- •«Делопроизводство»
- •Содержание
- •Тема 1. Значение делопроизводства
- •Контрольные вопросы
- •Тема 2. Этапы развития делопроизводства
- •Электронная регистрационная карточка
- •Внутренний регистрационный номер
- •Контроль и аналитика
- •Контрольные вопросы
- •Тема 3. Издание распорядительных документов
- •Контрольные вопросы
- •Тема 4. Организационно-правовые документы
- •Контрольные вопросы
- •Тема 5. Составление докладной записки, акта, протокола и работа с ними
- •Тема 6. Организация документооборота
- •Принципиальная схема документооборота в университете
- •4. Документооборот как услуга
- •Создание документа
- •Работа с документами
- •Архивное хранение
- •5. Регламентация документопотоков
- •Тема 7. Регистрация документов
- •Контрольные вопросы
- •Тема 8. Контроль исполнения документов
- •Тема 9. Организация труда делопроизводственного персонала.
- •Организационное построение делопроизводственной службы
- •Организация документооборота.
- •Должностной состав делопроизводственного персонала
- •Повышение квалификации делопроизводственного персонала
- •Организация рабочих мест и условия труда (эргономика)
- •Тема 10. Методы диагностики в делопроизводстве
- •1. Методы сбора информации
- •1.3. Визуальные
- •1. 4Инструментальные методы-базируются на измерении
- •2. Методы обработки и анализа информации
- •3. Матричные методы моделирования
- •Оперограмма разработки календарного плана работ
- •Контрольные вопросы
- •Тема 11. Защита документации
- •Контрольные вопросы
- •Тема 12. Автоматизация документооборота
- •1. Основные определения:
- •Законодательная база:
- •Закон Украины «Про электронные документы и электронный документооборот»
- •Электронный документ
- •Электронная цифровая подпись
- •Закон Украины «Про электронную цифровую подпись»
- •2. Цели и трудности автоматизации документооборота
- •3.Компоненты системы электронного документооборота
- •Сопротивление персонала в процессе внедрения электронного документооборота.
- •Разработка программы обучения.
- •6. Офис как сложная система (в широком смысле слова).
- •Информационная модель офиса
- •П ередача передача
- •Контрольные вопросы
- •Тема 13. Кадровое делопроизводство
- •1. Основные задачи Службы управления персоналом.
- •2. Организационно-нормативные документы.
- •3. Организационно-правовые аспекты подготовки кадровой документации.
- •4. Учет персонала. Личные карточки
- •Личные дела
- •Штатно-должностная книга
- •Алфавитная книга
- •Контрольные вопросы
Оперограмма разработки календарного плана работ
Операции |
Участники процесса |
|||
Руководи-тель |
Группа разработчиков |
|||
Руководи-тель |
Ответств. исполнитель |
Исполни-тель |
||
Принятие решения о проведении совершенствования делопроизводства |
○ |
|
|
|
Определение основных направлений совершенствования делопроизводства |
○ |
○ |
|
|
Изучение делопроизводства |
|
○ |
○ |
○ |
Анализ материалов |
|
○ |
○ |
○ |
Определение структуры проекта |
|
○ |
|
|
Составление календарного плана |
|
○ |
|
|
Утверждение |
○ |
|
|
|
Структурно-балансовые графики или структурные диаграммы. Используются для анализа структуры рабочего времени. Изображаются в форме ленточных или круговых диаграмм.
Структура затрат рабочего времени инспектора по контролю за исполнением документов.
Виды работ инспектора:
заполнение карточки 2,5 ч.
работа с исполнителями 1ч.
снятие документов с контроля 0,5ч.
анализ данных по контролю 2ч.
расчет коэффициента исполнительности 1,3ч.
информирование руководства 0,7ч.
Контрольные вопросы
Какие методы диагностики Вам известны?
Перечислите методы сбора информации.
Основные методы обработки и анализа информации.
Какие матричные методы моделирования Вам известны?
Что представляет собой матричная модель и ее виды.
Какую информацию содержит матричная модель?
Дайте определение понятия «графический метод моделирования».
Что представляет собой графическая модель и их виды.
Назовите преимущества графических моделей.
