Контрольные вопросы
Назовите основные цели и задачи курса.
Дайте определение понятия «делопроизводство»
Определите и расшифруйте понятие «документирование управленческой информации».
Назовите аспекты нормативно-методической базы делопроизводства.
Какие Вам известны предметные области регулирования делопроизводства?
Охарактеризуйте 2 аспект нормативно-методической базы делопроизводства.
Назовите причины разработки ЗУ «О делопроизводстве».
Определите цель разработки ЗУ «О делопроизводстве».
Перечислите задачи проекта ЗУ «О делопроизводстве».
Назовите ожидаемые результаты проекта закона.
Тема 2. Этапы развития делопроизводства
Этапы развития делопроизводства (XV - XX).
Сравнение отечественных и зарубежных технологий делопроизводства.
2.* Зарубежный опыт в сфере делопроизводства.
1. Актовое ДП. Данный период характеризуется постепенным формированием традиций организации работы с документами, обработки и хранения документов, обеспечение их сохранности, в том числе от несанкционированного доступа.
Как форму ведения делопроизводства актовые книги начали применять на территории западных славянских земель уже в XIII веке. Актовые книги – особая форма ведения делопроизводства – XII век - Чехия, Польша. В Украине – 2-я половина XIV века. – велись в результате деятельности гродских и земских судов.
Большой массив актовых книг появился в результате деятельности градских (польск.grod— крепость) и земских судов. Земский суд рассматривал гражданские дела шляхты, криминальные дела. Гродский суд проводился старостой в каждом воеводстве.
Виды актовых книг: декретовые, записные, текущие.
. В декретные книги, которые велись только во время судебных сессий - "рочков", вносили исключительно протоколы криминальных и гражданских дел. Записные - имели некоторую аналогию с нотариальными книгами. В них вносили разные личностно-правовые документы: дарственные, купчие, долговые, продажные, а также контракты, условия и т.п. Текущие книги предназначались для жалоб, свидетельств и "реляций" возных, заявлений, "протестаций" и других извещений разнопланового характера. Текущие книги предназначались для жалоб, свидетельств и "реляций" возных, заявлений, "протестаций" и других извещений разнопланового характера.
Свое дальнейшее развитие актовое делопроизводство в судах получило согласно Уставу 1566 г., который предусматривал ведение всех документов "словы русскими". В документах той поры прослеживается стремление придерживаться канцелярского стиля изложения, хотя и встречаются элементы живого разговорного языка, характерного для представителей феодального общества.
Актовое делопроизводство просуществовало на территории Правобережной Украины до конца XVIII века.
Приказное ДП. Постепенно создается система делопроизводственных центральных и местных учреждений, формируются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приёмы их составления. Однако пока отсутствует систематический порядок в организации самих учреждений и их делопроизводства.
Конец XV – начало XVI ст. – образование системы приказов центрального органа – Государственного правления, - которые ведали отдельными областями как ведомственные учреждения, напр. Посольский приказ (ведал внешними отношениями), Помещичий приказ (земельными делами), Холопский, Ямской и др. (всего 80). При каждом приказе функционировали канцелярии.
Процесс создания документов:
На каждом входном документе проставлялась дата оформления. Дьяк в случае необходимости делал отметку «Выписать» (т.е. «навести справку»), дело готовили к дискуссии, после которой выносилось заключение, делалось распоряжение о подготовке письма-ответа. Проект документа составляли по распоряжению дьяка старшие поддьячные. Старший поддьячный этот проект «чернил» (редактировал), младший – «белил» (переписывал заново). Старший «справлял» (сверял с черновиком и визировал). Заверенный документ подписывался дьяком с целью предупреждения подделок.
Документы делили на законодательные (издавались органами гос. власти) и распорядительные (органами управления).
Коллежское делопроизводство (XVIII). Характеризуется усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием бюрократического начала.
В 1717-1718 гг. систему приказов сменили12 коллегий, каждая из которых ведала определенной областью и подчинялась сенату.
Структуру коллегий определял «Генеральный регламент», в котором детально раскрыты функции каждого подразделения коллегии, определены права, обязанности, компетенция и режим работы государственный служащих (архивариусы, писари, копировальники и регистраторы). «Генеральный регламент» положил основы организованного делопроизводства гос. учреждений. Документы писали по «генеральному формуляру» (обязательная форма).
Весь процесс прохождения документов в учреждениях обязательно регистрировался в журналах, книгах или реестрах. На входящих документах в верхнем правом углу ставили дату поступления и номер согласно реестру. Зарегистрированные документы рассматривались соответствующими исполнителями и заносились в настольный реестр. Аналогично регистрировались исходящие документы. Устанавливалась иерархия документов.
Именно в период коллегиального делопроизводства были установлены начала организации учета, прохождения и сохранения документов, тогда же впервые появился термин "архив".
Исполнительное ДП. (XIX – нач. XX) Характеризуется введением единообразия в постановку делопроизводственных министерств от создания документов до их архивного хранения. Особое внимание уделено правилам переписки центральных органов – министерств с др. учреждениями.
Возникновение министерств привело к появлению бюрократов – чиновников. порядок прохождения документов по инстанциям регламентировался законом. В каждой инстанции входящие и выходящие документы регистрировались в журналах, которые состояли из 3-ех частей: для регистрации документов высшей власти, для текущих обычных бумаг, для тайных бумаг. Дела делились на: срочные; обычные; неоткладные.
Порядок прохождения - документов по инстанциям строго регламентировался правилами, которые требовали, чтобы документы не отклонялись от своего установленного пути. В каждом учреждении входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах, состоящих из трех частей: для регистрации документов высшей власти, для обыкновенных документов и для секретных. Дела, которые рассматривались в департаментах, разделяли такие на три категории: срочные; неотложные (рассмотрение которых связано с применением неотложных решений) и текущие.
