Контрольные вопросы

1. Определение понятия «коммерческая тайна».

2. Перечислите сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну.

3. Назовите законодательные и нормативные акты, составляющие законодательную базу защиты информации.

4. Требования к системе защиты коммерческой тайны на предприятии.

5. Перечислите направления анализа деятельности предприятия для создания системы защиты коммерческой тайны.

6. Назовите группы документов, обеспечивающих защиту документации и информации.

7. Какие документы закрепляют право на коммерческую тайну?

8. Документы, входящие в группу документов системы защиты.

9. Документы по организации и ведению делопроизводства.

10. Какие меры и способы защиты информации Вам известны?

Тема 12. Автоматизация документооборота

1. законодательная база.

2. Цели и трудности автоматизации документооборота.

3. Компоненты системы электронного документооборота.

4. Сопротивление персонала в процессе внедрения электронного документооборота.

5. Разработка программы обучения.

6. Современный офис

1. Основные определения:

Традиционный документооборот – движение документов с момента их создания или поступления до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело

Документирование – процесс создания документов

Организация работы с документами – создание условий, обеспечивающих обработку и хранение необходимой информации, и снабжение ее потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами:

Организация рациональных схем движения документов

Создание информационно-поисковых систем по документам

Контроль исполнения документов

Подготовка документов к передаче в архив

Делопроизводство – комплекс мероприятий по документированию и организации работы с документами в процессе осуществления управленческой деятельности

Корпоративная система управления документооборотом - система управления документооборотом, позволяющая на основе применения информационных технологий упорядочить и централизовать документооборот, повысить скорость информационных потоков, снизить информационную загрузку персонала и достигнуть качественно нового уровня контроля исполнения

Признаками корпоративности системы управления документооборотом являются:

• Единое информационное поле – все участники имеют возможность доступа к необходимой информации в любой момент времени

• Унифицированные и стандартные формы создания документов, работы с ними и хранения

• Возможность территориальной распределенности системы управления предприятием без снижения качества управления

• Сложность организационно-функционального построения предприятия

• Многоуровневый сквозной контроль

Документооборот – это движение документов на предприятии с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Правильная организация документооборота способствует быстрому прохождению документов в аппарате управления, оперативному принятию и исполнению управленческих решений, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц.

Документооборот на предприятии представляет собой потоки документов, циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки документов. По отношению к аппарату управления различают потоки входящих, исходящих и внутренних документов.

На предприятии происходит разделение входящего объема документов на потоки, направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям.

В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из предприятия образуют поток исходящих документов.

Кроме того, на предприятиях циркулируют документы, создаваемые внутри него и не выходящие за его пределы, это потоки внутренней документации.

К числу основных параметров потоков, учитываемых при организации документооборота, относятся:

• направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения;

• объем потока, который определяется количеством документов;

• структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими признаками классификационного деления;

• режим потока, который определяется периодичностью.

Использование технологий автоматизации документооборота поднимает на новый качественный уровень процессы:

• Сбора, организации хранения и доступа к документам и данным.

• Управления выполнением бизнес-процессов - организации конвейера обработки информационных потоков.

• Получения достоверной информации о деятельности предприятия, анализ которой служит основанием для принятия управленческих решений и своевременной корректировки стратегии развития.

• Интеграции отдельных «островков автоматизации», существующих в различных подразделениях предприятия, в единую информационную систему поддержки выполнения бизнес-процессов.

Использование вместо бумажных документов их электронных копий дает возможность:

• повысить качество обслуживания клиентов;

• увеличить эффективность управления информацией;

• улучшить защиту документов на предприятии;

• увеличить производительность управленческого труда;

• уменьшить затраты, связанные с обеспечением документооборота и т.д.

Использованию систем электронного документооборота предшествует следующие стадии автоматизации:

1. Внедрение системы, позволяющей автоматизировать работу пользователей группы «Секретари» (сотрудники подразделений, отвечающих за документационное обеспечение управления)

2. Автоматизация работы с документами пользователей группы «Исполнители» (сотрудники предприятия, непосредственно работающие с документами)

3. Объединение компьютеров предприятия в локальную сеть, широкое использование корпоративной электронной почты, работа с электронными документами всех пользователей, включая группу «Руководители»

4. Внедрение полномасштабной системы электронного документооборота

Преимущества электронного документооборота.

Успешно внедренная КСУД дает предприятию значительные выгоды, которые можно условно разделить на две категории: исчисляемые и неисчисляемые. Все выгоды, получаемые предприятиями при использовании КСУД, обусловлены использованием не печатной формы документа, а его электронной копии – объекта, возможности которого намного превосходят возможности бумажного документа, и, что немаловажно, электронный документ при необходимости может быть превращен в бумажный.

К исчисляемым выгодам относятся:

Экономия организационно-технических затрат, связанных с перемещением документов и реализацией работы с ними. Электронный документ может быть передан за считанные секунды необходимому подразделению и скопирован без потери качества бесконечное количество раз, причем копия и оригинал могут иметь взаимно однозначное соответствие. При прохождении маршрута может происходить множественное копирование всего документа или его составных частей и рассылка копий в необходимые подразделения. при невозможности получения конечным пользователем электронной копии предназначенного ему документа в маршрут включается превращение электронной копии документа, например, в бумажную и последующая доставка этой бумажной копии. Однако в этом случае основные преимущества электронной системы документооборота не могут раскрыться в полной мере.

Более активное использование электронных средств для хранения неактивных и архивных записей в конечном итоге снижает потребности предприятия в дополнительном пространстве для хранения бумажных документов.