Тема 11. Защита документации
1. Понятие коммерческой тайны.
2. Законодательная база защиты документов.
3. Документы, обеспечивающие защиту документации и информации.
4. Меры, способы защиты информации.
1. В процессе научно-производственной, внешнеэкономической, управленческой, финансовой и иной предпринимательской деятельности перед предприятием может возникнуть вопрос о необходимости перевода какой-либо информации в категорию «коммерческая тайна» и, следовательно, создания систем ее защиты.
Мотивами постановки такого вопроса может послужить ряд факторов: достижение достаточно высокого уровня в научно-производственной деятельности и сфере услуг, появление новых технологий на основе полученных «ноу-хау», выпуск конкурентоспособной редукции, повышенный интерес конкурентов к производимым товарам и т.п.
Коммерческая тайна - деловая информация, имеющая фактическую или потенциальную ценность для предприятия по коммерческим причинам. Материальной формой коммерческой тайны чаще всего является конфиденциальная управленческая, производственная, торговая информация, зафиксированная в конкретных документах (табл. 12.1).
Таблица 12.1.
Сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия
Виды деятельности |
Сведения, составляющие коммерческую тайну |
Производство |
Сведения о структуре производства, производственных мощностях, запасах сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции. |
Управление |
Сведения о применениях оригинальных методов управления производством; о подготовке, принятии и исполнении отдельных решений руководства предприятия по коммерческим, организационным, производственным, научно-техническим и иным вопросам. |
Планы |
Сведения о планах расширения или свертывания производства различных видов продукции и их технико-экономических обоснованиях; о планах закупок, продаже инвестиций. |
Совещания |
Сведения о фактах проведения, целях, предмете и результатах совещаний и заседаний органов управления предприятия. |
Финансы |
Сведения о балансах предприятия; содержащиеся в бухгалтерских книгах управления; о кругообороте средств предприятия; о финансовых операциях; о состоянии банковских счетов, о производственных операциях; об уровне доходов; о долговых обязательствах; о состоянии кредита предприятия (пассивы и активы). |
Рынок |
Сведения о применяемых предприятием оригинальных методах изучения рынка; о результатах изучения рынка, содержащихся в оценках состояния и перспектив развития рыночной конъюнктуры; о рыночной стратегии предприятия; о применяемых предприятием оригинальных методах осуществления продаж; об эффективности коммерческой деятельности предприятия. |
Партнеры |
Систематизированные сведения о внутренних зарубежных заказчиках, подрядчиках, поставщиках, потребителях, покупателях, компаньонах, спонсорах, посредниках, клиентах и других деловых отношениях предприятия, а также его конкурентах, которые не содержатся в открытых источниках (справочниках, каталогах и др.) |
Переговоры |
Сведения о подготовке и результатах проведения переговоров с деловыми партнерами предприятия. |
Контракты |
Сведения, условия конфиденциальности в договорах, контрактах, соглашениях и других обстоятельствах предприятия. |
Цены |
Сведения о методах расчета, структуре и уровне цен на продукцию и размерах скидок. |
Торги |
Сведения о подготовке к торгам или аукционам и их результатах. |
Наука и техника |
Сведения о целях, задачах, программах, перспективных научных исследований. Ключевые идеи НИР. Точные значения, конструктивные характеристики создаваемых изделий и оптимальных параметров разрабатываемых технологических процессов (размеры, объемы, конфигурация, процентное содержание компонентов, давление, время и т.д.). Аналитические и графические зависимости, отражающие найденные закономерности и взаимосвязи. Данные об условиях экспериментов и оборудования, на котором они производились. Сведения о материалах, из которых изготовлены отдельные детали. Сведения о методах защиты от подделки товарных знаков. |
Технология |
Сведения об особенностях, используемых и разрабатываемых технологий и специфика их применения. |
Безопасность |
Сведения о порядке и состоянии организации защиты коммерческой тайны; о порядке и состоянии организации охраны, пропускном режиме, системе сигнализации. Сведения, составляющие коммерческую тайну предприятий-партнеров и переданные на доверительной основе. |
Постановлением Кабинета министров Украины № 611 от 08.09.1993 года утвержден Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. К таким сведениям относятся:
уставные документы, документы, которые разрешают заниматься предпринимательской деятельностью и ее отдельными видами;
информация по всем установленным формам государственной отчетности;
сведения о численности и составе работающих, их заработную плату в целом и по профессиям и должностям, а также наличие свободных рабочих мест;
данные, необходимые для проверки и уплаты налогов и других обязательных платежей;
документы об уплате налогов и других обязательных платежей;
информация о загрязнении окружающей среды природы, нарушениях безопасных условий труда, реализации продукции, которая наносит ущерб здоровью, а также другие нарушения законодательства Украины и размеры нанесенных при этом убытков;
документы о платежеспособности;
сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, союзах, объединениях и других организациях, которые занимаются предпринимательской деятельностью;
сведения, которые в соответствии с законодательством подлежат оглашению.
