3. Организационно-правовые аспекты подготовки кадровой документации.

К распорядительным документам по персоналу относятся приказы (распоряжения) о:

- приеме, переводе и увольнении работников;

- поощрении и дисциплинарных взысканиях;

- предоставлении отпусков;

- изменении личных данных работника.

Приказы (распоряжения) готовятся на основании распоряже­ний руководителя предприятия, докладных записок руководителей структурных подразделений, заявлений работников, подписанных контрактов, документов, предусмотренных действующим законо­дательством и другими нормативно-правовыми актами.

Приказы (распоряжения) оформляются на бланке предприятия формата А4 и должны содержать: полное название предприятия; название вида документа - приказ (распоряжение); место составле­ния или издания; дату регистрации; номер; заголовок к тексту; текст; основание; подпись руководителя.

Приказ (распоряжение) визируется непосредственным испол­нителем (отмечается фамилия, должность), руководителем кадро­вой службы, а также должностными лицами, круг которых устанав­ливает руководитель предприятия (порядок визирования приказов может быть установлен регламентом работы, инструкцией или по­ложением об общем делопроизводстве).

Завизированный проект приказа (распоряжения) передается на подпись руководителю. После подписания приказ (распоряжение) регистрируется в книге регистрации приказов (распоряжений) по персоналу (ведется отдельно от книги регистрации приказов по ос­новной деятельности), которая имеет следующую форму:

- номер приказа (распоряжения). Нумерация осуществляется с 1 января

по 31 декабря текущего года;

- дата регистрации;

- краткое содержание;

- кем подписано (фамилия, инициалы);

- кому направлено (объявлено под расписку).

Приказы (распоряжения) по персоналу, за исключением част­ных случаев, имеют лишь распорядительную часть, начинать кото­рую рекомендуется с фамилии, имени и отчества работника. Затем, отмечаются:

- действие, которое объявляется приказом (распоряже­нием);

- должность (ученая степень, звание, специальность, разряд);

- название структурного подразделения; дата (по необходимости), размер

должностного оклада (по штатному расписанию) или другие условия оплаты

труда.

После текста распорядительной части указывается основание подготовки приказа.

В групповом приказе (распоряжении) (образец прилагается) рекомендуется размещать взаимосвязанные вопросы в такой после­довательности: прием на работу (назначение на должность); пере­вод на другую должность (работу) на данном предприятии; уволь­нение и др.

В каждой группе вопросов фамилии работников рекомендует­ся размещать в алфавитном порядке.

Приказ (распоряжение) приобретает силу с момента его под­писания (регистрации) или в срок, указанный в распорядительной части.

Оригиналы (первые экземпляры) приказов (распоряжений) накапливаются в делах в хронологическом порядке в соответствии с утвержденной номенклатурой. Дела ведутся на протяжении ка­лендарного года, после чего завершаются и хранятся в кадровой службе или у работника, который отвечает за работу с персоналом и кадровое делопроизводство.