Контрольные вопросы

1. Актовые книги и их виды.

2. Охарактеризуйте процесс создания документов в приказной период делопроизводства.

3. Особенности движения документов в период коллежского делопроизводства.

4. Дайте характеристику министерскому (исполнительскому) делопроизводству.

5. Перечислите этапы развития управления и делопроизводства в 1917-1990гг.

6. Охарактеризуйте современное состояние делопроизводства в Украине.

7. Особенности отечественной технологии процессов делопроизводства.

8. Основная проблема традиционной отечественной технологии процессов делопроизводства.

9. Особенности западной технологии процессов делопроизводства.

10. Какие характерные отличия можно выделить в развитии делопроизводства Италии.

Тема 3. Издание распорядительных документов

1. Виды распорядительных документов.

2. Процедура издания распорядительных документов.

3. Характеристика приказа по основной деятельности, как важнейшего представителя распорядительных документов.

1. Распорядительные документы – правовые акты, которые издаются на предприятии, в организации, учреждении в целях решения определенных задач.

К ним относят: приказ, постановление, распоряжение, указание.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем на основе единоначалия, в целях разрешения стратегических и оперативных задач, стоящих перед данным предприятием.

Постановление – правовой акт, издаваемый государственными комитетами, комиссиями, советами или заключительная часть протокола заседания коллегиального органа, входящее в протокол или прилагаемое к нему.

Распоряжение и указание - правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов. Зачастую имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц, граждан.

Началом распорядительной части распоряжения/указания является слово «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Формулировка «ПРЕДЛАГАЮ» используется, если исполнителя нельзя обязать выполнить действие, не входящее в его обязанности по занимаемой должности.

Составляются по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, инструкций и др.

Могут быть изданы заместителями первых руководителей в пределах их компетенции, руководителями структурных подразделений, главными специалистами, что должно быть закреплено в учредительных документах.

Формуляр распорядительного документа:

07 – название организации

10 – название вида документов

11 – дата

12 – регистрационный индекс документа

14 – место составления/ издания

19 – заголовок к тексту

20 – отметка о контроле

21 – текст

23 – подпись

24 – гриф согласования

25 – визы

29 – отметка об исполнении и направлении в дело

2. Процедура издания распорядительных документов:

1. Инициирование необходимости решения.

2. Сбор и анализ информации по интересующему вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование.

5. Рассмотрение проекта документа руководством.

6. Принятие решения (подписание).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителя.

1-ый этап. Обоснование необходимости издания распорядительного документа. Проекты распорядительных документов готовятся по поручению руководства, по инициативе руководителей структурных подразделений, главных специалистов. Обоснование может излагаться в докладной записке, аналитической справке, акте, служебном письме. Если проект затрагивает интересы отдельных подразделений, создается комиссия для его подготовки.

2-ой этап. Важнейшие условия эффективности письменного управленческого решения заключаются в объективности, достаточности, своевременности информации, необходимой для подготовки проекта. Источники информации: оперативная документация предприятия, законодательные акты, научные данные. Осуществляется выработка управленческого решения – прорабатывается несколько вариантов решений, выбирается наиболее приемлемое, после их всесторонней оценки.

3-ий этап. Оформляется выработанное решение в виде проекта на стандартном листе бумаги, с проставлением необходимых реквизитов, указанием на верхнем поле справа слова ПРОЕКТ.

4-ый этап. Согласование может быть внешним (экспертиза решения в других организациях) и внутренняя (проводится руководителями заинтересованных подразделений, профсоюзными организациями, главным бухгалтером, юридической службой на соответствие законодательству). В процессе согласования могут быть высказаны замечания, дополнения (вносятся в проект, оформляется на отдельном листе).

5-ый этап. Внесение замечаний, окончательное оформление на бланке, предоставление руководителю.

6-ой этап. Подписание документа – наделение его юридической силой.

7-ой этап. Готовится список на рассылку, тиражирование, передача на исполнение под расписку.

3. Приказы по основной деятельности издаются:

1. Во исполнение нормативных актов вышестоящих органов.

2. В целях осуществления собственной распорядительной деятельности.

Содержащиеся в приказах поручения – конкретные, исключающие необходимость последующего корректирования.

Заголовок приказа должен отражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?»

Текст состоит из 2 частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть включает обоснование распорядительных действий. Существует два вида обоснований:

1. Ссылка на (во исполнение) нормативных актов вышестоящего органа, собственно ранее изданный документ с указанием названия, даты, номера, заголовка к тексту..

2. Описание (в целях) фактов, событий – причины издания приказа; формулировка перспективных целей, задач.

Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (без отступа с новой строки). Содержит поручения, каждое – самостоятельный пункт. Включает: наименование должности, фамилию, инициалы исполнителя, формулировка поручения, срок выполнения работы. Если приказом утверждается документ, срок исполнения не указывается.

Особенности текста:

1. Увязка содержания документа с ранее изданными документами по данному вопросу.

2. Указание документов, подлежащих отмене или утративших силу.

3. Указание руководителей структурных подразделений, должностных лиц, на которые возлагается контроль (при отсутствии такого поручения, контроль за исполнение берет на себя руководитель).

4. Юридически правильное оформление наименований должностей.

5. Неуместно употреблять пожелания, выражения: «поднять уровень», «усилить контроль». Нужно избегать сложных придаточных предложений и оборотов; использовать общепринятые специальные термины.