Система защиты коммерческой тайны на предприятии направлена на предотвращение утечки сведений, составляющих коммерческую тайну, а также на создание юридических оснований для постановки вопроса о возмещении нанесенного конкурентом или персоналом предприятия материального ущерба. Законодательная база, лежащая в основе разработки данной системы, представлена в табл.8.2.
2. Законодательная база защиты информации (табл. 12.2).
Таблица 12.2
Законодательная база защиты информации
Наименование законодательных и нормативных актов |
Характеристика и регулирующая функция законодательных и нормативных актов |
Закон Украины «Об информации» |
Устанавливает общие правовые основы получения, использования, распоряжения и хранения информации, а также систему информации, ее источники; определяет статус участников информационных отношений; регулирует доступ к информации и обеспечивает ее охрану; защищает личность и общество от неправдивой информации. Устанавливает принципы информационных отношений. |
Закон Украины «О государственной тайне» |
Устанавливает информацию, которая может быть отнесена к государственной тайне, а также информацию, не отнесенную к последней. Определен комплекс мер, направленных на предотвращение разглашения информации. |
Закон Украины «О защите информации в автоматизированных системах» |
Устанавливает основы регулирования правовых отношений в области защиты информации в автоматизированных системах на условиях соблюдения права собственности граждан Украины и юридических лиц на информацию, а также право доступа к последней, право собственника информации на ее защиту, а также ограничения на доступ к информации. |
Постановление ВР «О технической защите информации» |
Определяет порядок технической защиты информации. Направлено на обеспечение безопасности и определяет техническую защиту информации как совокупность средств, которые базируются на принципах целесообразности, непрерывности и комплексности, согласованных по времени и месту применения. Устанавливает цель технической защиты информации, состоящую в своевременном выявлении угроз и предупреждений нарушений целостности информации и утечки ее техническими каналами. |
Система защиты коммерческой тайны на предприятии предполагает обязательное выполнение следующих требований:
юридическое закрепление в основополагающих документах: уставе, учредительном и коллективном договорах и правилах внутреннего трудового распорядка права предприятия на коммерческую тайну;
качественный подбор персонала предприятия для работы со сведениями категории «коммерческая тайна», оформление допуска к работе с такими сведениями путем при отборе у сотрудников письменных обязательств о неразглашении коммерческой тайны, их воспитание и обучение в связи с работой с такого ряда информацией;
четкое определение конкретных сведений, подлежащих защите в качестве коммерческой тайны, своевременное доведение их до сведения персонала предприятия, имеющего к ним непосредственное отношение по должности или характеру выполняемой работы;
введение общих мер режимного характера, направленных на сохранность конфиденциальной информации: пропускной режим, охрана предприятия с использованием технических средств, в том числе по перекрытию каналов утечки информации в процессе использования и эксплуатации средств связи, обработки информации в ЭВМ; разработка положений, правил, инструкций режимного характера;
организация делопроизводства с документами категории «коммерческая тайна», определение порядка работы с опытными образцами продукции этого же характера;
создание подразделения службы безопасности, четкое определение его задач и функций.
Все эти элементы и звенья должны быть использованы в полном единстве и взаимодействии.
Юридическое закрепление права на коммерческую тайну, организацию ее защиты приобретают для предприятия исключительное значение. Такое право можно юридически оформить на уже действующих предприятиях путем внесения соответствующих дополнений в основополагающие организационные документы предприятия, а при создании новых — сразу же закрепить его в аналогичных документах.
