Архивное хранение

Следующая стадия жизненного цикла документа — архивное хранение. К архивным документам обращаются значительно реже и, как правило, в ходе отдельных мероприятий (аудит, проверки контролирующих органов и т.д.). Архивные документы начинают конкурировать за место с документами, переживающими стадию активного использования. Что касается электронных документов, хранящихся в корпоративной ECM-системе, то тут ситуация, с одной стороны, немного проще: для сохранения скорости обращения к оперативной базе и предотвращения ее неконтролируемого разрастания можно задать политики, перемещающие неиспользуемые документы в отдельную базу данных. При больших объемах может потребоваться запись документов на съемные носители (DVD и магнитооптические диски, магнитные ленты и т.д.). Нельзя не отметить, что простым резервным копированием базы, скажем, на магнитную ленту обойтись не удастся — речь идет именно о создании электронного архива. От штабелей дисков и лент архив отличается в первую очередь возможностью найти нужный документ и извлечь его из архива в разумные сроки.

Вопросы архивного хранения бумажных документов проработаны лучше. Растущие кипы бумаг, сжирающие недешевое, дефицитное пространство офисов, заставляют компании прибегать к услугам организаций, предлагающих внеофисное хранение документов. Надо сказать, что услуга становится все более востребованной.

Как и в случае с ECM-системами «по требованию», возникают вопросы доверия поставщику и вопросы безопасности хранения документов. Поставщики услуг архивного хранения обычно предпринимают следующие меры, призванные повысить надежность и безопасность хранения переданных им документов:

• обеспечение конфиденциальности сведений о клиентах;

• хранение документов в обезличенных стандартных коробах, что не позволяет без доступа к базе данных хранилища вычислить, где хранятся документы той или иной организации;

• ограничение доступа в хранилище, даже для сотрудников клиентов — получить доступ к документам могут только заранее оговоренные сотрудники организации-клиента;

• регистрация всех поступающих и выбывающих документов;

• обеспечение микроклимата (температура, влажность, проветривание), оптимального для хранимых документов;

• применение систем видеонаблюдения и прочих технических мер безопасности;

• наличие пожарной сигнализации и средств автоматического пожаротушения.

Другой вопрос — доставка документов по требованию клиента из хранилища в офис. Большинство поставщиков гарантирует доставку в течение рабочего дня. Разумеется, услуга эта платная, и организации стоит внимательно отнестись к составлению списка документов, передаваемых на хранение.

Поставщики услуг внеофисного хранения документов предоставляют и другие услуги:

• оценку ценности документов, определение сроков хранения, группировку документов по срокам хранения;

• выборку всех необходимых документов в случае проверки контролирующих органов;

• составление списка документов с истекшим сроком хранения;

• уничтожение документов, в том числе в присутствии заказчика.

Еще одна услуга — это преобразование бумажного архива в электронный: бумажные документы перед отправкой в архив сканируются, их сканированные или распознанные образы сохраняются в электронном архиве. Создание электронного архива позволит оптимизировать обращение к «бумажному» архиву: в рамках внутреннего аудита обращение идет к электронным документам, а в случае внешней проверки, когда нужны оригиналы, из архива извлекаются уже бумажные документы.

Таким образом, стадию архивного хранения можно считать наиболее востребованной для передачи части функций по управлению документами на аутсорсинг. Самыми массовыми являются услуги внеофисного хранения документов и преобразования бумажных архивов в электронные.

Итак, отдельные элементы документооборота можно отдать на аутсорсинг. Установим список критериев, которые позволят определить, стоит это делать.

Главный критерий: стоимость услуги. Задача состоит в том, чтобы соотнести строку прайс-листа поставщика со своими собственными затратами. Плата за аренду помещений — это еще не все затраты. Для расчета себестоимости хранения документов в офисе необходимо также учесть стоимость оборудования для хранения: стеллажей, шкафов и т.п. Нужно понимать, что хранение документов в специализированном хранилище со специальными микроклиматическими условиями, оборудованного системой автоматического пожаротушения, и вдоль стены в офисе — это совершенно разные вещи.

Для расчета стоимости услуг вне офисного хранения необходимо определить примерный объем документов, который может быть передан на хранение. Если в организации скопилось большое количество документов, обращения к которым не происходит или происходит крайне редко, то есть смысл отправить эти документы в хранилище. Разумеется, следует учитывать и конфиденциальность имеющихся документов: документы, содержащие конфиденциальную или секретную информацию, лучше «не выпускать» из офиса.

При расчете собственных затрат нужно также определить расходы, связанные с заработной платой сотрудников. Особенно критично это для небольших компаний, которым невыгодно нанимать специалистов, обладающих определенными знаниями (определенных профессий), если загрузка таких специалистов будет неполной.

При выборе модели использования ECM-системы (традиционная модель с покупкой лицензий или SaaS) следует руководствоваться следующими критериями.

Совокупные затраты. При выборе «традиционного» решения, кроме затрат на приобретение лицензий, непременно возникнут и труднопрогнозируемые затраты на модификацию, сопровождение и своевременное обновление системы. При использовании SaaS-решения эти затраты уже включены в регулярные платежи, что сильно облегчает расчет стоимости пользования системой.

Количество пользователей, электронных документов и транзакций. Размер регулярных платежей, предоставляемых по модели SaaS-систем, зависит от числа работающих пользователей, количества или объема хранимых документов, количества транзакций. И если для небольшой компании будет выгоднее «арендовать» ECM-систему, то для достаточно крупной компании с большим числом пользователей, документов и транзакций традиционный подход с приобретением лицензий может оказаться менее затратным.

Уровень интеграции с другими приложениями. Если предполагается, что ECM-система не будет интегрирована с другими приложениями или интегрирована с одним или двумя, то выбор SaaS-решения может быть оправданным. Если требуется сложная интеграция со множеством систем, то нужно, чтобы SaaS-приложение имело возможность интеграции в архитектуру предприятия. В противном случае есть смысл остановиться на «традиционном» решении.

Уровень адаптируемости и настраиваемости. Как уже говорилось выше, слабым местом современных SaaS-решений является низкий уровень настраиваемости приложений. Если требования к функционалу будущего решения достаточно высоки или планируется автоматизировать специфичные бизнес-процессы, то лучше не останавливать свой выбор на SaaS-решении. Но если бизнес-процессы в части документооборота более или менее стандартны и легко покрываются существующим функционалом решения и компания не планирует в будущем серьезно их изменять, то модель SaaS может быть хорошей альтернативой традиционному решению.

С помощью аутсорсинга документооборота можно:

• снизить накладные расходы, сосредоточившись на основной деятельности, приносящей прибыль;

• быстрее выйти на рынок, не тратя времени на создание инфраструктуры вспомогательных служб;

• улучшить качество потребляемых услуг за счет выбора профессионального поставщика данных услуг.

Передать определенную функцию на аутсорсинг или поручить это сотрудникам компании, приобрести ECM-систему или просто «арендовать» ее — все это руководство компании решает самостоятельно. И в каждом конкретном случае ответ может быть разный. Вышеперечисленные критерии помогут ответить на этот вопрос правильно.