5. Регламентация документопотоков
Одним из направлений совершенствования системы документационного обеспечения является регламентация документопотоков. Достичь этого можно путем разработки взаимоувязанного комплекса документов, регламентирующих содержание, структуру, направление, режим и плотность потоков. Для получения такого комплекса необходимо осуществить классификацию управленческих документов по определенным признакам.
Регламентация документопотоков осуществляется следующим образом (рис. 7.1).
Вначале производится формирование целей создания регламентирующих документов, выделение параметров документопотоков и кла ссификационных признаков.
Рис.7.1
- Схема регламентации документопотоков
Рис.7.2 - Модель регламентации документопотоков аппарата управления по параметрам «содержание», «структура», «режим»
Рис. 7.3 - Модель регламентации документопотоков аппарата управления по параметрам «направление» и «плотность»
Затем устанавливается соответствие между целями создания регламентирующих документов, параметрами документопотоков и классификационными признаками, и здесь же строятся классы управленческих документов. Для каждого класса создается перечень входящих в него документов. При этом каждый класс строится по одному или нескольким признакам.
После этого определяются возможные комбинации признаков, на основании которых должны быть построены регламентирующие документы-
Наконец, формируются регламентирующие документы. Перечни управленческих документов входят в них составными частями. Модель регламентации документопотоков представлена на рис. 7.2.-7.3. Она отражает взаимосвязь параметров документопотоков с классификационными признаками и возможные варианты перечней управленческих документов.
Регламентирующие документы, используемые в аппаратах управления, включают графики представления документов, инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел и некоторые др. При этом практикой выработаны общие требования к их построению, нуждающиеся в дальнейшем развитии и совершенствовании с целью комплексной разработки регламентирующих документов.
Графики представления документов должны регламентировать документопотоки по содержанию (функциональной принадлежности), структуре (корреспондент, адресат), режиму (периодичность, срок представления), плотности (состав корреспондентов и адресатов).
Инструкция по делопроизводству должна закреплять направления движения документов (подлежит ли регистрации, контролю, согласованию, утверждению, удостоверению печатью), структуру документопотоков (уровень управления).
Номенклатура дел регламентирует документопотоки по режиму (срок хранения).
Таким образом, регламентация управленческого документа, обеспечиваемая наличием полной его характеристики с позиций функциональной принадлежности, режима представления, направления движения, способов обработки, создаст предпосылки для ритмичной работы аппарата управления.
Контрольные вопросы
Понятие документооборота.
Назовите параметры документопотоков.
Требования к организации документооборота.
Перечислите этапы движения входящих документов.
Схема движения исходящих документов.
Движение внутренних документов.
Понятие объема документооборота и формула его расчета.
Что такое аутсорсинг документооборота?
Стадии жизненного цикла документооборота и их краткая характеристика.
В чем сущность регламентации документопотоков.