Следует установить, кем определяется порядок защиты коммерческой информации (как правило, руководителем предприятия). Следует также закрепить право предприятия (руководителя) требовать от работников, допущенных к конфиденциальной коммерческой информации, соблюдения установленного порядка и правил ее сохранения. Важно зафиксировать, что предприятие имеет право не представлять сторонним организациям и физическим лицам информацию, содержащую коммерческую тайну (кроме случаев, установленных законодательством Украины).
Перечень обязанностей должен содержать требование об обеспечении предприятием сохранности конфиденциальных коммерческих сведений, связанных с производством, технологической информацией, управлением, финансами и другой деятельностью предприятия.
Соответствующие положения, содержащие взаимные обязательства администрации и коллектива сотрудников предприятия по обеспечению сохранения коммерческой тайны, необходимо предусмотреть и в коллективном договоре. Целесообразно, чтобы в договоре предусматривался единый порядок работы с конфиденциальной коммерческой информацией, содержащейся в соответствующих документах со стороны сотрудников, привлекаемых для работы с ними, определена ответственность за обеспечение и нарушение порядка работы с ними и т. д.
В договоре целесообразно также обязать администрацию обеспечить работников предприятия, имеющих отношение к коммерческой тайне, необходимыми методическими материалами (инструкциями, памятками), проводить учебу работников по проблемам защиты коммерческой тайны.
Основные положения, закрепляющие право предприятия на коммерческую тайну и организацию работы по предотвращению утечки конфиденциальной коммерческой информации, должны найти отражение в Правилах внутреннего трудового распорядка. В частности, перечень обязанностей администрации должен предусматривать:
создание необходимых условия для выполнения работниками установленных на предприятии порядка и правил обеспечения сохранности конфиденциальной коммерческой информации;
инструктаж работников, связанных с коммерческой тайной, о правилах ее сохранения с оформлением письменных обязательств о ее неразглашении (при приеме на работу, при увольнении или переводе на другую работу, связанной с коммерческой тайной);
проведение комплекса организационных, экономических, инженерно-технических и воспитательно-профилактических мероприятий, направленных на предотвращение утечки конфиденциальной коммерческой информации, нейтрализацию угрозы экономической безопасности предприятия;
включение в должностные инструкции работников обязанности по сохранению коммерческих секретов предприятия;
осуществление контроля за соблюдением работниками предприятия установленных требований по сохранению коммерческой тайны предприятия;
привлечение к дисциплинарной ответственности нарушителей требований по защите коммерческой тайны, в соответствии со ст. 147 КЗоТ Украины.
Обязанности работников можно изложить в следующей редакции:
строго соблюдать требования по обеспечению сохранности коммерческой тайны, установленные на предприятии соответствующими внутренними нормативными документами (положениями, правилами, инструкциями);
принимать меры к выявлению причин и обстоятельств, которые могут нанести экономический ущерб предприятию;
надежно хранить информацию, содержащуюся в носителях коммерческой тайны (документах, рукописях, чертежах, дискетах.
Создание системы защиты коммерческой тайны следует начинать с глубокого анализа всей деятельности предприятия по следующим направлениям:
Кадровый состав: данные о крупных специалистах; кто из сотрудников наиболее полно осведомлен о конфиденциальной информации предприятия (приложить список к анкете); количество сотрудников, которые могут иметь отношение к коммерческой тайне; средняя зарплата по профессиям и должностям; текучесть кадров; моральная атмосфера на предприятии.
Основные и вспомогательные виды деятельности; какая уникальная продукция выпускается; какие услуги оказываются.
Уровень достижений на этих же направлениях у конкурентов и партнеров, имеющаяся информация об их деятельности и финансовом положении; наиболее важные партнеры и поставщики; с кем из них будет развиваться сотрудничество.
Перспективы создания новых технологий, «ноу-хау», освоения и выпуска новых видов продукции.
Престиж и репутация предприятия в предпринимательской среде.
Финансовое состояние, источники финансирования, размеры и источники прибылей.
