Тема 6. Организация документооборота

1. Понятие документооборота и требования к его организации.

2. Движение входящих, исходящих и внутренних документов.

3. Прием, передача, доставка документов, учет объема документооборота.

4. Документооборот как услуга.

5. Регламентация документопотоков

1. Ключевые слова по теме из ДСТУ 2732: 2004.

Документооборот (4.2.2), объем документооборота (4.2.3), исходящий документ (4.2.4), входящий документ (4.2.6), регистрация (4.2.7), регистрационный индекс (4.2.8), исполнение документа (4.2.9), контроль исполнения документа (4.2.10), срок исполнения (4.2.11)/, инициативный документ.

1. Документооборот (4.2.2) – движение служебных документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Создание

Исполнение

1

Отправка

Получение

2

3

1 – внутренние документы;

2 – исходящие документы;

3 – входящие документы.

Документооборот осуществляется в виде потоков документов. Выделяют потоки входящих, исходящих и внутренних документов. В свою очередь в учреждениях происходит разделение входящего потока на потоки, направляемые руководству учреждения, структурным подразделениям, исполнителям и др.

В структурном подразделении формируются потоки исходящих документов, которые направляются во внешнюю среду. Внутренние документы необходимы для поддержания эффективной работы учреждения.

Параметры документопотоков:

1. Содержание (функциональное назначение) определяется наименованием вида документа.

2. Структура, как результат классификации документа по уровням управления.

3. Режим, как изменение информационной нагрузки во времени (выделяют документы с заданной периодичностью – квартальные, месячные; а также – без установленной периодичности – ОРД).

4. Направление – связано с пунктом приема (направления) информации.

5. Объем – количество документов, передаваемых в единицу времени.

Требования к организации документооборота:

1. Прямоточность – исключение возвратных и других ненужных перемещений документов.

2. Однократность – пребывание документа в одном и том же подразделении один раз (по возможности).

3. Целенаправленность – обусловленное деловой необходимостью движение документов.

4. Параллельность осуществления работы с документами (по возможности).

Этапы движения входящих документов:

1. Прием и первоначальная обработка.

2. Предварительное рассмотрение.

3. Регистрация.

4. Рассмотрение руководством.

5. Работа исполнителей с документами.

Принципиальная схема документооборота в университете

- входящие документы

- исходящие документы

- может издавать исходящие документы

Это примерная схема, так как в движении входящих документов конкретного вида присутствует целый ряд этапов. Например, для приказа из Министерства будут присутствовать такие этапы как: тиражирование, рассылка, снятие с контроля.

Характеристика этапов:

1. Цель - подготовка документа к дальнейшему применению.

Содержание этапа: проверка правильности доставки, целостности вложений, фиксация факта поступления и др.

2. Цель – установление подразделения или должностного лица, к которому должен быть направлен документ.

Содержание: всестороння оценка документа по ряду критериев (важность содержания, авторство, срочность исполнения, вид документа, сложность, новизна поставленных вопросов).

Задание. Разработать Положение о кафедре ИСУ.

При предварительном рассмотрении используется ряд материалов (приказы о распределении обязанностей, Положение «О структурном подразделении, номенклатура дел и др.). Осуществляется референтом, помощником руководителя, завканцелярием и другими лицами. Должностное лицо, осуществляющее предварительное рассмотрение, должно пользоваться доверием руководства, соблюдать служебную этику, хранить служебную тайну.

4. Основные правила:

1. Рассмотрение документов и возврат секретарю – в день их поступления.

2. Должно осуществляться без задержек.

3. Отражение в резолюции результатов рассмотрения документа.

Структура резолюции: кому, что сделать, до какого срока, подпись руководителя, дата.

Типичные ошибки при написании резолюций:

- отсылочный характер («для ответа»);

- указание фамилии исполнителя без поручения;

4. Исполнять обработку документов нужно в соответствии с функциями сотрудника, принятыми технологиями, инструкциями по делопроизводству. Документ находится в папке исполнителя от момента поступления к нему до завершения работы документа.

Схема движения исходящих документов:

1. Подготовка проекта документа и его изготовление.

2. Согласование и визирование.

3. Подписание и утверждение (при необходимости).

4. Регистрация.

5. Проставление печати (при необходимости).

6. Постановка на контроль (при необходимости).

7. Экспедиционная обработка и отправка.

1, 2 – при необходимости согласования документа с рядом лиц, должно быть соблюдено требование параллельности. Необходимость грифа утверждения зависит от вида документа. В организации в качестве приложения к инструкции по делопроизводству должен присутствовать перечень документов, подлежащих утверждению. Аналогично решается вопрос с проставлением печати.

6 – постановка на контроль – документы: письмо-запрос, докладная записка, то есть документы, требующие ответа.

7 – цель экспедиционной обработки и отправки – подготовка документа для обеспечения сохранности и дальнейшей отправки.

Движение внутренних документов на этапе создания соответствует схеме движения исходящих документов, на этапе исполнения – схеме входящих документов.

1. Подготовка проекта документа и его изготовление.

2. Согласование и визирование.

3. Подписание и утверждение (при необходимости).

4. Регистрация.

5. Проставление печати (при необходимости).

6. Постановка на контроль (при необходимости).

7. Работа исполнителей с документами.

3. Рекомендуется осуществлять прием-передачу документов без расписок, но зачастую в силу специфики менталитета украинцев, осуществляется под расписку.

Доставка документов в территориально-разобщенных организациях, типа ДонНУ, осуществляют лаборанты и секретари кафедр. Существует электронный обмен отдельными видами документов.

Объем документооборота по ДСТУ 2732: 2004 – суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный промежуток времени.

При расчете объема документа учитывается все документы, независимо от их авторства, категории (входящие, исходящие, внутренние), факта регистрации и др. Объем документов больше регистрируемых документов.

Раздельному учету подлежат основные документы и копии, а также поступающие, отправляемые и внутренние документы.

Формула для определения объема документооборота:

количество поступающих, отправленных, внутренних / копии

В группах поступающих, отправляемых и внутренних документах рекомендуется выделять отдельные подгруппы.