Экономия денежных средств за счет резкого уменьшения междугородних и международных разговоров, отправки факсов тесно связана с возможностью использования сети Internet для получения и отправки необходимой информации.

Экономия расходных материалов. Электронный документ не требует писчей бумаги, бумаги для факсов, картриджей для принтеров, копировальных аппаратов и т.п. техники. Он существует в виде последовательности кодов на носителе. Его копирование занимает достаточно мало времени и фактически равно времени чтения документа передачи данной информации в нужную точку системы и запись на иной носитель. При копировании электронного документа, его копия размещается для хранения на ином носителе, а для ее представления используются мониторы, которые могут отображать несколько документов.

Экономия рабочего времени сотрудников связана со временем, которое пользователи и специалисты по управлению записями затрачивают на поиск, обработку, пересылку и хранение документов. КСУД снижает количество задержек и время ожидания, связанное с поиском документов по запросу, препятствует накоплению запросов на документ или файл, а также уменьшает затраты на восстановление порядка в тех случаях, когда документы размещаются неправильно. Общие затраты снижаются также благодаря сокращению объёма ручного труда по обработке записей и уменьшению расходов на доставку документов географически отдалённым пользователям.

Неисчисляемые выгоды являются дополнением к группе исчисляемых. Их практически невозможно измерить, но пользователь системы и деловые партнеры предприятия знают об их существовании и отдают должное их значимости. Неисчисляемые выгоды служат дополнением выгодам осязаемым, их достаточно сложно измерить однако пользователи системы, партнеры и клиенты предприятия знают об их существовании и отдают должное их значимости. В конечном итоге неисчисляемые выгоды дают о себе знать, изменяя экономический результат предприятия в большую сторону. К неисчисляемым выгодам можно отнести:

Контроль за документами и персоналом. На основании информации из базы данных КСУД возможно получение информации относительно процесса исполнения документа, его исполнителей и т.д. Система позволяет также вести протоколирование и получать информацию о начале, окончании, длительности сеансов работы пользователей.

Упорядочение технологии работы с документами. Использование средств системы во всем процессе документооборота с ними дает возможность унификации всех его этапов, что положительно сказывается

Единые формы документов обеспечиваются общими стандартами их составления, реализуемыми соответствующими модулями системы. Стандартное представление документов облегчает работу с ними на всех этапах их жизни.

Рациональная маршрутизация, является одним из факторов влияющих на скорость распространения информации в системе, что незамедлительно отражается на экономическом результате, достигаемом предприятием в процессе соей деятельности. От того, как быстро предприятие способно обрабатывать внешнюю и внутреннюю информацию, зависит, насколько оно мобильно и динамично, с какой скоростью принимаются решения и как быстро они реализуются, насколько быстро предприятие способно реагировать на изменения внешней среды и, в конечном счете, насколько конкурентоспособно данное предприятие.

Доступ к единой базе данных системы дает возможность получать необходимую аналитическую и фактическую информацию на различных этапах жизни документа (создания, исполнения и т.д.). на этапах принятия решений информационная поддержка КСУД дает возможность получать адекватную и необходимую информацию для обеспечения правильных и взвешенных решений.

Скорость предоставления услуг имеет отношение к своевременности и оперативности реагирования конечных пользователей и ответственного за управление записями персонала. С внедрением КСУД пользователям приходится быстрее действовать и принимать решения во всех случаях, когда ситуация зависит от информации в документе. Кроме того, система снижает количество последовательных действий, необходимых для получения справочной информации из документа или его просмотра, обеспечивает ускоренное автоматизированное возвращение документа на рассмотрение и увеличивает пропускную способность и возможность распространения новых материалов на предприятии. Благодаря тому, что для авторов упрощается задача быстрой работы с документами, совершенствуется эффективность и точность работы.

С внедрением КСУД возрастает процент востребованности документов, поскольку более широкая их область становится доступной пользователям. Кроме того, КСУД увеличивает точность поиска благодаря использованию контролируемого словаря, возможностям текстового поиска и выборки документов на основе определённых атрибутов системных описаний. Более высокая точность при доступе к влияющим на принятие решений данным может привести к улучшению производственных факторов на предприятии. С помощью системы, проблемы, связанные с внесением данных и с согласованностью системных описаний, удаётся выявить прежде, чем они послужат причиной слишком серьёзных затрат.

При КСУД документы распространяются без учёта внутриорганизационных границ. Удачно внедренная система и мощная компьютерная сеть может усилить потоки информации и устранить множество ограничений, связанных как с использованием бумаги, так и с географической удалённостью людей.

Современный уровень развития информационных технологий позволяет предприятиям организовывать свой документооборот на основе совместного использования документов в бумажной и в электронной форме.

Можно отметить следующие общемировые тенденции в процессах связанных с осуществлением управления документопотоками на предприятиях и в организациях:

• До 90% всей корпоративной информации остается на бумаге

• Рост доли электронных сообщений с 29 до 44 % от общей доли сообщений

• Количество электронных документов удваивается за год, а бумажных растет только на 7 % в год

• Соотношение количества бумажных и электронных документов составит к 2004 году 50 на 50 процентов, а к 2009 году 30 на 70 процентов

• 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и рабочие группы тратят до 30 процентов своего времени в попытках их найти

• Компании делают 19 копий каждого документа

• Общий объем информации удваивается за 5 лет

• При переходе к электронному документообороту отмечается рост производительности сотрудника в 25-50%, уменьшение времени обработки одного документа более чем на 75% и уменьшение расходов на оплату площади для хранения документов в 80%