8. 2. Егсд. Унифицированные системы управленческой документации.

ГОСТы на документы

В начале 70-х годов в СССР разработана и внедрена Единая государст­венная система делопроизводства (ЕГСД), обязательная для всех предприятий и организаций, незави­симо от их ведомственной принадле­жности. В основу ЕГСД была поло­жена унифицированная система управленческой документации (УСД). Что она собой представляет?

Прежде всего, отметим, что унифи­кация документов заключается в установлении единого комплекса их видов и разновидностей для одно­типных систем управления и анало­гичных управленческих ситуаций. Она предусматривает разработку для практического использования единых форм документов и единых правил их составления. Кроме того, унифи­кация направлена на создание едино­го стиля оформления документов на базе широкого использования типо­вых и трафаретных текстов.

Отсутствие унифицированных до­кументов ранее указанного периода в значительной степени сдерживало внедрение в практику работы систем управления рациональных форм и методов работы с управленческой информацией, не способствовало повышению производительности тру­да персонала, занятого в управле­нии производством.

В современных условиях унифика­ция документов на некоторых АТП не достигла требуемого уровня и не обеспечивает широкой возможности применении технических средств и вычислительной техники в процессах создания, обработки и хранения управленческих документов В что и связи анализ управленческой доку­ментации на многих АП на предмет выявления степени ее унификации имеет большое практическое значе­ние.

Заметим, что те автотранспортные производства, которые обеспечили функционирование в аппаратах управления только унифицированных систем организационно-распо­рядительной и другой документации, практически решили задачи раци­ональной организации документообо­рота на базе автоматизированных систем управления с использованием ЭВМ третьего поколения.

На сегодняшний день в управлении производством в различных отраслях народного хозяйства используется большое число унифицированных систем документации. Достаточно сказать, что изданный Госстандар­том СССР совместно с Госпланом СССР и ЦСУ СССР в 1978 г. общесо­юзный классификатор управленчес­кой документации (ОКУД) содержит 42 системы унифицированной доку­ментации, в которые вошло около 60 крупных групп документов.

В соответствии с указанным клас­сификатором комплекс управленчес­кой документации включает следую­щие основные унифицированные сис­темы (УС) документации:

УС организационно-распорядительной документации;

УС первичной учетной документации;

УС расчетно-денежной документа­ции;

УС финансовой и бухгалтерской документации;

УС отчетно-статистической документации;

УС по материально-техническому снабжению и сбыту;

УС проектной документации по капитальному строительству;

Единая система технологической документации;

Единая система конструкторской документации;

Другие унифицированные системы документации.

В состав УС организационно-распорядительной документации входят следующие группы документации:

по организации систем управления;

по организации процессов управления;

по организации движения кадров;

по оценке трудовой деятельности.

Характерными документами, вхо­дящими в состав унифицированной документации по организации систем управления являются: приказы о создании и о реорганизации предпри­ятий, комбинатов, объединений и управлений; акты о ликвидации министерств, объединений и предпри­ятий и др.

Документация по организации процессов управления является наи­более обширной. Она включает сле­дующие виды документов: должностные инструкции различных категорий работников аппарата управления АТП, АТО и министерств; положения о АТП, АТО и министерств; устав АТП, АТО; штатное расписание аппарата управления АТП, АТО и штатное расписание министерства; структура и штатная численность АТП, АТО и министерства; приказы о внесении изменений в штатные расписания, должностные инструк­ции, положения, уставы и т. д.; правила внутреннего распорядка. В унифицированной системе перви­чной учетной документации среди прочих отдельным разделом предс­тавлена унифицированная докумен­тация по учету, учрежденная на авто­мобильном транспорте. К ней относя­тся: путевой лист грузового автомо­биля (однодневный); путевой лист грузового автомобиля (многоднев­ный, почасовой); путевой лист лег­кового автомобиля.

Унификация многочисленных раз­новидностей управленческих доку­ментов проводится на основе класси­фикатора участков и вопросов деятельности управленческого персонала. Большую помощь в этом деле оказывает применяемый в учете и систематизации унифицированных форм документов, контроле и анализе состава форм в УСД, и организации оперативного поиска унифицированных форм документов.

В рационализации использования управ­ленческих документов в предприятиях и организациях автотранспорта большое значе­ние имеют государственные стандарты:

ГОСТ 24525.0 — 80. Управление производ­ственным объединением и промышленным предприятием. Основные положения;

ГОСТ 6.38 72. Система организацион­но-распорядительной документации; требо­вания к оформлению документов;

ГОСТ 6.39 — 72. Система организа­ционно-распорядительной документации. Формуляр-образец;

стандарты на отдельные виды документов.