Режим Временного правительства из-за непродолжительности своего существования не внес существенных изменений в практику подготовки документов.
Этап развития делопроизводства (1917-1990гг.)
1925г. – создание института техники управления ИТУ, занимавшегося исследованием методов оптимизации документооборота, методами рациональной организации основных делопроизводственных процессов (регистрация, контроль, хранение).
1931г. – подготовка «Общих правил документации и документооборота», предполагалось ввести эти правила в качестве типовых и единых для всех учреждений. Большая работа проводилась по совершенствованию делопроизводства в реальных учреждениях на основе механизации управленческого труда.
1973г. – подготовка ЕГСД (Единая гос. система делопроизводства). Основные положения ЕГСД носили комплексный характер, т.к. включали вопросы организации делопроизводства, а также рекомендации по организации труда делопроизводственного персонала.
Недостаток основных положений: отсутствие связи с новыми информационными технологиями.
1988г. – подготовка основных положений ГСДОУ (Гос. система документационного обеспечения и управления), преодоление недостатка ЕГСД – установление связи с информационными системами.
1970 – 80гг. – подготовка гос. стандартов на документацию, общесоюзных классификаторов, стандартов на унифицированные системы.
Современное состояние делопроизводства в Украине (1991 – наше время)
Формирование собственной нормативной базы по делопроизводству, регламентация работы архивных учреждений, задача унификации управленческих документов, упорядочение понятийного аппарата делопроизводства и архивного дела (издание терминологического стандарта), решение задач концептуального плана по разработке концепции Закона Украины «О делопроизводстве», задачи научно-методического обеспечения делопроизводства, издание журнала «Архивы Украины», создание УНИИАСД (в России – ВНИИДАД).
Проблемы:
отсутствие организационно-правовых основ организации делопроизводства по электронным документам;
трудности применения национальных стандартов на документацию в связи с приданием им статуса рекомендательных документов;
приостановление работ над развитием гос. классификатора управленческой документации (ГКУД);
недостаточное количество научных исследований в области делопроизводства;
Перспективы:
разработка Закона Украины «О делопроизводстве…»;
гармонизация национальных стандартов с международными;
изучение зарубежного опыта по управлению документацией;
разработка проблем унификации и стандартизации документов – сборники ОРД, доработка ГКУД, унификация текстов;
исследование новых видов служебных документов;
исследование роли делопроизводственных в организации информационного обеспечения управления.
2. На практике и в теории делопроизводства и документооборота сложились, в основном, две технологии, которые, в дальнейшем, будем условно называть "отечественная" и "западная".
Отечественная технология
Традиционная отечественная технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности:
четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель исполнитель руководитель) внутри организации;
отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т.д.
современная отечественная технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.
Технологии делопроизводства закреплены в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству [1-9].
Основная проблема традиционной технологии централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку эта технология требует как получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных журналов и картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.
Еще одна особенность относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации.
Программные системы, реализующие отечественную технологию, ориентированы в первую очередь на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако, такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными "мостиками" для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам.
К системам автоматизации данной технологии относятся:
1. Дело-96 (компания "Электронные офисные системы");
2. Система Золушка-WIN. Служебная корреспонденция, НТЦ ИРМ, г. Москва.
Западная технология
Традиции западного делопроизводства существенно отличны от российских и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников.
К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие:
характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю минуя руководство;
отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля;
регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством не создается.
Программные системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что в свою очередь предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.
Системы характеризуются активным вовлечением в процесс документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации. Основной особенностью "западной" технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.
Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика "коробочного" продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по организации, т.е. по ее подразделениям и работникам.
К системам данного направления относятся:
1. Русифицированные версии популярных западных систем:
DocsOpen (PC DOCS);
LinkWorks (DEC);
Staffware (Staffware PLS);
Lotus Notes (Lotus-IBM);
2. Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:
система Office Media компании InterTrust, г. Москва, (Lotus Notes);
система Ирида компании IBS г. Москва, (Lotus Notes);
комплекс программ Делопроизводство фирмы ИнТорКон, г. Челябинск (Lotus Notes);
система Золушка-Кабинет НТЦ ИРМ, г. Москва, (Lotus Notes);
решения компании АО "Весть" г. Москва, (DocsOpen);
решения компании "Метатехнология" г. Москва, (Staffware и Excalibur);
система Optima-WorkFlow компании АОЗТ "Оптима" (MS Exchange, MS SQL);
3. Собственные разработки российских компаний:
система LanDocs компании "Ланит";
система Effect Office компании "Гарант International";
система Документ2000 компании Telcom Service;
система Крон компании "Анкей";
система Евфрат компании Cognitive Technologies.
Описание конкретных систем
Система DIS:class
Модули системы DIS:class:
1. Служебная корреспонденция - автоматизированная технология регистрации, обработки и контроля переписки между организациями.
2. Решения и распоряжения - автоматизированная технология регистрации, обработки и контроля распорядительных документов:
Внешних - постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций.
Внутренних - протоколов, приказов, распоряжений.
На контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.
3. Письма граждан - автоматизированная технология регистрации, обработки и контроля обращений, жалоб, заявлений граждан.
Система обеспечивает:
регистрацию документов
контроль исполнительской дисциплины
выдача напоминаний исполнителям
поиск документа
подготовку справок, сводок, отчетов
формирование истории исполнения и движения документа
организацию “папки” документов по определенному вопросу
хранение электронных образов документов
сквозной многоуровневый контроль
разделение прав доступа