- •«Делопроизводство»
- •Содержание
- •Тема 1. Значение делопроизводства
- •Контрольные вопросы
- •Тема 2. Этапы развития делопроизводства
- •Электронная регистрационная карточка
- •Внутренний регистрационный номер
- •Контроль и аналитика
- •Контрольные вопросы
- •Тема 3. Издание распорядительных документов
- •Контрольные вопросы
- •Тема 4. Организационно-правовые документы
- •Контрольные вопросы
- •Тема 5. Составление докладной записки, акта, протокола и работа с ними
- •Тема 6. Организация документооборота
- •Принципиальная схема документооборота в университете
- •4. Документооборот как услуга
- •Создание документа
- •Работа с документами
- •Архивное хранение
- •5. Регламентация документопотоков
- •Тема 7. Регистрация документов
- •Контрольные вопросы
- •Тема 8. Контроль исполнения документов
- •Тема 9. Организация труда делопроизводственного персонала.
- •Организационное построение делопроизводственной службы
- •Организация документооборота.
- •Должностной состав делопроизводственного персонала
- •Повышение квалификации делопроизводственного персонала
- •Организация рабочих мест и условия труда (эргономика)
- •Тема 10. Методы диагностики в делопроизводстве
- •1. Методы сбора информации
- •1.3. Визуальные
- •1. 4Инструментальные методы-базируются на измерении
- •2. Методы обработки и анализа информации
- •3. Матричные методы моделирования
- •Оперограмма разработки календарного плана работ
- •Контрольные вопросы
- •Тема 11. Защита документации
- •Контрольные вопросы
- •Тема 12. Автоматизация документооборота
- •1. Основные определения:
- •Законодательная база:
- •Закон Украины «Про электронные документы и электронный документооборот»
- •Электронный документ
- •Электронная цифровая подпись
- •Закон Украины «Про электронную цифровую подпись»
- •2. Цели и трудности автоматизации документооборота
- •3.Компоненты системы электронного документооборота
- •Сопротивление персонала в процессе внедрения электронного документооборота.
- •Разработка программы обучения.
- •6. Офис как сложная система (в широком смысле слова).
- •Информационная модель офиса
- •П ередача передача
- •Контрольные вопросы
- •Тема 13. Кадровое делопроизводство
- •1. Основные задачи Службы управления персоналом.
- •2. Организационно-нормативные документы.
- •3. Организационно-правовые аспекты подготовки кадровой документации.
- •4. Учет персонала. Личные карточки
- •Личные дела
- •Штатно-должностная книга
- •Алфавитная книга
- •Контрольные вопросы
Разработка программы обучения.
В качестве важнейшего метода снижения индивидуального и системного сопротивления изменениям следует рассматривать обучение персонала, позволяющее перейти к новому распределению знаний и навыков среди сотрудников организации.
Разработка программы обучения персонала предусматривает составление текущего профиля знаний и навыков сотрудников. С этой целью применяются методы опроса, экспертные оценки, результаты аттестации, тестирования и др.
На основе анализа полученной информации разрабатывается программа и план обучения, освещающий следующие вопросы:
Кого обучать? – группа сотрудников, которых затрагивает процесс изменений.
Чему обучать? – подбор необходимых учебных курсов для различных категорий пользователей.
Как обучать? – подбор для каждого курса адекватной формы обучения: лекции, практические занятия, консультации, семинары, деловые игры, тренинги и т.д.
Когда обучать? – координация обучения с общим процессом изменений.
Где обучать? – определение специальных помещений для проведения обучения.
Разработанный план необходимо обсудить и скоординировать с подразделениями, отвечающими за повышение квалификации сотрудников
6. Офис как сложная система (в широком смысле слова).
Богатейший практический опыт стран развитой рыночной экономики свидетельствует о том, что офисная деятельность, основанная на современных технологиях, соответствующим образом оснащения, значительно повышает эффективность управления организациями. Это немаловажный фактор обеспечения нормального развития бизнеса.
Помимо технического обеспечения решения чисто предпринимательских задач офис, его оснащение и содержание, играют очень полезную психологическую роль: наличие у фирмы офиса, отвечающего стандартам современного дизайна - это в глазах окружающих убедительное подтверждение ее респектабельности, надежности.
Согласно современной концепции офисной деятельности, офис - сложная система, синтезирующая ряд многоцелевых электронных технологий. Главными компонентами современного офиса являются: технические средства, их программное обеспечение, производственные площади (здания) на которых располагается персонал управленцев.
Кратко история развития офисной деятельности такова: изначально последняя связывалась лишь с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Однако буржуазное развитие компьютерной техники, ее программного обеспечения, средств коммуникаций и т.п., привело к тому, что к 80-м годам текущего столетия в ее основу было положено широкое использование новых компьютерных и информационных технологий, как в государственном управлении, так и управлении бизнесом.
Базовым элементом концепции рассматриваемой деятельности является помещение офиса (здание). Последнее, взятое в совокупности со всеми применяющимися в нем техническими средствами, составляют так называемую Intelligent Building System. Такие системы должны создавать максимально благоприятные условия для работы, обеспечивая управленческому персоналу комфорт и безопасность. Существует особое понятие «интеллектуальности» офиса, степень которой определяется уровнем обеспечения внутренних (пожарная безопасность, налаженность питания, микроклимат, контроль за доступом в офис, наличие локальных сетей и т.п.) и внешних (наличие и разветвленность телефонных сетей, спутниковой связи, локальных и глобальных сетей) параметров. О мере «интеллектуальности» офиса судят и по ряду косвенных признаков. В частности, подобные здания выделяются как внешним видом, так и современным дизайном внутренних помещений, которые при необходимости можно быстро перепланировать.
Примером «интеллектуальных» зданий обычно служат офисы крупных промышленных и торговых корпораций, органов государственной власти, банков, здания аэропортов, выставочные залы и т.п. Впрочем, даже небольшие фирмы стремятся к повышению уровня «интеллектуальности» своих офисов.
В современных условиях наряду с охарактеризованной выше системой организации офисной деятельности, появилась еще одна ее разновидность – виртуальные офисы. Суть данного феномена в том, что управленческому персоналу фирмы создают возможность для выполнения своих функций в удобных для них местах (как правило, дома). Согласование управляющих действий в этом случае осуществляется через совмещение электронных систем. Это позволяет экономить рабочие площади (необходимость в офисном здании отпадает) и дает ряд других достаточно ощутимых преимуществ (скажем, экономит время сотрудников: они значительно продуктивнее используют свое рабочее время). Но у такой организации управленческого труда есть и существенный недостаток – исключается реализация потребности сотрудников в неформальном общении, которое по данным последних исследований психологов, крайне необходимо для нормального развития организации.
Офис в узком смысле.
Офис – это организация типа канцелярии, функция которой – получать и выпускать документы, а также – отслеживать их движение.
Теоретические модели офиса.
Офис может быть представлен как информационная, коммуникационная и социотехническая модели.
Как информационная система офис является цехом, производящим информацию в различных ее видах. На рис. 1 офис как информационная система представлен с позиций его основной деятельности по работе с информацией.