Согласно указанным стандартам, все организационно-распорядитель­ные документы автотранспортных предприятий и организаций по форме и построению должны строго соответ­ствовать установленным требова­ниям. Каждое АТП, АТО, ТУ, ТТУ и министерство проектирует бланки своих документов с учетом ГОСТ 6. 39 — 72.

Единообразие в построении управ­ленческих документов, включая четко зафиксированное расположение пос­тоянных реквизитов, в значитель­ной степени облегчает работу с доку­ментами, способствует снижению числа ошибок, обеспечивает экономию бумаги. Стандарты рекомендуют в необходимых случаях использовать так называемые трафаретные тексты в документах. При этом каждый тра­фарет в управленческом документе намечает последовательность вклю­чения требуемой информации, дает нужные показатели и закрепляет устойчивые словесные формулиров­ки. Использование их в деловых пись­мах значительно ускоряет ответ адресатам.

Действующие стандарты на управленческую документацию не только регламентируют формы документов, но и порядок их составления и офор­мления. Обязательное соблюдение требований ГОСТ по составлению и формированию документов связано с рядом причин. Прежде всего, это повышает юридическую силу документов, их правомочность в конкретных управленческих ситуациях. Соблюдение требований стандартов, как показала практика, способствует также более оператив­ному использованию документов ра­ботниками управления и эффектив­ному использованию содержащихся в них данных в практической дея­тельности.

Особого внимания со стороны работников управления должны зас­луживать требования к текстам до­кументов, содержащиеся в указан­ных выше стандартах. Если на дан­ный вид документа имеется ГОСТ, то работник, готовящий такой до­кумент применительно к конкретному АТП, АТО, ТУ, ТТУ, министерству, должен предельно точно строить текст по стандарту, добавляя и ви­доизменяя лишь те моменты, ко­торые связаны с данным произ­водством

Для тех документов, на которые ГОСТы еще не разработаны, рекомендуется готовить тексты с учетом общих требований стандартов и единых схем построения, разрабатывае­мых аппаратом управления предприятий и организаций АТ.

Независимо от содержания доку­мента, объема, вида и назначения его текст рекомендуется строить по еди­ной схеме: первая часть — основания для подготовки документа; вторая часть - суть вопроса, принятое ре­шение, отданное распоряжение, вы­раженная просьба.

Особо следует остановиться на документах, относящихся к так назы­ваемому нормативному хозяйству (ГОСТ 24525.0 — 80). Согласно определению, имеющемуся в этом ГОСТе, сюда относится совокупность документов организационного, орга­низационно-методического, органи­зационно-распорядительного, техни­ческого, технико-экономического и экономического характера, которые устанавливают нормы, правила, тре­бования, характеристики и методы, широко используемые в практике организации производства и управления. Документы, вошедшие в состав нормативного хозяйства, играют важную роль в управлении и обеспечивают:

создание правовой, методической и расчетной базы для практической реализации функций управления в рамках АТП, АТО, ТУ, ТТУ, министе­рства;

сопоставимость различных видов управленческой деятельности;

соблюдение требований экономно­го расходования трудовых, мате­риальных, энергетических ресурсов и на этой основе снижение затрат на управление.

Документы каждой из перечислен­ных выше групп выполняют в управ­лении производством свойственные им задачи. Так, организационно-рас­порядительные, организационно-ме­тодические документы регламенти­руют функции, права и обязанности аппарата управления, подразделений и производств в целом.

Сам факт формализации в том или ином документе соответствую­щих норм, положений и правил, необ­ходимых для эффективной организа­ции управления, дело нужное, но недостаточное. Необходимо, чтобы все эти нормы, положения и правила своевременно и правильно использо­вались, контролировались, уточня­лись и заменялись по мере необходи­мости.

Во всей многогранной повседнев­ной работе аппарата управления с документами огромную помощь ока­зывает ЕГСД. Она учитывает опыт многих систем управления, обобщает основные закономерности работы по созданию рациональных систем упра­вленческой документации и доку­ментооборота. Одновременно в ней заложены потенциальные возможно­сти для дальнейшего совершенство­вания и упорядочения делопроизвод­ства и повышения производительно­сти управленческого труда.

В современных условиях ЕГСД позволяет практически обеспечить предприятиям и организациям отрасли значительную и наиболее важную часть информационного обеспечения, именуемую документным об­служиванием. Центральное место в ЕГСД, точнее в ее основных положе­ниях, занимают вопросы методики и техники работы с управленческими документами. При этом буквально каждое положение и методическое указание сформулировано в виде четкого требования или рекоменда­ции по поводу того, как вести подго­товку управленческих документов, как организовать документооборот на предприятии и в организации, как эффективно наладить учет и поиск необходимых документов и содержащейся в них информации, оперативно осуществлять контроль за исполнением различных докумен­тов и т. д.