хранение документов и дел местного правительства. Как правило, документы распределялись по делам по предмету, формату, или типу операций и располагались в хронологическом порядке. В качестве картотек в бюро использовались большие шкафы для одежды или посуды, на каждый из которых наклеивалась этикетка с описанием содержимого.
История происхождения современных «журналов регистрации» уходит в средние века, когда в итальянских городах-государствах стали вести отдельные регистры для входящих и исходящих документов. Архивное хранение – метод изъятия из обращения документов, утративших силу – также начали использовать в это время. В XIV веке создавались специальные комиссии для пересмотра документов и определения подлежащих уничтожению.
Делопроизводство в Римской католической церкви. Хотя архивы Ватикана и Римской Католической Церкви состоят из церковных документов, относящихся к независимому государству внутри Италии, значение папского престола в истории итальянского делопроизводства настолько велико, что не уделить здесь хотя бы немного внимания роли Церкви было бы неправильно. После падения Рима в V веке н.э., Церковь осталась практически единственным местом во всей Италии, а, следовательно, и во всей Европе, где сохранялось делопроизводство.
В церковных правилах были прописаны требования к делопроизводству вплоть до уровня отдельного прихода. Значение папского престола в мировой истории делопроизводства определяется тем, что церковное каноническое право регулирует, пожалуй, самую глобальную систему делопроизводства, равной которой в мире просто нет. Делопроизводство ведется в церковных организациях практически во всех странах мира.
Делопроизводство в современной Италии существует с начала XIX века – с тех времен, когда Итальянские государства находились во власти Наполеоновской Франции. Французское правительство привило Италии классификацию документов и систему регистрации, основные черты которой сохраняются и сегодня.
Можно сказать, что современное делопроизводство в Италии началось с издания Королевского указа 1900 года (в документе были изложены основополагающие принципы работы канцелярий и архивных учреждений государственного правительства). Однако лишь в 1963 году сформировалось структура делопроизводства в том виде, в котором она официально существует и сейчас. В это время вышел Декрето дель Президенте делло Република (DecretodelPresidentedelloRepublica, Президентский указ), определивший основные требования к архивному хранению и делопроизводству, которые, с незначительными изменениями, применяется и по сей день. Рассмотрим суть этих требований.
Регистрация документа. Итальянская система регистрации была изложена в Королевском указе 1900 года и мало чем отличается от других европейских систем. Каждая категория документов, объединенная общим заголовком или темой (titolario) соответствует ряду документов в журнале регистрации (protocollo). Как правило, для каждой категории документов заводится отдельный журнал. Как и в большинстве систем регистрации, каждый документ, поступивший или созданный в канцелярии, подлежит обязательной регистрации в журнал. Зарегистрированные документы последовательно нумеруются; записи входящих и исходящих документов ведутся в журнале раздельно. Факт регистрации документа является официальным подтверждением не только самого существования документа, но и его подлинности.
При регистрации входящих документов в журнале проставляется дата получения, имя отправителя и предмет дела. При регистрации исходящих документов указывается дата создания, адресат и предмет дела. Кроме того, все документы регистрируются в журнале той канцелярии, в которую они поступают.
Предметная классификация дел. В европейских канцеляриях обычно используется какая-либо стандартная схема классификации дел в сочетании с журналами регистрации, и Италия в данном случае не является исключением. Королевским указом 1900 года была введена «систематическая классификации по мандатам (поручениям)». Эта стандартная система (titolario) предусматривает как общие, так и специальные предметные категории, составляющие основу ведения дел в государственных министерствах.
Вышедшие из активного пользования документы перемещаются из итальянских государственных ведомств в так называемые «депозитарные архивы» – промежуточные хранилища, представляющие собой сложную общегосударственную систему хранения. Раз в год документы из внутриведомственных архивов направляются в депозитарные архивы, где они хранятся в течение 40 лет с момента поступления. По истечении этого срока документы, имеющие историческую ценность, переводятся в соответствующее архивное хранилище, а все оставшиеся – уничтожаются.
Описанная система предполагает, как правило, по одному такому архиву на каждое головное министерство (directorate) государственного правительства, и по одному – на каждую префектуру или региональное правительство.
Органы архивного надзора функционируют независимо от государственного архива и решают вопросы регионального уровня в отношении документов, находящихся в собственности частных лиц или организаций.