Положение предприятия на рынке; данные о спросе различных потребительских слоев населения на продукцию предприятия; за какие сегменты рынка предприятие ведет борьбу.
Рентабельность.
Ценообразование и политика цен.
Сущность долгосрочной стратегии на рынке.
Какая конфиденциальная информация имеется на предприятии, в каких местах сосредоточена и на каких носителях содержится (документах, опытных образцах продукции), защищена ли авторским или патентным правом.
Какие предприятия, фирмы проявляют повышенный интерес к деятельности предприятия, в чем это выражается.
Какой режим установлен на предприятии, решение каких проблем он обеспечивает, материальные затраты на охранные мероприятия.
Наиболее вероятные и опасные каналы утечки информации.
Какие меры противодействия применяются против конкурентов.
Источники информации о предприятии, оценка их объективности.
На основе проведенного анализа и оценки деятельности предприятия, изучения перспектив его развития разрабатываются организационные и другие внутренние документы, устанавливающие на предприятии порядок работы и обращения с документами, сведениями и изделиями, составляющими коммерческую тайну предприятия.
3. Документы, обеспечивающие защиту документации и информации (рис. 12.1).
Рисунок 12. 1 - Документы, обеспечивающие защиту документации и информации
Ниже приведен перечень документов, характеризующих каждую из групп:
1-я группа документов:
Устав
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение о коммерческой тайне и правилах ее сохранения
2-я группа документов:
Приказ о выделении сведений, составляющих КТ
Приказ об утверждении перечня сведений, содержащих КТ
Положение о разрешительной системе доступа к документам, составляющим КТ
Положение о Службе безопасности
Предупреждение-обязательство при увольнении сотрудника
Соглашение о конфиденциальности с посетителем (клиентом)
Карточка сотрудника, допущенного к КТ
Памятка работнику о сохранении КТ
План обучения сотрудников по вопросам сохранения КТ
Памятка инспектору по кадрам предприятия
3-я группа документов:
Номенклатура дел, составляющих КТ
Акт на уничтожение документов, содержащих КТ
Журнал учета пакетов
Журнал учета документов с грифом КТ
Журнал учета рабочих тетрадей
Журнал учета карточек о допуске к КТ
Журнал учета услуг, продукции, ноу-хау, составляющих КТ
Инструкция по организации и ведению делопроизводства документов с грифом КТ
В целом, для обеспечения конфиденциальности информации применяют различные меры и способы защиты. В табл. 8.3 представлен перечень и краткая характеристика возможных способов защиты информации.
Использование технических средств для обеспечения сохранности информации создает дополнительные гарантии того, что документы будут надежно защищены.
Меры и способы защиты информации (табл. 12.3)
Таблица 12.3
Меры и способы защиты информации
Наименование мер и способов защиты |
Характеристика и содержание |
Функции |
Морально‑ этические |
Негласное признание обществом нормы морали и этики служебных отношений |
Выполнение правил поведения, сложившихся в коллективе. |
Физические |
Создание препятствий для доступа к охраняемому оборудованию и информации |
Физическая защита от несанкционированного доступа к информации. |
Административные |
Организация соответствующего режима секретности, пропускного и внутреннего режимов |
Создание службы безопасности, обучение и инструктаж персонала, контроль за документацией, работа с кадрами, контроль за посетителями. |
Технические |
Применение электронных и других устройств для защиты информации |
Автоматизация охраны помещения без введения запретов на использование аппаратуры обработки информации; значительное снижение либо исключение возможности утечки информации по разнообразным побочным каналам. |
Криптографические |
Доступ к информации при предъявлении “ключа” |
Шифровка информации. |
Программные |
Применение спецпрограмм для защиты информации |
Хранение и выдача ключевых элементов и паролей. |
Средства охраны территории представляют собой различные типы контролирующих систем, включая ограды с автоматической системой сигнализации, системы телевизионного контроля территории и другие технические средства. Основными мерами защиты информации при использовании технических способов является:
поиск закладных (подслушивающих или записывающих) устройств;
обеспечение скрытности передачи информации путем их шифрования;
специальная защита аппаратуры;
использование специальных средств защиты компьютерных систем и БД.