4. Учет персонала. Личные карточки

Личная карточка по форме П-2, утвержденная Приказом Государственного комитета статистики Украины № 489 от 05.12.2008 г. ведется на всех работников, независимо от срока и вида трудового договора, форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности предприятия, заполняется на основании опроса работника и соответствующих документов: паспорта, трудовой книжки, документов об образовании, военного билета.

Личные дела

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике.

Поскольку ведение личных дел в негосударственном секторе не регламентировано законодательством, предприятия самостоятельно решают этот вопрос, исходя из практической целесообразности.

Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но, как правило, они ведутся на руководителей, специалистов, материально ответственных лиц.

Общие требования

Личное дело комплектуется из следующих документов и в такой последовательности:

- описание документов;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- личный листок по учету кадров или анкета;

- автобиография;

- копии документов об образовании;

- копия документа об утверждении на должности (в случаях, предусмотренных действующим законодательством);

- заявление о приеме на работу (контракт);

- выписка из решения конкурсной комиссии;

- копия приказа (распоряжения) о приеме (назначении) работника на работу (на должность) или выписка из него.

В дальнейшем, в хронологической последовательности, в личное дело включаются: приказы (распоряжения) об изменениях анкетных данных; копии документов, подтверждающих повышение квалификации, переподготовку, стажировку; характеристики; аттестационные листки и др.

Включение в личное дело приказов (распоряжений) об отпусках, о направлении у командировку, на курсы переподготовки, повышения квалификации, стажировку и по другим аналогичным вопросам не допускается.

Каждому личному делу присваивается порядковый номер, который отвечает номеру в штатно-должностной книге. Дела могут быть систематизированы в алфавитном порядке или по структурным подразделениям соответственно штатному расписанию.

Личные дела хранятся в отделе кадров наравне с секретными документами и выдаются для служебного пользования лишь должностным лицам, круг которых определяется руководителем предприятия, под расписку в специальном журнале или контрольной карточке. Не допускается вынос личного дела из помещения кадровой службы и задержка ее возврата свыше суток. При использовании личного дела категорически запрещается делать любые исправления записей в нем или вносить в него новые, изымать из личного дела документы. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение.

Опись документов

Внутренняя опись заполняется при первичном оформлении личного дела. Следующие записи в нем осуществляются при внесении в личное дело дополнительных документов.

Во внутренней описи указываются порядковые номера документов дела их индексы, заголовки, даты. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов дела.

По окончании ведения личного дела опись закрывается подписью должностного лица, которое его составило с указанием даты, должности, Ф.И.О., а также количества включенных в дело документов и количества листов их описи.

Дополнение к личному листку по учету кадров

Записи в "Дополнении к личному листку по учету кадров" производятся впервые при оформлении личного дела, а затем - при следующих изменениях в учетных данных работника (после заполнения личного листка по учету кадров) на основании соответствующих приказов (распоряжений) и документов, представленных работником.

Личные листки по учету кадров

Личный листок по учету кадров заполняется лично работником чернилами или шариковой ручкой, разборчиво, без подчисток и исправлений.

Правильность заполнения личного листка по учету кадров, а также даты, наименования предприятий, учреждений, организаций, должностей, работ, квалификации, населенных пунктов обязательно сверяется с записью в паспорте, трудовой книжке, документом об образовании, военным билетом и др.

На некоторых предприятиях при оформлении на работу предлагают заполнить анкету. Анкета, в целом, аналогична личному листку по учету кадров, за тем исключением, в нее входят некоторые дополнительные вопросы, отсутствующие в личном листке, например, гражданство (если изменяли, то когда и по каким причинам). В отличие от личного листка анкета подписывается не только самим лицом, которое оформляется на работу, но и работником кадровой службы

В отдельных случаях для получения дополнительной информации о работнике целесообразно использовать документ "Автобиография", который составляется работником собственноручно в произвольной форме. Автобиография содержит короткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности работника. Особое внимание при ее составлении обращается на вопросы, которые не нашли детального отображения в личном листке по учету кадров.

Оформление копий документов или выписок из них

В правом верхнем углу копии документа проставляется слово "Копия", а ниже реквизита "Подпись" – заверяющая надпись, "Верно", дата, должность исполнителя, подпись и ее расшифровка. При необходимости подпись заверяется печатью.

Выписка из документа, например, приказа, сохраняет все реквизиты оригинала. К заголовку приказа прибавляются только слова "Выписка из ". Затем следует нужная часть текста, после которой указывается наименование должности руководителя организации, подписавшего оригинал приказа, его инициалы и фамилия (без личной подписи). Заверение выписок из приказов аналогично заверению копий.