Тема 9. Организация труда делопроизводственного персонала.

1. Принципы организации труда.

2. Факторы, влияющие на организацию труда.

1. Принципы организации труда:

1. Специализация – разделение труда а делопроизводстве, при котором выделяются определенные структурные подразделения или должностные лица, которые осуществляют делопроизводственную службу.

2. Параллельность – по возможности параллельное выполнение делопроизводственных работ с целью уменьшения трудоемкости.

3. Непрерывность – необходимость устранения или уменьшения непроизводительных перерывов в делопроизводственном процессе.

4. Ритмичность – равномерная загрузка исполнителей.

2. Факторы, влияющие на организацию труда.

1. Организационное построение делопроизводственной службы

Можно выделить ряд структурных подразделений, которые занимаются делопроизводством: общий отдел, канцелярия, секретарь, управление делами

Деятельность канцелярии отражается в «Положении о канцелярии», в инструкциях по делопроизводству.

Структура инструкции по делопроизводству

1. Общие положения (на основании чего, нормативные документы)

2. Основные задачи и функции делопроизводственного персонала в структурных подразделениях.

3. Документирование управленческой деятельности.

4. Организация документооборота.

5. Регистрация.

6. Работа исполнителя с документами.

7. Организация контроля за исполнением документов.

8. Составление номенклатур, формирование дел.

9. Подготовка дел к хранению.

10. Подготовка, оформление отдельных видов документов.

2. Разделение функций между подразделениями и исполнителями закрепляется в «Положении о канцелярии» и должностных инструкциях.

Структура «Положения о канцелярии»

• Наименование организации

• Наименование вида документа

• Дата, индекс

• Место составления или издания

• Заголовок к тексту

• Гриф утверждения

• Текст общие положения (кем является канцелярия, кто ее возглавляет, чем занимается – чем руководствуется); основные задачи и функции; права и ответственность начальника канцелярии; взаимосвязи с другими подразделениями.

• Подпись

Формуляр должностной инструкции

1. наименование организации

2. наименование вида документа

3. дата, индекс

4. место составления или издания

5. наименование должности в дательном падеже

6. гриф утверждения

7. текст: общие положения (кем является, кому подчиняется, чем регулируется); функции; обязанности; права; ответственность связи по должности; оценка работы

8. подпись составителя

9. отметка работника об ознакомлении с инструкцией

3. Должностной состав делопроизводственного персонала

Выделяют 4 категории персонала:

• Руководители среди делопроизводственного персонала (зав. канцелярией, зав. архивом)

• Профессионалы (документовед)

• Специалисты (инспектор по контролю за исполнением, референт по основной деятельности)

• Технические исполнители (секретарь руководителя, делопроизводитель, архивариус)

Категории приведены в справочнике квалификационных характеристик профессий работников «Приказ Министерства труда и социальной политики от 29.12.2004»